Правила електронного етикету на робочому місці

Незважаючи на те, що ви не можете використовувати електронну пошту для спілкування в соціальному плані так, як ви коли-небудь робили, ви, ймовірно, все ще використовуєте її для професійного листування. Якщо ви взаємодієте таким чином зі своїми колегами, босом, клієнтами, клієнтами та потенційними роботодавцями, обов'язково дотримуйтесь цих шести правил для правильного етикету електронної пошти.

1. Розумні манери

Навіть у світі, де ми поспішаємо зробити все якнайшвидше для того, щоб перейти до наступного завдання, знайдіть час для того, щоб використати хороші манери у вашій електронній пошті. Не забувайте говорити "будь ласка" і "дякую".

Звертаючись до людей, яких ви не знаєте добре або взагалі, або з якими ви маєте тільки офіційні стосунки, звертайтеся до них за назвою та прізвищем, якщо вони не попросили вас зробити інше. Наприклад, скажіть "Шановний містер Уайта" або "Шановні пані Грей". Якщо ви відповідаєте на повідомлення електронної пошти, і відправник оригінального повідомлення підписав його лише своїм ім'ям, ви можете сміливо припустити, що їх можна вирішити таким же чином.

2. Слідкуйте за своїм голосом

Тон - це те, як ви, як письменник, можете висловити своє ставлення до повідомлення електронної пошти. Вона впливає на те, як вона отримана. Зазвичай ви хочете переконатися, що ви зустрінете одержувача з повагою, доброзичливістю та доступністю. Ви не хочете звучати суворим або вимогливим. Перечитайте повідомлення кілька разів, перш ніж натиснути кнопку відправки.

Коли ви пишете комусь, з ким ви спілкувалися раніше, почніть говорити про щось дружнє, наприклад: "Сподіваюся, що ви добре". Хоча смайлики можуть допомогти вам легше передавати тони, утримуйтеся від використання їх у професійній електронній пошті, якщо ви не звертаєтеся до тих, з ким ви маєте дуже неформальні стосунки. Ніколи не використовуйте їх, пишучи потенційному роботодавцю.

Вона завжди вважається поганим етикетом електронної пошти, щоб написати електронну пошту або частину одного в усіх великих літерах. Це змусить вас виглядати так, як ви кричите.

3. Будьте лаконічними

Зайняті люди не мають ні часу, ні бажання витрачати більше хвилини на читання електронної пошти. Якщо ви бажаєте дозволити своєму одержувачу швидко прочитати ваше повідомлення - і все ж зрозуміти його, - ви повинні бути короткими.

Однак не залишайте доречні деталі. Переконайтеся, що повідомлення чітко передає вашу причину для написання повідомлення. Ніхто не економить час, якщо в кінцевому підсумку ви маєте туди-назад, коли ви намагаєтеся пояснити деталі, які ви пропустили.

4. Уникайте використання Скорочень текстових повідомлень

Навіть якщо ви хочете заощадити час, ви не повинні використовувати текстові скорочення у своїй професійній електронній пошті. Якщо ви багато чого пишете, як це роблять багато людей, ви можете звикнути використовувати своєрідну стенографію, щоб розмовляти зі своїми друзями.

Наприклад, ви можете використовувати "u", "ur," і "plz" замість "you", "your," і "please". Ці скорочення не мають місця в діловому листуванні, якщо тільки одержувач не є людиною, з якою ви маєте випадкові відносини.

5. Використовуйте професійну електронну адресу

Для повідомлень, пов'язаних з вашою поточною роботою, завжди використовуйте адресу електронної пошти, призначену роботодавцем. Однак, ви ніколи не повинні використовувати його для надсилання повідомлень, не пов'язаних з вашою роботою, наприклад, якщо ви шукаєте нове. Замість цього використовуйте особистий обліковий запис електронної пошти.

Якщо у вас немає особистого облікового запису, наприклад, той, який надав ваш постачальник послуг Інтернету під час реєстрації, отримайте безкоштовний обліковий запис електронної пошти. Використовуйте Gmail або іншу службу, щоб налаштувати адресу, яка звучить професійно. Не використовуйте нічого нерозумного або натякаючого. Ваш перший початковий і прізвище або повне ім'я є відповідним вибором.

6. Не забувайте про правопис і граматику

Необхідно уважно перевірити електронну пошту. Ніколи не забувайте про цей важливий крок, незалежно від того, наскільки ви зайняті. Те, що ви хочете бути уважними, - це правильне написання і правильна граматика. На додаток до правильного написання поширених слів, ви також хочете написати імена людей правильно, включаючи назву вашого одержувача та назву його компанії.

Будьте обережні, щоб надто покладатися на перевірки правопису. Вони можуть не помітити неправильні написання слів при неправильному використанні. Наприклад, програма перевірки орфографії не позначатиме слово "до" у реченні "У мене є питання до вас", хоча в цьому контексті вона повинна бути "двома". Двічі перевірте написання, у якому ви не впевнені, використовуючи безкоштовний онлайн-словник, як Merriam-Webster.