Комплексний огляд роботи з управління проектами

Інститут управління проектами (PMI) визначає управління проектами як "задоволення вимог проекту за допомогою застосування знань, навичок, інструментів і методів для проектної діяльності. Це здійснюється шляхом використання ініціювання, планування, виконання, контролю та закриття проекту.

Незважаючи на те, що це визначення може здатися складним, принципи управління проектами фактично кореняться в здоровому глузді та практичності. Незалежно від того, чи хочете ви забезпечити управління проектами своїм клієнтам або ваша мета - стати менеджером проекту, покроково розгляньте основи управління проектами. Перш ніж почати, визначте, чи дійсно послуга, яку ви збираєтеся запропонувати (або завдання, яке ви берете на себе), дійсно є проектом.

Загальне управління в порівнянні з управлінням проектами

Як ви вирішуєте, чи є проект чи ні? Щоб розірвати це, відокремте дві різні сфери управління функціональним (або загальним) управлінням та управлінням проектами.

Функціональне або загальне управління - це безперервна робота завдання. Одним із прикладів може бути, якщо ви володієте технологічною компанією і маєте клієнта, для якого ви надаєте підтримку резервного копіювання, і ви постійно керуєте своїм щорічним обліковим записом, створюючи резервні копії своїх серверів і надаючи їм щотижневий звіт про діяльність. Якщо ви робите це протягом п'яти років і маєте поновлюваний контракт з клієнтом, ваша робота є постійною і тому загальною або функціональною.

Якщо ж ваш клієнт хоче впровадити нову систему управління контентом, і вони мають один рік для розробки нової системи і просять вас керувати її розвитком, ваш клієнт залучив вас до проекту.

Аналогічно, якщо ви працюєте з людськими ресурсами, а ваша робота - керувати бюджетом департаменту і контролювати молодших співробітників, то ви маєте функціональну роботу, тому що це безперервна робота, яка не має визначеного завершення.

З іншого боку, якщо у вас є одна і та ж робота з персоналом, а директор вашого відділу просить вас запровадити нову програму рекрутингу (і надасть вам термін і бюджет) і зробить вас керівником проекту, то це проект, тому що він має дату початку та завершення, а завдання відбувається лише один раз.

Візуалізація вашого проекту в три частини

Тепер, коли ви розумієте суть того, що являє собою проект, ви можете ближче поглянути на управління проектами. Як приклад, використовуючи програму рекрутингу, тепер, коли ви знаєте, що існує потреба у проекті, наступним кроком є ​​визначення масштабу, часу та необхідного бюджету.

Управління проектами - це планування, організація та контроль обсягу, бюджету та часу реалізації проекту. Щоб допомогти візуалізувати проект, намалюйте просту піраміду. Кожна лінія піраміди являє собою одну з трьох основних частин проекту (тобто, сферу, час і бюджет). Пусте місце в середині піраміди - це якість поставленого продукту. Піраміда є важливим інструментом, який потрібно пам'ятати, коли ви плануєте свій проект, тому що, коли три основні частини ростуть або зменшуються, це впливає на якість продукту.

Обсяг проекту

Визначення сфери часто є найскладнішою і складнішою частиною управління проектами. Подробиці проекту, як правило, невідомі на початку, тому оцінюючи, які заходи та завдання потрібні для виконання проекту, необхідно вжити уважних дій. Сфера дії складається з усіх різноманітних заходів і завдань, які будуть виконуватися для того, щоб виробляти кінцевий продукт, який ви доставите. Визначення масштабу проекту допоможе визначити час і бюджет, необхідні для завершення проекту.

Хороший спосіб почати - просто записати те, що вам потрібно, щоб виконати завдання. Далі, проконсультуйтеся з іншими, щоб отримати всебічне уявлення про всі заходи.

Час проекту

Як тільки ви встановите початкову область, ви можете почати призначати час кожній діяльності та завдання, а також дивитися на більшу картину проектів. Запитайте себе, яка діяльність відбуватиметься одночасно і яка відбуватиметься послідовно. Також зверніть особливу увагу на те, як багато людей розглядатимуть діяльність проекту, оскільки це вплине на час, необхідний для завершення кроку. Це дивно, як довго може виконуватися просте завдання, коли треба переглядати його. Після розрахунку часу, необхідного для завершення накопичувальної діяльності та завдань, ви готові створити графік проекту, за яким слідкує команда проекту.

Бюджет проекту

На даний момент ви встановили, що (обсяг) і тривалість (час) проекту, тепер настав час визначити бюджет. Багато чого, як розрахунок часу для проекту, вам часто доведеться консультуватися з іншими, включаючи керівників відділів для визначення точного бюджету. Бюджет складається з декількох міркувань, включаючи використання людей та матеріалів, що беруть участь у здійснених заходах, та наскільки довго вони (тобто, люди) будуть потрібні та використані матеріали.

Зв'язок є ключовим

Часто клієнт (або начальник) хоче, щоб проект завершився протягом заздалегідь визначеного часу та бюджету без урахування обсягу проекту. Проблема з цим полягає в тому, що майже завжди обсяг проекту не може бути завершений з огляду на часові та бюджетні обмеження. Отже, частина управління проектом веде переговори щодо умов проекту з клієнтом або керівником. Протягом усього процесу переговорів, а також по всій довжині проекту, належне чітке спілкування є найважливішим навиком, який вам буде потрібно.

Чим більш чітко ви спілкуєтеся з проблемами на цьому шляху, тим щасливішим буде ваш клієнт або бос.