Базове управління проектами 101: Що це таке?

Управління проектами є одним з найважливіших компонентів успішного бізнесу. Вона впливає на доходи та зобов'язання, і в кінцевому підсумку взаємодіє із задоволенням клієнта або клієнта та утриманням. Ваша компанія може мати лише один проект у роботі одночасно, тоді як інші великі корпорації та суб'єкти можуть одночасно маніпулювати кількома проектами. За своєю природою проекти є тимчасовими.

Проекти є засобом досягнення мети, і мета в кінцевому підсумку буде досягнута. Ваш бізнес може перейти до іншого проекту … чи ні. Можливо, це була одноразова мета.

Проекти спонукають до зростання потреби в робочій силі. Інститут управління проектами підрахував, що протягом періоду 2010-2020 років по всьому світу буде додано понад 15 мільйонів нових позицій з управління проектами.

Що таке управління проектами?

Управління проектом - це не вся операція вашої компанії. Це лише один сегмент, вказаний проект з детальним планом щодо того, як ви і ваш бізнес збираєтеся досягти цієї мети. Це план, деталізований у серії кроків, кожен з яких так само важливий, як і інші. Ви повинні досягти того, щоб правильно перейти до наступного.

Подумайте про управління проектами як про драбинку, яку потрібно підняти. Ви не можете стрибати на вершину. Ви повинні взяти це дзвеняться за дзеркало для максимальної ефективності. Ваша команда повинна застосовувати інструменти, доступні для них, а також їхній досвід і знання для виконання кожного кроку та переходу до наступного.

Досить легко сказати, що ви хочете дістатися до Box A, так що ви збираєтеся зробити 25 кроків у цьому напрямку. Але ви також повинні враховувати часові міркування у вашому проектному плані, і ви, швидше за все, повинні працювати в межах бюджету. Ви можете сканувати ці 25 кроків, або ви можете прокрутити. Це залежить від того, наскільки швидко ви повинні туди дістатися для успішного завершення проекту. Ви можете заощадити гроші, подорожуючи пішки, або можете найняти водія. Це залежить від бюджету, який ви присвятили проекту.

Існує не один підхід, система або план. Кожен проект, який ви і ваша компанія вирішуватимете, швидше за все, матиме свій графік, мету і бюджет. Ось чому це так важливо, щоб мати підкований, талановитий менеджер проекту, щоб запустити шоу.

Елементи проекту

Успішний менеджер проекту повинен одночасно керувати чотирма основними елементами проекту. Ці елементи взаємопов'язані.

• Область застосування: Це включає розмір, цілі та вимоги проекту.
• Ресурси:Вам знадобляться люди, обладнання та матеріали.
• Час: Це не стосується лише того, скільки часу буде займати проект. Вона повинна бути розбита на тривалість завдань, залежності і критичний шлях.
• Гроші:Майте тверде розуміння витрат, непередбачених обставин і прибутку.

Найважливіший елемент: Сфера

Обсяг проекту - це визначення того, що проект повинен виконати, і бюджети часу і грошей, створені для досягнення цих цілей. Будь-яка зміна обсягу проекту повинна мати відповідну зміну бюджету, часу, ресурсів або всіх трьох.

Якщо масштаб проекту полягає в тому, щоб побудувати будівлю для розміщення трьох віджетів з бюджетом у 100 000 доларів, очікується, що керівник проекту зробить це. Якщо область змінилася на будівлю для чотирьох віджетів, менеджер проекту повинен отримати відповідні зміни у часі, грошах і ресурсах.

Ресурси

Існують три аспекти розуміння та управління ресурсами: люди, обладнання та матеріал.

Успішний менеджер проекту повинен ефективно управляти ресурсами, призначеними для проекту, включаючи членів команди проекту, співробітників постачальників та субпідрядників. Він повинен переконатися, що його працівники мають навички та інструменти, необхідні для завершення роботи, і він повинен постійно контролювати, чи має він достатньо людей, щоб завершити проект на строк. Його робота полягає в тому, щоб кожна людина розуміла завдання і терміни виконання проекту.

Старший член кожної групи співробітників звітує керівнику проекту, коли він керує прямими працівниками, але працівники можуть також мати лінійного менеджера, який забезпечує технічне керівництво. У матричній управлінській ситуації, як команда проекту, завдання керівника проекту полягає в тому, щоб забезпечити керівництвом проекту напрямок проекту. Управління субконтрактами праці зазвичай означає керування керівництвом команди для працівників-субпідрядників, які, у свою чергу, управляють цими працівниками.

Керівник проекту часто повинен закуповувати обладнання та матеріали, а також керувати їх використанням, щоб команда могла ефективно працювати. Він відповідає за належне обладнання та матеріали у потрібному місці у потрібний час.

Час

Три елементи успішного управління часом - це завдання, графік і критичний шлях.

Складіть графік проекту, зазначивши, по порядку, всі завдання, які необхідно виконати. Деякі з них повинні виконуватися послідовно, а інші можуть перекриватися або виконуватися в тандемі. Призначте тривалість кожного завдання. Виділіть необхідні ресурси. Визначте попередників - які завдання повинні бути виконані перед іншими - і наступники - завдання, які не можуть розпочатись до завершення кожного іншого завдання. Цей аспект управління проектами іноді називають управління водоспадом тому що одне завдання слідує іншому в більш-менш послідовному порядку.

Програмне забезпечення для управління проектами може спростити завдання створення та управління графіком проекту.

Деякі завдання мають невелику гнучкість у необхідних датах початку та завершення. Це називається "float". Інші завдання не мають гнучкості. Вони мають нульовий поплавок. Лінія через всі завдання з нульовим поплавцем називається критичний шлях. Всі завдання на цьому шляху - і можуть бути декілька паралельних шляхів - повинні бути завершені вчасно, якщо проект ввійде до кінця. Ключовим завданням керівника проекту є моніторинг критичного шляху.

Гроші

Три міркування в управлінні грошима - це витрати, непередбачені обставини та прибуток.

Кожне завдання має собівартість, чи це робочий час програміста або ціна кубічного двору бетону. Кожна з цих витрат оцінюється і підраховується під час підготовки бюджету проекту.

Деякі оцінки будуть більш точними, ніж інші. Отже, бюджет проекту повинен включати дотацію на випадок надзвичайних обставин - гроші, виділені в бюджеті "на всякий випадок", фактичні витрати на предмет дико відрізняються від кошторису.

Прибуток - це гроші, які компанія хоче зробити з цього завдання. Це ставиться поверх вартості.

Таким чином, бюджет проекту складається з розрахункової вартості, плюс непередбачені витрати, плюс будь-який прибуток. Завдання керівника проекту полягає в тому, щоб зберегти фактичні витрати на рівні або нижче розрахункової вартості, а також максимізувати прибуток, зароблений компанією за проектом.

Управління проектами - це мистецтво і наука

Успішне управління проектами приймає практику. Ці ідеї можуть дати вам базове розуміння управління проектами, але вважають це лише початком. Якщо ваша робота або кар'єра включає в себе управління проектами, і якщо ви хочете поліпшити свої навички, поговоріть з успішними менеджерами проектів, читайте і практикуйте. Управління проектами може бути дуже корисним.