На захист столу Messy

Щодня все більше і більше інформації кидається на вас. Нова пошта, звіти різних комітетів, рахунки-фактури, пропозиції та багато іншого потрапляють у ваш стіл кілька разів на день. Ви занадто зайняті, щоб справитися з ним відразу, так що вона просто починає накопичуватися. Ваш робочий стіл починає виглядати як зона війни.

Проблема тут полягає не в тому, що ваш стіл є брудним; проблема в тому, що важливі речі втрачаються. Він або захоплюється новим матеріалом, або надходить у новому матеріалі, але його не помічають. Як результат, ви витрачаєте занадто багато часу на речі, які є просто терміновими, а не на важливі.

Коли ваш бос хоче знати, як скоро вона може мати цей звіт для віце-президента, ви не хочете сказати їй, що ви не помітили пам'ятку, яку вона надіслала вам запит доповіді. Також ваш бос не буде в захваті, щоб почути, що макет для нової лінійки продуктів запізнюється, тому що ви відклали його вбік, і це покрилося, і ви забули про це.

Деякі люди скажуть вам, що найкращим способом вирішення цієї проблеми є чистий стіл. Інші кажуть, що безлад добре. Хто прав?

Метушливий стіл, метушливий розум

Не так давно з'явився популярний вираз: «забитий стіл - це знак переповненого розуму». Це вираження породило цілу індустрію, покликану допомогти керівникам бізнесу очистити свої настільні комп'ютери як знак своєї психічної гостроти.

Без сумніву, ви бачили фільми, де бос сидить у своєму офісі на вершині хмарочоса в центрі міста. Він сидить за скляним столом без ящиків. Єдиними прикрасами є вражаючий набір перо для підписання важливих документів і телефону або домофону, щоб він міг віддавати накази.

З іншого боку…

Багато людей не бачать нічого поганого в купах паперу, що охоплює робочий стіл, навіть розливаючись на крісла і офісні підлоги. Вони цитують прислів'я, як «переповнений стіл - знак генія», а «безладний стіл - лише знак брудного столу».

Ми всі знаємо когось, чий стіл такий. Ви не бачите, як вони можуть навіть сказати, чи є робочий стіл металевим або деревним. Тим не менш, коли ви просите їх чогось, вони йдуть прямо на купу, перегортають 2 або 3 аркуші, і витягують те, що ви просили.

Що працює для вас

Обидві сторони правильні. Питання не є правильним. Питання полягає в тому, що зробить вас більш ефективним. Існує декілька принципових принципів, які застосовуються до обох підходів, але ключовою є робота таким чином, щоб ви могли бути найбільш ефективними. Майже кожен повинен позбутися від деяких з безладу на своєму столі, але мати не більше, ніж один пункт на вашому столі в будь-який час не буде працювати для багатьох з нас.

Багато людей працюють над декількома проектами одночасно (або майже одночасно). Творчі типи відчувають потребу в оточенні натхнення. Детально орієнтовані особи потребують близьких обсягів довідкового матеріалу. Деякі люди відчувають, що купи робіт змушують їх виглядати зайнятими і, таким чином, тримати їх безпечнішими під час звільнень. Інші відчувають, що чистий стіл показує, наскільки ефективними вони є у виконанні роботи. Важливо робити те, що працює для вас.

Як приручити монстра

Незалежно від того, чи збираєтеся ви на стерильний скляний робочий стіл, або просто хочете принести трохи більше порядку в хаос вашого робочого столу, є кілька основних принципів:

• Насправді хочеться покращити: Ми не рекомендуємо суворий підхід, який деякі з них роблять. На жаль, це виправдовує себе занадто легко. Ця спроба зробити Ваш стіл менш загрозливим і ефективним залежить від того, що Ви робите серйозні зусилля.
• Зберегти, кинути або перемістити: Знайдіть три контейнери. Етикетка найменша "тримайте". Позначте найбільший "кидок". Поставте інший контейнер з позначкою "перемістити". Насправді життєво важливий матеріал потрапить у ваш контейнер для зберігання. Все, що ви хочете забрати додому або віддати, переходить у контейнер "переміщення". Все інше йде в кидок контейнера.

• Почати з найстарішого: Ви можете переконатися в тому, що вони є найстарішими. Як правило, це найвіддаленіше від вашого крісла. Найпростіше буде викинути предмети з цієї стопки.
• Оцініть кожен шматок тільки один раз: Подивіться на кожен елемент у купі. Вирішіть, в який контейнер він піде. Ви не можете встановити його назад на ваш стіл для пізніше, ви повинні вирішити зараз. Помістіть все в одну з трьох контейнерів. Іншого варіанту немає.
• Запитайте себе: Перше питання - чи є у мене це де-небудь ще, або я можу отримати це від кого-небудь? Якщо у вас є копія у вашій електронній пошті або у звіті, або на робочому столі особи, яка підготувала аналіз ринку тощо, вам не потрібно зберігати іншу копію. Киньте його. Потім запитайте: "Навіщо мені це потрібно?" Якщо відповідь: a) вжити заходів щодо цього, b) зробити щось з ним, коли я отримую більше інформації від когось, або c) посилатися на те, як я роблю іншу роботу, покласти її в купу. (Після того, як ви позбудетеся від безладу, ви повторно відсортуєте свою пачку для збереження за цими трьома категоріями, тому не соромтеся зараз розділяти їх. Це заощадить час пізніше.) Якщо ваша відповідь була щось інше, киньте цей пункт.

• Бути безжалісним і сміливим: Коли ви просуваєтеся по кожній групі, наближаючись і близькі до тих речей, які тільки що прибули, будьте безжалісними у своїх рішеннях. Не беріть в'язнів. Якщо ви дійсно не потребуєте це, киньте це. І будьте сміливими. Не тримайтеся за щось тільки тому, що хтось може просити вас про це коли-небудь. Не будуйте фортецю паперу, щоб захистити себе.

Керування проблемою

Ваш робочий стіл не повинен бути стерильним і повністю позбавлений паперу, хоча це може бути, якщо це допоможе. Ваша мета - організувати свій робочий стіл, щоб максимально підвищити ефективність. Якщо це означає, що на вашому столі буде ще кілька паль, ніж у сусідній кімнаті, це нормально - за умови, що все, що ви зберегли, допоможе вам досягти своєї мети - підвищити ефективність.