5 Основні елементи успішного проекту

01 Спонсор проекту

Спонсором проекту є людина високого рівня в організації, яка володіє проектом. Спонсорований проект сподівається, що проект буде успішним і робить все, що він може зробити, щоб забезпечити успіх.

Спонсор проекту має чотири основні обов'язки, пов'язані з проектом. По-перше, спонсор виступає за проект. Він або вона радісно відзначає команду проекту. По-друге, спонсор підтримує керівника проекту. Коли менеджер проекту потребує усунення перешкод, він або вона закликає спонсора на допомогу, оскільки спонсор має організаційне вплив, щоб все відбулося. По-третє, спонсор вирівнює ресурси, надаючи їм безпосередньо або працюючи з іншими людьми високого рівня, щоб отримати ресурси. Коли спонсор є сильним чемпіоном за проект, колеги спонсорів, швидше за все, сприятимуть значним ресурсам. По-четверте, спонсор полегшує прийняття рішень. Коли команда проекту забороняє, спонсор може брати участь у вирішенні або прийняти рішення.

Спонсор залишається в курсі постійного спілкування з керівником проекту. Вони працюють разом, щоб визначити, коли спонсору необхідно вступити і більш сильно виконувати обов'язки спонсора в підтримку керівника проекту. Наприклад, менеджер проекту може мати проблеми з отриманням інформації від фінансового відділу організації. Спонсор проекту може звернутися до головного фінансового директора щодо ситуації і попросити, щоб завдання отримання інформації було визначене пріоритетом над конкуруючими завданнями.

02 Очистити цілі та сферу застосування

До того, як робота над проектом буде виконана або навіть запланована, спонсор проекту повинен чітко визначити цілі та масштаби проекту. Цілі - це великі речі, які проект має виконати. Візьміть, наприклад, проект вдосконалення програмного забезпечення. Відділ людських ресурсів використовує відоме настроюване програмне забезпечення для бізнесу для управління нарахуванням заробітної плати. Організація хоче додати модуль для управління навчанням. Метою проекту є налаштування програмного забезпечення для управління навчанням на потреби бізнесу підприємства та інтеграцію його з існуючою системою оплати праці.

Область визначає параметри проекту. Продовжуючи приклад проекту з програмного забезпечення; обсяг цього проекту обмежується залученням системи управління навчанням та інтеграцією його з системою оплати праці. Багато разів корисно визначити речі, які не в змозі зрозуміти, що таке. Для цього проекту додавання інших модулів виходить за рамки. Відділ бухгалтерського обліку не може прийти до менеджера проекту і попросити виставляти рахунки, дебіторську або кредиторську заборгованість.

Додавання модуля після того, як проект був визначений, дозволяє повзучесть області. Хороші спонсори проекту та керівники проектів захищають від повзучості сфери та дуже неохоче додають сферу середнього проекту. Підвищення масштабів проекту збільшує потребу проекту в ресурсах, таких як час і гроші. Додатково, робота над додатковим обсягом ставить під загрозу якість продукції.

03 Хороший менеджер проекту

Керівник проекту планує працювати та організовувати ресурси для виконання проекту. Ця особа є зв'язком між спонсором проекту, який встановлює бачення, і командою проекту, яка її виконує. За необхідності і своєчасно, менеджер проекту залучає зацікавлені сторони до пропозицій.

Керівники проектів зазвичай мають такі риси, які допомагають їм рухати проект разом:

• Менеджери проекту є планувальниками. Вони думають про послідовність роботи і знають, що має відбутися після того, як команда виконає поставлене завдання. Вони роблять хороші плани, але також знають, коли бути гнучкими і відволікати від плану.
• Керівники проектів заслуговують на довіру. З їхнім успіхом, залежно від роботи інших, керівники проектів потребують людей, щоб довіряти своїм добрим намірам і компетентності. Довіра особливо важлива у відносинах між керівником проекту та спонсором проекту.
• Керівники проектів, як правило, екстравертні, оскільки переважна більшість їхньої роботи передбачає спілкування.

Вони притягують людей до відповідальності перед своїми зобов'язаннями. Ось приклад. Керівник проекту команди керівника проекту сказав, що член команди може присвятити чотири години на тиждень проекту. Цей член команди пропустив два щотижневі зустрічі поспіль і не досяг жодного прогресу у виконанні поставлених завдань у структурі розбивки на роботу. Після першої пропущеної зустрічі, менеджер проекту зустрівся з членом команди, щоб обговорити відсутність та пропущені терміни. Член команди заявив, що він має більш нагальні пріоритети. Керівник проекту підозрював, що це не відповідає дійсності, тому після другого пропущеного засідання керівник проекту зустрівся з керівником команди. Керівник сказав керівнику проекту, що вона переконається, що поведінка члена команди обернеться.

04 Задіяні зацікавлені сторони

Зацікавленими сторонами проекту є люди, які зацікавлені в успіху проекту, але не є членами проектної команди. Вони не думають про проект на щоденній основі, як це роблять керівник проекту або члени команди проекту, але вони хочуть бути в курсі критичних рішень та загального прогресу у досягненні цілей проекту.

Зацікавлені сторони мають свої мотиви для того, щоб залишатися в курсі діяльності за проектом, але відповідальність менеджера проекту полягає в тому, щоб ввести їх у склад, таким чином, щоб просуватися до досягнення цілей проекту. У багатьох випадках це означає делікатний баланс між надмірною вхідністю та надмірним вкладом. Зацікавлені сторони не можуть зважити на кожне рішення. Це призвело б до занепаду проекту і прийняття кожного рішення боротьбою. Навпаки, зацікавлені сторони не можуть бути закриті, оскільки важливим аспектом майже кожного проекту є задоволення зацікавлених сторін.

05 Виділені члени команди проекту

Члени команди проекту виконують роботу над проектом. Багато разів члени проектної групи призначаються до проекту на додаток до своїх звичайних обов'язків, а це означає, що немає жодного скорочення в іншій роботі, щоб компенсувати додаткові роботи, внесені проектом. Керівники проектів можуть допомогти членам команди обговорити з керівниками з цього питання, але керівник проекту не має контролю над обов'язками членів проектної групи поза межами проекту.

Відданість членів команди проекту є дуже цінною. Без цілеспрямованості, термінів ковзання, і продукти роботи не є гарною якістю. Виділені члени команди мотивовані досягти цілей проекту вчасно, у межах бюджету та до якісних очікувань.