Як створити успішну програму пропозиції працівників

Підводні камені погано задуманої програми допомоги співробітникам є численними, легендарними і найчастіше - легко уникнути. Ретельно розроблена програма пропозицій працівників, яка розпочинається з організаційної прихильності, ясності та постійного спілкування, може позитивно вплинути на вашу основу і мотивацію та ентузіазм ваших співробітників.

Погано задумана, поспішно запущена, невизначена програма працівників може відвернути людей і породити недоброзичливість, цинізм і непорозуміння. Це доля багатьох програм пропозицій працівників, які бездумно запускаються через вікно пропозицій працівників.

Ваша компанія потребує програми для працівників?

Перед запуском програми пропозицій працівників розгляньте вашу корпоративну культуру. Ви зараз отримуєте свіжі і продумані ідеї?

Чи пропонуються пропозиції працівникам на поверхню на засіданнях персоналу та у випадковій розмові? Якщо це так, можливо, більш неформальні методи вирощування нових ідей є виправданими, а не повноцінною програмою пропонування працівників або коробкою пропозицій працівників.

Можливо, ви можете запланувати сеансові мозкові штурми або генерувати ідеї щодо конкретних тем під час частини щотижневої зустрічі співробітників. Ви можете встановити день на місяць на обід, на який кожен працівник повинен подати хоча б одну ідею.

Ви можете попросити ваших керівників принести три ідеї співробітників на кожну зустріч керівника. Творчість добре служить вам у генерації ідей.

Якщо ні, то починайте з запитання, що ваша культура зараз задушує ідеї? Чи будуть ці проблеми продовжувати існувати, коли ви впроваджуєте програму пропозицій працівників? Якщо це так, ваша успішна програма пропозицій співробітників повинна усунути або обійти ці блокпости, перш ніж ви почнете.

Програми пропозицій працівників, включаючи часто впроваджувану коробку пропозицій, повинні бути ретельно побудовані і впроваджені, оскільки вони громіздкі, важкі, щоб не відставати від часу, вони можуть викликати більш важкі почуття, ніж позитивні наслідки, і вони повинні бути чітко та справедливо керовані.

Елементи в програмі успішного працівника

Кілька програм пропозицій працівників досягли успіху, але програми співробітників, які досягли успіху, мали спільні елементи успіху. Ви можете зробити паузу в ряді факторів, які вважаються значущими для успішної програми пропозиції працівників, але це фактори, загальні для будь-якого успішного процесу роботи, який забирає час працівника і дає можливість для значних винагород і визнання.

Якщо ви продовжуєте програму пропозицій працівників, то для її успіху має відбутися наступне.

Призначте групу з перегляду міжфункціональних пропозицій

Міжфункціональна команда повинна переглянути пропозиції, які повинні бути підтверджені протягом 48 годин. Якщо ця команда є всіма керівниками або всіма директорами, вона може бути сприйнята як не дотик або блокування змін. Однак вона матиме повноваження виконувати отримані пропозиції.

Якщо в ній беруть участь інші працівники, процес може зайняти багато часу і сприймається як інтереси. Договір старшого керівництва та право власності стають другим кроком у процесі затвердження. Люди в команді повинні бути готові до змін і готові запитати «чому немає», а не «чому»?

Фінанси, особливо, і всі інші відділи повинні бути представлені в групі розгляду пропозицій. Якщо керівники або директори переглядають пропозиції, перегляд має бути частиною регулярно запланованої зустрічі з попередньо розповсюдженими та розглянутими пропозиціями.

Якщо команда зустрічається частіше, ніж щомісяця, вона стає більше роботою, ніж люди зазвичай готові це робити. Обертайте членів цієї команди 4-6 разів на рік, але не всіх членів команди одночасно, якщо збірна команда співробітників є вибраним вашим автором. Вибір членів команди для команди розгляду пропозицій має відображати, як бізнес у вашій культурі виконується.

Ось більше ідей щодо розробки та адміністрування ефективної програми пропозицій співробітників - поза рамкою пропозицій.

Встановіть Керівництво для Вашої програми для працівників

Публічно повідомляти про процес подання та аналізу пропозицій

Процес, прийнятий для подання та перегляду пропозицій у програмі пропозиції працівників, має бути публічно повідомлений. Поділіться всіма принципами і, особливо, цілями, які ви намагаєтеся досягти, розпочавши програму пропозицій співробітників.

