Поради щодо керування бюджетом для нових менеджерів

Швидше за все, коли хтось буде просунутий до першої ролі керівника, це буде перший раз, коли вони керують бюджетом департаменту.

Більшість нових менеджерів отримують мало або взагалі не мають формальної підготовки щодо того, як розробити бюджетний прогноз, відстежити їхні витрати або як зробити корективи в середині року. Їм часто передають електронну таблицю або звіт від свого менеджера або фінансового відділу, і очікують, що вони знатимуть, як це зробити, або дізнаються шляхом проб і помилок.

Хоча "спроби та помилки" можуть бути ефективним способом вивчення нових навичок, краще, якщо новому менеджеру не доведеться робити занадто багато болючих помилок. Ось кілька порад.

Інвестуйте час, щоб дізнатися з самого початку

Немає кращого часу, щоб задати «дурні» питання, ніж коли ви є новим для чогось і ніколи не робили цього. Краще запитати і витрачати час на навчання, а не чекати, поки хтось не вкаже на ваші помилки. Надішліть запит від свого менеджера (або попередника, якщо ви можете) переглянути основну філософію, загальні цілі, формат і кожну позицію прейскуранта. Якщо ваша організація має фінансову особу, попросіть її також провести час з вами. Більшість з них буде шанована і бажає поділитися своїм досвідом.

Врешті-решт, якщо вони зможуть навчити вас, як робити речі згідно з їхніми характеристиками авансом, ви будете мати менше головного болю для них пізніше.

Візьміть курс «Фінанси та бюджетування для нефінансових менеджерів»

Проконсультуйтеся з місцевими університетськими бізнес-школами в розділі «Освіта для керівників». Більшість бізнес-шкіл пропонують не-кредитні курси на один-три дні. Під час або після курсу ознайомтеся з річним звітом своєї компанії та зрозумійте різні фінансові показники та звіти.

Керуйте бюджетом, подібним до свого відділу, як ваш власний бізнес

Коли ми працюємо у великих організаціях, ми схильні ставитися до грошей компанії як до росту на деревах. Це не так, і тепер ваша робота в якості менеджера бере на себе особисту власність ресурсів вашого відділу.

Будьте гравцем команди

Якщо можливо, перегляньте бюджет свого менеджера. Хоча важливо взяти на себе власний бюджет, ваш пристрій є частиною великого об'єкта. Попросіть вашого менеджера показати вам, де ваш бюджет підходить і підтримує загальну картину, а також взаємозалежність з вашими колегами. Можуть бути випадки, коли іншому відділу потрібні гроші для цілей, які є більш пріоритетними, ніж ваші. Не чекайте, коли вас запитають, чи змусять його забрати - будьте активними і пропонуйте допомогти своєму менеджеру. Ви будете розглядатися як стратегічні та спільні.

Не грайте Stupid Games

Тільки тому, що "всі це роблять", це не означає, що це не дурний і поганий для компанії. Прикладом типової дурної грошової гри, яку грають менеджери, є «використання або втрата витрат». Це коли ви наближаєтеся до кінця року, і ваш бюджет працює під вашим прогнозом. У попередні роки, коли ви не витрачали кошти, бюджет вашого наступного року був встановлений на основі фактичного року. Отже, щоб ваш бюджет не скорочувався знову, ви йдете на шопінг - купуючи речі, які вам не потрібні або запасаючи, на всякий випадок, якщо вам це знадобиться.

Відстежуйте свої витрати щомісяця та вживайте проактивні виправлення

Не припускайте, що "хтось" повідомить вам, коли ви закінчуєте бюджет. Фактично, ви навіть можете попросити щомісячні звіти або відстежувати себе. Не чекайте до кінця року, коли це сюрприз (для вас і вашого начальника). До цього часу занадто пізно проводити розслідування та вносити виправлення. Будьте відповідальними, вимірюйте себе та активно повідомляйте менеджеру.

Будьте прозорими і залучайте свою команду

Поділіться своїм бюджетом зі своєю командою, можливо, навіть змусивши їх залучитись до створення прогнозу. Залучення вашої команди та надання їм допомоги у розумінні бюджетного процесу створює відчуття спільної власності та заохочує ваших співробітників до пошуку творчих способів управління витратами.

Будьте стратегічними

Не приймайте лише факти минулого року і додайте десять відсотків до прогнозу на наступний рік. Почніть з розробки стратегії і цілей, а потім визначте ресурси, необхідні для досягнення цих цілей. Якщо вам потрібно більше, ніж минулого року, тоді підготуйте бізнес-кейс, щоб виправдати свій запит на додаткове фінансування.

Не перекручуйте

Хоча управління бюджетом є важливою для менеджера роллю, ніколи не випускайте з уваги найважливіші активи: ваші люди! Переконайтеся, що ви витрачаєте щонайменше п'ять разів більше часу на розробку своєї команди, що ви хрестили цифри.