Ролі та обов'язки керівника наради

Керівником зустрічі є працівник, який відповідає за планування, організацію, управління деталями та запрошення учасників на зустріч. Вони є працівником, який відповідає і відповідає за хід дійсної зустрічі. Вони вживають заходів до, під час і після засідання, щоб забезпечити успішне проведення зустрічі.

Хто веде збори?

Керівник зустрічі є ключовим у успішному проведенні зустрічей та команд. Працівник, який є керівником зустрічі, є критично важливим. На деяких зустрічах керівником є ​​керівник відділу, керівник групи або особа, призначена вищим керівництвом для проведення ініціативи. Ці працівники були відібрані для своєї лідерської ролі, оскільки вони сприймали навички керівника або лідера.

Інший раз, співробітник може стати лідером природно. Ці лідери є співробітниками, які інші співробітники шукають і поважають. В інших випадках команда може вирішити повернути керівну роль серед усіх членів. Це дозволяє всім членам команди продовжувати розвивати свої навички як керівників зустрічей, а також у створенні успішних зустрічей в цілому.

Обов'язки керівника зборів

Нижче наведені основні обов'язки лідера зустрічі.

• Визначає мету, завдання або мету, які необхідно виконати. Часто це призначення або частина посадової інструкції керівника.
• Вирішує, чи є зустріч найкращим методом для досягнення мети або мети або досягнення бажаного результату. Відповідь на запитання: чи потрібна зустріч?
• Визначає, кому потрібно допомогти планувати зустріч.
• З командою або лідером вирішує порядок денний зустрічі. (На поточних зустрічах це завдання виконується наприкінці поточного засідання.)
• Найчастіше визначає дату, час і місце розташування за допомогою спільного календарного календаря.

• Спільно збирає попередню роботу, наприклад, читання, фінансову інформацію, історію, відповідні протоколи зустрічей команди тощо.
• Запрошує учасників та розповсюджує завдання та попередню роботу, дозволяючи якомога більше часу, щоб учасники підготувалися до зустрічі.
• Забезпечує, щоб на засіданні був записаний реєстратор або учасник протоколу для документування провадження та будь-яких зобов'язань, дій або рішень. Призначає хронометриста, коли це необхідно для впорядкованого проведення зборів.
• Можна використовувати криголам для розігріву учасників і створення середовища, в якому учасники зустрічі можуть спілкуватися один з одним і обмінюватися ідеями та інформацією.

• Приїжджає рано і веде засідання, зберігаючи його на завдання, на шляху, і за участю всіх учасників, так кожен відчуває, що їхня присутність була важливою на зустрічі. Це забезпечує їх участь у наступному засіданні
• Спеції до зустрічі компанії, щоб учасники не відчували нудьгу і нудьгу. Незалежно від використання криголамів, гумору або прикладів веселощів, жодна зустріч не повинна закінчуватися без сміху.
• Забезпечує призначення та обробку наступних кроків і елементів дії.
• Опрацьовує засідання і планує порядок денний наступного засідання.

• Слідкуйте за участю учасників між зустрічами, щоб переконатися, що пункти дій знаходяться на ходу та пропонують допомогу та / або ресурси, якщо волонтер відчуває проблеми.

Додаткові ролі лідера

Лідер зустрічі бере на себе ці обов'язки, але також має ролі, пов'язані з комунікацією, звітністю та виконанням команд.

Кожен член команди або засідання, що є міжфункціональним, зобов'язаний інформувати свій відділ або функцію про діяльність та хід зустрічі або поточної команди. Вони також несуть відповідальність за пошуки інформації від колег, які не входять до команди або на зустрічі. Не кожен співробітник може відвідувати кожну зустріч.

Лідер несе додаткову відповідальність за те, щоб керівники включали та інформували про це через ефективне спілкування та зворотній зв'язок. Створення власності від співробітників за межами команди або наради, особливо керівників організацій, гарантує, що команда або зустріч успішно розвивають, впроваджують та інтегрують свої рішення або ідеї.

Якщо учасник засідання неефективно виконує на засіданні, лідер несе відповідальність за виправлення поведінки за допомогою ефективних методів ведення зустрічей під час зустрічі та ефективного тренування поза межами зустрічі. Учасник зборів, який монополізує зустріч своїми думками або критикує інших членів для своїх, повинен бути виправлений до того, як окремі саботирують успіх зустрічі.

Ці дії необхідні до тих пір, поки учасники зустрічі не досягли рівня комфорту і зрілості, що дозволяє їм допомагати лідеру, коли вони самі себе нагадують, коли неефективні події розгортаються, а неблагополучні члени переривають прогрес.

Ефективний керівник зустрічей не гарантує успішного виконання проекту або команди, але він чи вона є ключовим фактором, що сприяє успіху проектів, департаментів, зборів або команд.

Протоколи засідань є ефективним учасником успішних засідань, коли протокол належним чином написаний і розповсюджений своєчасно.