Встановити керівні принципи для процесу пропозиції працівників

Вам потрібно встановити такі вказівки, як, наприклад, які теми відкриті для пропозицій. Вони, ймовірно, включатимуть ідеї, які впливають на економію коштів, якість, продуктивність, вдосконалення процесу, створення доходів і підвищення морального рівня.

В іншому випадку, як маленький менеджер компанії у Флориді виявив, коли він обіцяв $ 25 за пропозицію співробітника в коробці пропозицію працівника; він отримав ряд пропозицій співробітників, які включали ці пропозиції. Покладіть машину для морозива в обідній зал, покладіть машину для висівання кукурудзи в обідній зал, і будь-який працівник, який задовольняє їх щоденні показники виробництва, повинен мати можливість повернутися додому незалежно від часу доби.

Пропозиція працівника повинна надати детальну інформацію про покращення

Пропозиція працівника повинна бути більш ніж пропозицією. Вона повинна надати детальну інформацію про те, як заявник вважає, що пропозиція повинна бути реалізована. Легко відкинути ідею, тому вам потрібно вимагати, щоб додаткові деталі супроводжували ідею, а не повномасштабний план дій - але принаймні більш детально, ніж ідея.

Пропозиція працівника повинна описувати потенційний вплив

Безумовно, потрібно «чому» і «як» ідея вплине на компанію, включаючи аналіз економії коштів. У той же час, в межах цих параметрів процес пропозиції повинен бути простим. Одна компанія, яка спробувала запропонувати пропозиції працівників, мала форму для пропозицій співробітників на три сторінки, і менеджери запитували, чому вони не отримували жодних пропозицій співробітників.

Різниться з пропозиціями про власну роботу працівника

Ідеї, пов'язані з роботою особи, не повинні розглядатися або розглядатися по-різному. У Toyota, мільйони пропозицій генеруються щороку. Причина, чому вони мають так багато пропозицій співробітників, полягає в тому, що їх співробітники тісно зосереджені на покращенні своїх робочих місць.

Працівник думає про ідею вдосконалення, ділиться ним зі своїм керівником, а потім, якщо це обґрунтовано, ідея реалізується негайно. Немає трудомісткого процесу або групи менеджерів, які повинні враховувати більшість ідей. У цьому сценарії менеджери повинні вміти винагороджувати людей, які придумують ідеї, які відповідають параметрам програми.

Розмістіть співробітника за програмою пропозиції працівників

Потрібно призначити адміністратора для програми пропозицій працівників, який переконається, що процес рухається так, як обіцяно. Середні розміри Мічиганська виробнича фірма опинилася з переліком понад сотень пропозицій, які потрапили в огляд комітету, який продовжував відкладати зустрічі. Який моральний дух для людей, які так сподівалися перевернути ці пропозиції на розгляд.

Спілкуйтеся з процесом пропозиції та цілями

Публічно повідомляйте про процес, який вирішується, з усіма вказівками та особливо, про цілі, які ви намагаєтеся досягти, розпочавши програму пропозицій працівників. Встановіть такі рекомендації, як теми, відкриті для пропозицій: економія коштів, якість, продуктивність, вдосконалення процесу, ідеї, що генерують дохід, та поліпшення мотивації працівників та позитивного морального духу.

Старший менеджер повинен виступати за програму пропозицій працівників і сидіти в комітеті з оцінювання. Це сприяє підвищенню довіри до програми пропозицій працівників і робить учасників важливими.

Ось більше ідей щодо розробки та адміністрування ефективної програми пропозицій співробітників - поза рамкою пропозицій.

Нагороди та визнання у Вашій програмі для працівників

Нагорода за реалізовані пропозиції повинна бути чітко визначена на передньому кінці. Якщо пропозиція працівника є ідеєю економії коштів, у багатьох програмах пропозиції працівників, працівник отримує відсоток від економії коштів: часто ця нагорода може дорівнювати п'яти-двадцяти відсотків перевіреної економії коштів.

