Відшкодування за пробігом працівників

Відшкодування працівників за використання власного автомобіля дещо змінюватиметься роботодавцем і сектором, але більшість організацій компенсують працівників приблизно на стандартному рівні пробігу, встановленому IRS, або ставками відшкодування транспортних засобів у приватному порядку. Ставка встановлюється щороку Генеральною Адміністрацією Служб (GSA) базований на дослідженні, що проводиться незалежною консалтинговою фірмою з приводу поточних витрат на використання транспортного засобу.

У 2019 році стандартна швидкість пробігу встановлюється на рівні 58 центів на милю, що перевищує від 54,5 центів за 2018 рік. Ця фіксована стандартна ставка включає вартість страхування, реєстрації, газу, нафти та обслуговування. Для тих, хто багато веде до роботи, це може призвести до значного вирахування.

Вартість відшкодування пробігу компанії

Більшість роботодавців будуть відшкодовувати за IRS або GSA ставка, оскільки вони можуть відняти до цієї суми як витрати, коли вони подають свою корпоративну податкову декларацію, хоча є й інші складні податкові формули, які роботодавці можуть використовувати. Коли кваліфікованих працівників важко знайти під час економічного розширення, роботодавці частіше надають конкурентоспроможні ставки відшкодування.

Служба внутрішніх податків вимагає, щоб виплата відшкодувань здійснювалася окремо від заробітної плати, без податків. Деякі роботодавці, таким чином, оброблятимуть платежі за допомогою системи кредиторської заборгованості, щоб утримувати їх окремо від заробітної плати та підтримувати відповідність законам IRS.

Якщо ваш роботодавець відшкодовує кошти в межах або поблизу ставки GSA або IRS, ви можете бути впевнені, що ви отримуєте справедливу угоду.

Відшкодування державних службовців

Державні службовці завжди отримуватимуть компенсацію в точному розмірі GSA, якщо використання авто, що знаходиться у приватній власності, дозволене або коли немає урядового автомобіля.

Вимоги до відшкодування витрат на автомобілі

Вам необхідно надати журнал пробігу, квитанції на газ і документацію будь-якого іншого дозволеного витратного рахунку, пов'язаного з вашим автомобілем. Без докладних записів ваш звіт про витрати може бути відхилений. Або ще гірше, ваш роботодавець потенційно може вжити дисциплінарних заходів, якщо він вважає, що ваш позов може бути шахрайським. Багато роботодавців вимагають одночасного ведення обліку, як і IRS. Не намагайтеся оцінити свій пробіг, оскільки це може порушити політику вашого роботодавця.

Тримаючи ручку і папір у вашому автомобілі, це один з методів, хоча й нудний; кращим вибором є додаток для відстеження пробігу, який автоматично відстежує ваші поїздки в журналі, який можна друкувати або завантажувати. Це ефективний спосіб відслідковувати пробіг, початок і кінцеві точки, а також бізнес-мету для приводу включення з вашим звітом про витрати.

Інші шляхи роботодавці компенсують працівників за витрати на автомобілі

Згідно з даними Товариства з управління людськими ресурсами, це звичайні альтернативи відшкодуванню пробігу, оскільки способи оплати праці працівників за витрати на ведення бізнесу:

Плоский автомобіль допомога.Роботодавці надають співробітникам допомогу на плоских автомобілях, наприклад, 400 доларів на місяць, для покриття витрат на паливо, зношування, шини та багато іншого.

Програми FAVR.Роботодавці відшкодовують працівникам за програмою відшкодування з фіксованою та змінною ставкою (FAVR), де працівники отримують компенсацію за постійні витрати (такі як страхування, податки та реєстраційні збори) і змінні витрати на транспортні засоби (наприклад, паливо та обслуговування). Відшкодування не оподатковується працівникам, якщо дотримано певні вимоги до обліку витрат.

Податкові наслідки для відшкодування пробігу

Відшкодування пробігу вважаються безоплатними виплатами роботодавцями, якщо вони задокументовані та не перевищують фактичних витрат. Однак Ваш роботодавець не може безпосередньо оплачувати експлуатаційні витрати, такі як ремонт або технічне обслуговування вашого автомобіля без податкових наслідків. Інші витрати, такі як плата за проїзд, безпосередньо пов'язану з перевезенням бізнесу, можуть бути відшкодовані без оподаткування за умови, що у вас є квитанції.

Деякі роботодавці надають щомісячну допомогу на автомобільні витрати. Якщо працівники зобов'язані надавати записи про витрати, вони будуть оподатковуватись лише за будь-яку суму, отриману в результаті перевищення зафіксованих витрат. Якщо роботодавці не вимагають документації, то допомога може підлягати оподаткуванню.

Невідшкодовані витрати на автомобілі

Починаючи з податкового року 2018 року, з виконанням Закону про зменшення податків і робочих місць працівники більше не зможуть відняти невідшкодовані витрати на автомобіль. У 2017 році та на більш ранні роки ці витрати були відніматися у розмірі, який перевищував 2% від скоригованого валового доходу. Отже, працівники, які будуть вести велику роботу в рамках виконання своїх службових обов'язків, повинні ретельно оцінювати політику відшкодування витрат компанії, коли вони розглядають пропозиції про роботу.

Якщо роботодавець, як правило, не відшкодовує витрати на автомобіль, тоді ви можете запропонувати скоротити зарплату в обмін на відшкодування, оскільки відшкодування буде захищене від оподаткування, якщо витрати задокументовано належним чином. Крім того, ви можете домовитися про більш високу зарплату для обліку податкового навантаження за новим податковим законодавством.

Згідно з IRS, незважаючи на призупинення різних деталізованих відрахувань, відрахування на витрати, які підлягають вирахуванню при визначенні скоригованого валового доходу, не призупиняються. Наприклад, члени резервного компонента Збройних Сил Сполучених Штатів (Збройних Сил), державні чи місцеві посадові особи сплачуються на платній основі, а деякі виконавці мають право вираховувати невідшкодовані витрати на проїзд співробітника як коригування загального доходу у рядку 24 Додатку 1 до форми 1040 - 3 - (2018), а не як деталізований висновок на Додатку А форми 1040 (2018), і тому може продовжувати використовувати стандартний тариф на пробіг.

Інформація, що міститься, не є податковою або юридичною консультацією і не є заміною такої консультації. Закони штатів і федеральних законів часто змінюються, і ця інформація може не відображати закони вашої держави або останні зміни закону.