Поради щодо наповнення зустрічей компанії

Ви плануєте щомісячну або періодичну нараду компанії або відділу? Вони можуть бути смертельними нудними, якщо ви не будете обережні. Ви знаєте дриль. Купа розмовних головок вишикується, щоб дати людям інформацію про компанію. Так, це безумовно слава вам за проведення цього періодичного засідання.

Співробітникам потрібна інформація для узгодження з стратегічним напрямком компанії. Вони хочуть знати, що відбувається в компанії, особливо коли інформація стосується їхньої роботи або загального успіху компанії. Вони щиро зацікавлені в тому, що відбувається в різних відомствах.

Отже, ваші співробітники зацікавлені, але дайте їм перерву в розмовляючих головах і нескінченних powerpoints. Найбільш ефективні зустрічі привертають їхню увагу провокаційними думками запитаннями та відповідями, аудіовізуальними матеріалами та участю. Ці поради принесе вам успіх.

Що потрібно для успішної зустрічі

• Підставка для столу або стіл
• Мікрофон
• Порядок денний
• Наочні посібники
• Відеокамера
• Штатив
• Пристрій кодування
• Технологія прямого ефіру

10 порад для кращих зустрічей

1. Почніть свої зустрічі, презентації та тренінги за допомогою криголама або розминки. У великій зустрічі або короткому засіданні криголам може бути єдине питання, яке змушує людей мислити і розмовляти зі своїм сусідом. Наприклад, задайте питання, яке змушує людей підняти руки. Довжина криголама залежить від тривалості Вашої зустрічі, тому плануйте розумно.
2. Диверсифікуйте методи презентації. Якщо кожен спікер розмовляє з аудиторією, у форматі лекції, навіть зацікавлені голови незабаром кивають. Попросіть людей говорити невеликими групами. Використовуйте аудіовізуальні матеріали, такі як відео, слайди, презентації та зображення PowerPoint. Якщо ви говорите про новий процес малювання, покажіть своїм співробітникам до і після фарбування деталей. Пройдіть навколо позитивних опитувань клієнтів та коментарі.

1. Запросіть запрошених ораторів для участі та хвилювання аудиторії. Ваші клієнти мають багато чого сказати вашим працівникам про їхні потреби та вимоги до якості. Один клієнтська організація, яка співпрацює з некомерційними благодійними асоціаціями, пропонує гостям-ораторам організацій, які отримують свої пожертви. Доповідачі від організацій, ваші співробітники фінансово підтримують динаміт.
2. Заохочуйте питання до діалогу. Попросіть людей записувати свої запитання до зустрічі та під час зустрічі. Дозвольте часу для запитань, що надходять до кожного оратора, коли ви йдете. Якщо ви не можете відповісти на питання негайно і правильно, скажіть людям, що ви з ними повернетеся, коли ви отримаєте правильну відповідь. Якщо питання перевищують час, заплануйте зустріч на цю тему.

1. Часто пропускається, але вирішальна, успішна тактика зустрічей полягає в тому, щоб попросити кожного спікера повторити голос на кожне питання, яке він або вона запитають. Той, хто задає питання, знає, що спікер розуміє це питання. Інші люди, які присутні на засіданні, також можуть почути і знати питання, а не просто припустити питання, можливо, неправильно, з відповіді мови.
2. Встановіть цілі для періодичної зустрічі. Ви не можете представити кожен аспект бізнесу компанії на одній годинній зустрічі. Отже, вирішуйте важливі, своєчасні питання і витрачайте на них час зустрічі. Враховуйте також інтереси більшості учасників. Пам'ятайте, у вас є інші способи передачі інформації про компанію, які включають такі програми, як Yammer, Google Hangouts, GoToMeeting, Skype для бізнесу, Flowdock, електронна пошта та чат. Передача всієї стратегічної інформації про компанію не повинна відбуватися на зустрічі.

1. Ретельно формулюйте свій порядок денний. Визначте потреби та інтереси більшості учасників. Почніть з гарних новин, які змусять відвідувачів почувати себе добре.
2. Змінюйте порядок виступів на порядку денному кожного місяця. Ви не хочете, щоб люди нудьгували з одноманітністю. Розподіліть необхідні бізнес-елементи по порядку денному, щоб люди не налаштовувалися на кінець зустрічі, або вважаєте, що остаточні елементи менш важливі. Стаття в "Wall Street Journal", кілька років тому, заявила, що американські менеджери заощадять 80 відсотків часу, який вони витрачають на зустрічах, якщо вони виконали дві речі правильно. Першим завжди був порядок денний. Другий - розпочати своєчасно і вчасно. Додам, що вам потрібно дозволити кожному оратору кількість часу, необхідного для покриття своєї теми. Тримайте їх до свого часу - красиво.

1. Організуйте фізичне середовище, щоб люди були уважні до вмісту зустрічі.Ніхто не повинен сидіти позаду або поруч зі своїми гучномовцями. Переконайтеся, що є місця для всіх учасників, і якщо потрібно робити нотатки, поверхня для запису теж. Переконайтеся, що візуальні ефекти є видимими, і що люди можуть почути. Можливо, знадобиться використовувати мікрофон. Ви можете передати реквізит або зразки по кімнаті для перегляду. Якщо розмір зустрічі став занадто великим для фізичного середовища вашої кімнати для переговорів, використовуйте технологію для потокової зустрічі в декількох додаткових місцях конференц-залу. Хоча ви, безумовно, можете передати зустріч на ноутбуки окремих осіб, це зводить нанівець позитивний вплив побудови команди, що відвідування з іншими працівниками в декількох місцях конференц-залу сприяє.

1. Ніколи не варто недооцінювати силу їжі під час зустрічі. Їжа розслаблює атмосферу, допомагає людям відчувати себе комфортно, допомагає людям підтримувати позитивний енергетичний рівень і будує товариство команди. Переконайтеся, що ви задовольняєте різноманітні потреби своєї групи з їжею, яку ви обслуговуєте. Як приклад пропонуємо фрукти і йогурт крім пончиків. Пропонуємо вегетаріанські і кошерні хот-доги з регулярними франками.