Планування проекту з основними інструментами управління проектами

Наш світ роботи все частіше є світом проектів. Проекти, як ми розробляємо нові продукти, виконуємо стратегічні ініціативи, і робимо все, що є новим в організації.

За визначенням, проекти є тимчасовими та унікальними ініціативами, на відміну від регулярних операцій. Хоча багато фірм покладаються на підготовлених, сертифікованих менеджерів проектів, щоб керувати своїми ініціативами, навички проекту все частіше потрібні для всіх фахівців. Ця стаття пропонує вступ до планування проекту для будь-якого професіонала, який зацікавлений у впровадженні практики, яка працює так добре для професійних менеджерів проектів.

Витратьте час, щоб дійсно визначити і спланувати свій проект

Менеджери проекту розуміють, що велика частина загальної тривалості проекту витрачається на планування. Багато хто з нас має тенденцію поспішати з початком роботи, яка в світі проектів схожа на пропуск читання інструкцій на цей новий предмет меблів, який ви придбали у одного з тих, хто "збирає себе" роздрібної торгівлі. Швидше за все, поспішати виконати роботу, не читаючи інструкції, виникнуть деякі серйозні проблеми в якийсь момент вашої діяльності.

Замість того, щоб поспішати прямо в роботу, важливо закріпити кілька критичних питань:

1. Що саме ви створюєте? Будьте максимально конкретними.
2. Коли він повинен бути завершений?
3. До яких ресурсів (людей, обладнання та бюджет) маєте доступ, щоб завершити проект?

Вищезазначені три елементи є фундаментальними компонентами викладу сфери. Кожен керівник проекту працює над роз'ясненням сфери до початку роботи.

Ознайомлення з ініціативою компанії Holiday Holiday

Зразок викладу сфери діяльності для учасника свята компанії може бути таким:

Наша мета - планувати і проводити святкову вечірку для 100 працівників та їхніх інших людей до кінця грудня, вартість якої не перевищуватиме $ 10,000. Наше планування та координація складається з чотирьох членів комітету з наглядом Генерального директора.Вечірка буде включати в себе відкритий бар, гарнір, десерт і розваги.

Просто знайдіть час, щоб розробити таку просту, але важливу заяву, надає потужний посібник для команди, яка бере участь у проекті. Кожен розуміє характер проекту, часові рамки, ресурси та бюджет.

Зламайте сферу в дискретних блоках роботи

Керівники проектів створюють те, що називається структурою розбиття на роботу, щоб описати в ясних, дієвих умовах всю роботу над проектом, яка повинна бути завершена ким-небудь у певний період часу. У вашій ситуації розбивка роботи може включати:

• Визначте місцезнаходження.
• Підтвердьте наявність кімнати та зафіксуйте її депозитом.
• Виберіть варіанти харчування.
• Підтвердьте бар та те, що входить у бар.
• Визначте варіанти десерту.
• Створюйте та поширюйте запрошення з вибором продуктів.
• Завершіть вибір продуктів на основі повернутих запрошень.
• Вибирайте тип розваги.
• Перегляньте варіанти розваг та виберіть.
• Підтвердьте налаштування їдальні.
• Придбайте столові подарунки для гостей.
• Координація та проведення заходу.

Керівники проектів розроблять цей розклад роботи проекту без урахування ресурсів або термінів, але більше у форматі мозкового штурму. Після того, як була визначена вся робота, необхідна для досягнення обсягу проекту, настав час поставити її в порядок, призначити відповідальність і попросити членів вашої команди оцінювати час і витрати.

Створення плану проекту з розбивки на роботу

Після завершення простої розбивки роботи, визначеної на попередній сторінці, потрібно:

• Підтвердіть, що всі основні пункти для досягнення обсягу проекту були визначені.
• Підтвердьте, хто буде обробляти які робочі позиції та створити матрицю відповідальності, в якій будуть викладені основні робочі завдання відповідальної сторони.
• Попросіть кожного члена команди переглянути свої завдання, визначити кошториси часу та витрат, відзначити терміни, узагальнити потреби в ресурсах і забезпечити, щоб вони ретельно оцінювали роботу, за яку вони повинні відповідати.

Після того, як вищезазначені кроки будуть завершені, команда проекту повинна працювати разом для послідовності подій у належному порядку, відзначаючи будь-які конфлікти для ресурсів або потенційні проблеми планування. Керівник проекту завершить цей крок, розробивши мережеву діаграму, обчисливши критичний шлях, а потім плануючи ресурси, часто за допомогою комп'ютерного програмного забезпечення.

Для вашого меншого проекту, використовуючи неформальні методи, простий пост-нотний підхід до викладання елементів у послідовності може бути необхідним. Цей процес дозволить вам розробити повну картину кроків, що стосуються, і термінів планування і проведення великої святкової вечірки!

Нехай починається робота

Тепер, коли ви поспішили належним чином розробити проект, визначити основні завдання, послідовність виконання завдань і оцінити вимоги до часу та ресурсів, ви готові покласти команду на роботу над їх призначеними обов'язками. Ваша роль як неформального керівника проекту полягає у відстеженні роботи, підтримці членів команди та допомозі визначити та вирішити проблеми, які виникають. Хороший менеджер проекту регулярно зустрічається з членами команди, щоб оцінити прогрес та визначити та орієнтуватися на нові ризики.

Суть

Такі ж підходи, описані вище, можуть бути застосовані до будь-якої проектної ситуації у вашому відділі або бізнес-підрозділі. Розробити чітку сферу, визначити роботу, призначити ресурси, розробити оцінки та графік, а потім контролювати та контролювати роботу. Ваші практики будуть визнані і оцінені професійними менеджерами проектів на вашому робочому місці, і ваші результати будуть набагато краще, ніж просто стрибати в роботу, не думаючи про це.