Роздумуючи про програму пропозицій працівників, зрозумійте, що економію коштів важко "довести", якщо у вас немає хороших номерів, які б визначали процес перед пропозицією працівника. Отже, найчастіше першим кроком у впровадженні пропозиції щодо економії коштів є "вимірювання" процесу, щоб переконатися, що ви знаєте, як цей процес зараз виконується.

Для інших, менш вимірних, процесуальних ідей потрібна стандартна винагорода.Часто визнання є найважливішим для працівника.

Винагорода може включати товари з логотипом компанії, подарункові сертифікати, обід з менеджером на вибір співробітника, щоквартальний обід нагороджується і вказує на придбання більш дорогих предметів з каталогів.

Дійсно, враховуючи труднощі вимірювання результатів багатьох пропозицій працівників, деякі компанії пропонують ці нагороди на визнання навіть тоді, коли ідеї додаються до суті. Це не так мотивує, як працівник отримує частину заощаджень, реалізованих протягом певного періоду часу, наприклад, року.

Зворотній зв'язок у Вашій програмі для працівників

Зробіть відгук людям з пропозиціями приватними, особливо якщо ідея відхилена. В іншому випадку люди не хочуть приклеювати свої шиї, пропонуючи поза звичайними і, можливо, найбільш плідними пропозиціями.

З іншого боку, коли пропозиція працівника реалізується і вона призводить до винагороди, публічно визнати внесок на засіданні колективу з дозволу залученого працівника. Крім того, ви можете розмістити пропозицію працівника, імена працівників команди з реалізації та нагороду, надану за пропозицію.

Підтримка учасників програми учасниками програми в курсі прогресу своїх пропозицій у програмі є більш важливим, ніж надання швидкої відповіді. Працівники просто хочуть знати, що відбувається на цьому шляху з їхніми ідеями.

У багатьох організаціях пропозиції, здається, зникають у темну діру, з якої вони можуть не з'являтися протягом декількох місяців - гарантована невдача для програми пропозицій працівників.

Популярним підходом до впровадження пропозицій є включення пропозиції до будь-якої команди. Це також утримує пропозиції в розумних межах. Як мінімум, якщо пропозиція буде прийнята, вам необхідно мати графік реалізації, про який пропонувальник знає і розуміє.

Більше покажчиків для Вашої програми успішного працівника

Програми пропозицій працівників повинні підкреслювати якість пропозицій, а не кількість пропозицій. Багато програм заохочують протилежне, що є однією з причин того, що люди так легко знеохочуються з ними; вони не забезпечують багато грошей і часу.

Пропозиції анонімних працівників не заохочуються як частина вашої пропозиції або вікна пропозиції співробітників. Люди повинні бути готові публічно відстоювати свої ідеї. Принаймні, це така культура компанії, яку потрібно стимулювати до створення успішної організації.

Насправді, Пітер Блок, один з найважливіших гуру розвитку організації, що працює сьогодні, виступає проти будь-яких анонімних відгуків (з опитувань співробітників тощо), тому що культура анонімного відгуку заохочує. Чи не будуть деякі співробітники звертатися до пропозицій? Можливо, але запитайте себе, яку компанію ви хочете створити? Ви хочете заохотити співробітників до практики організаційної мужності.

Нагороджуйте не тільки працівників, які подають переможні ідеї. Нагорода та визнання менеджерів та керівників, які зробили найкращу роботу як заохочення пропозицій працівників, так і виходу з шляху прогресу.

Розглянемо також і пропозицій клієнтів, постачальників, особливо тому, що програма допомоги співробітникам дозріває і є успішною.

У минулому було впроваджено багато програм пропозицій. Більшість не вдалося через нездатність організацій звернути увагу на ці моменти.

Люди, як правило, починають нечітко визначені, нечіткі програми, які не можуть визначити нагороди, стратегії реалізації та системи зв'язку. Люди, які не отримують своєчасного відгуку, перестають подавати ідеї.

Якщо кожна ідея стає "чому ми повинні", а не "чому ми не повинні", люди швидко розчаровуються. Процес стає жартом. Або процес подання або вікно просто ігнорується. Скільки порожніх коробок для пропозицій сидить у компаніях Америки? Більше, ніж ви б перерахували. Скористайтеся цими пропозиціями, щоб переконатися, що процес або програма працівників процвітає.