Що інформація зберігається в медичних записів співробітників?

Медичний файл працівника є сховищем для всього, що пов'язане зі здоров'ям, користю для здоров'я, відпусткою, пов'язаною зі здоров'ям працівників, та користю для вибору та охоплення працівником. Роботодавець зберігає медичну документацію окремо для кожного працівника. Зміст цих файлів ніколи не змішується з будь-яким іншим файлом співробітників, наприклад, з кадровим файлом.

Оскільки медичний файл містить конфіденційну та конфіденційну інформацію, він повинен знаходитися в безпечному, заблокованому, недоступному місці. Файловий кабінет, в якому знаходяться медичні файли працівників, повинен також блокувати, а персонал HR повинен мати тільки ключі. Доступ до медичних файлів працівників обмежується лише персоналом персоналу.

Закон про перенесення медичного страхування та підзвітність 1996 року (HIPAA) вимагає від роботодавців захищати медичні записи працівників як конфіденційні; медичні записи повинні зберігатися окремо та окремо від інших ділових документів. Ніколи не зберігайте медичні записи працівників у загальному кадровому файлі працівника.

Через конфіденційність інформації, записи повинні бути відокремлені від файлів, до яких можуть звертатися такі працівники, як керівники або менеджери. (Насправді, це також рекомендується для файлів персоналу взагалі - дайте тільки доступ персоналу персоналу.)

Зміст медичного файлу працівника

Це типи предметів, які слід безпечно зберігати у медичному файлі працівника. Якщо ви сумніваєтеся, помилка на стороні захисту медично пов'язаної інформації про ваших співробітників.

• Застосування та форми медичного страхування
• Застосування та форми страхування життя
• Призначена інформація про бенефіціарів
• Заявки на отримання будь-яких інших виплат працівникам, які можуть потребувати медичної інформації, наприклад страхування зору
• Запити на оплачені або неоплачені медичні відпустки
• Звіти про сімейний медичний та залишковий акт (FMLA) та пов'язані з ними документи та документи
• Підписані лікарем документи FMLA
• Документація про хворобу члена сім'ї або дитини, за якою Ви подаєте заяву на FMLA, щоб забезпечити постійне лікування

• Медична документація, пов'язана з відпусткою працівників, які не мають права на відмову від роботи
• Обстеження лікаря, примітки, кореспонденція та рекомендації
• Медичні виправдання для прогулів або запізнення лікаря
• Обмеження на медичну роботу з документацією від рекомендованого лікаря
• Звіти про нещасні випадки та травми, включаючи документи, що вимагаються OSHA
• Звіти про компенсацію працівників про травму або хворобу
• Будь-яка інша форма або документ, що містить приватну медичну інформацію про працівника

Якщо ви зберігаєте ці файли конфіденційними, ваші співробітники будуть довіряти вам, і ви будете дотримуватися духу і значення закону.

Відмова від відповідальності:Зверніть увагу, що надана інформація, хоча й авторитетна, не гарантується для точності та законності.Сайт читається всесвітньою аудиторією, а закони та правила про працевлаштування варіюються від штату до країни та країни. Будь ласка, зверніться за юридичною допомогою, або допомогу від державних, федеральних або міжнародних державних ресурсів, щоб переконатися, що ваше юридичне тлумачення та рішення є правильними для вашого місцезнаходження. Ця інформація призначена для надання рекомендацій, ідей та допомоги.