Дайте своєму начальникові довіру до плану управління ризиками

Кращі менеджери проектів мають повну довіру свого лінійного менеджера та спонсора проекту. Виконавці за їхніми проектами вірять їм, коли кажуть, що вони потребують додаткового фінансування, більше ресурсів або допомоги у вирішенні проблеми.

Коли ви працюєте в ризикованих ситуаціях, вам потрібен правильний набір. Як і турист з рюкзаком з мотузкою і котами, вам потрібні інструменти для боротьби з ризиком для проекту.

Ви можете підвищити довіру вашого менеджера до вашого проекту з планом управління ризиками. Простий 5-ступінчастий процес може надзвичайно змінити, як ваш бос бачить ваш проект (і вас).

Що таке управління ризиками в управлінні проектами?

Управління ризиками в управлінні проектами - це процес виявлення, оцінки та реагування на ризики проекту.

Ризики проекту - це речі, які можуть вплинути на проект (позитивно чи негативно, але, як правило, люди інтерпретують ризик як події, які матимуть негативний вплив на проект).

Незалежно від того, чи є ваш проект великим чи малим, він матиме ризики, пов'язані з ним. Це може бути що завгодно від ризику вашої шкільної паради, дощової до ризику підвищення цін до критичного компонента вашої нової плати.

Ризик проекту, якщо його не вдається правильно, може ускладнити успішне виконання вашого проекту. Неперевірені ризики можуть збільшити час до вашого розкладу, працювати за час і гроші до бюджету. Менеджери нервують про такі речі. Все це можна уникнути за допомогою плану управління ризиками.

Планування управління ризиками

План управління ризиками - це чудовий спосіб підвищити вашу власну впевненість у здатності вашої проектної команди донести - і це також перевищує довіру менеджера. Ви хочете, щоб вони вірили, що ви можете це зробити, і ви хочете, щоб вони знали, що може перешкодити вам успішно виконати проект. План управління ризиками є ідеальним інструментом для цього.

І вгадайте, що? Почати дуже просто.

Управління ризиками проекту - це простий 5-ступінчастий процес. Давайте не будемо ускладнювати, ніж це потрібно. Це те, що ви можете розпочати сьогодні, підготуватися до обговорення на наступній зустрічі і закінчити, коли хтось набирає протоколи.

Процес управління ризиками в 5 етапів

Як і в багатьох частинах управління проектами, управління ризиками - це процес. 5 кроків:

1. Ініціювати
2. Визначте
3. Оцінити
4. План відповідей
5. Реалізувати

Якщо ці терміни зараз не означають для вас багато чого, будь ласка, дотримуйтеся цього - я все це поясню.

Крок 1: ініціюйте

По-перше, ви хочете встановити контекст для управління ризиками в середовищі управління проектами.

Тут, мабуть, не дуже багато роботи, тому що хтось у вашій компанії вже підготував корпоративну політику щодо ризиків, і все, що потрібно зробити, це відстежити. Це пояснюватиме підхід компанії до ризику і може навіть передбачити необхідні шаблони. Шаблони завжди заощаджують вас на роботі, тому стежте за ними!

Навіть якщо ви не маєте корпоративної політики ризику, хтось інший, хто керує проектами поряд з вами, може мати план управління ризиками проекту, який можна скопіювати. Навіщо винаходити колесо? Повторне використання документів є обов'язковим, якщо ви хочете заощадити час і зробити більше.

Використовуйте те, що ви дізналися, щоб створити план управління ризиками для вашого проекту. Це частина вашого загального плану управління проектом і розповідає про те, як ви збираєтеся підходити до управління ризиками у вашому проекті.

Якщо ви не знаєте, що його вкласти, читайте далі! Наступні кроки дадуть вам краще уявлення про те, про що потрібно говорити у вашому плані управління ризиками.

Це підвищує довіру: Показуючи вашому менеджеру, що у вас є підхід до вирішення невизначеності у вашому проекті і що ви активно збираєтеся управляти ризиками.

Крок 2: Визначте

Після того, як ви отримаєте підхід, ви можете почати працювати з ним.

Тепер ви визначаєте ризики, які впливатимуть на ваш проект. Це завжди є знімок у часі, і ваш реєстр ризиків - це те, що ви хочете знову і знову повернути, щоб забезпечити те, що щось нове.

Ви можете ідентифікувати ризики, використовуючи перелік загальних ризиків, інтерв'юючи зацікавлених сторін проекту (особливо важкі зацікавлені сторони, оскільки вони, як правило, мають багато чого сказати про те, що може піти не так), мозковий штурм і використання вашого здорового глузду.

Ви шукаєте речі, які можуть викликати проблеми, якщо вони трапляються. (Пам'ятайте, що ризиків ще не було. Проблеми проекту - це те, що вже відбулося.)

Як би ви не робили це, ви обов'язково повинні залучати інших людей. Поодинці, у вас не буде всієї картини, і в кінцевому підсумку ви втратите речі.

Ризики можуть і повинні бути ідентифіковані будь-ким. Як менеджер проекту, ваша робота полягає в тому, щоб заохочувати своїх колег підвищувати ризики з вами, щоб як команда могла щось зробити з ними.

Всі виявлені ризики повинні бути занесені до реєстру ризиків. Якщо у вас є координатор проекту в команді або особа, що підтримує проект, вони можуть це зробити. В іншому випадку це частина адміністративних завдань.

Це підвищує довіру: Демонструючи, що ви знаєте про ключові ризики, які можуть вплинути на ваш проект, і що у вас є засоби для постійного усвідомлення нових ризиків.

Крок 3: Оцініть

Потім оцінюються ризики щодо ймовірності та впливу. Ця детальна стаття про те, як оцінити ризик проекту, охоплює вас. Дайте йому добре прочитати, якщо ви не знайомі з цим процесом.

В якості додаткового заходу можна також оцінити близькість, що означає, наскільки близький за часом ризик може статися. Ризик з високою близькістю потенційно скоро відбудеться. Ризик з низькою близькістю може статися в певний момент у далекому майбутньому. Це може дати вам ще один фактор для визначення пріоритетів вашого часу та енергії, коли справа доходить до ризиків.

Це підвищує довіру: Забезпечення того, щоб ваш менеджер і всі в команді мали чітке уявлення про те, що станеться, якщо будь-який з цих ризиків дійсно виникне.

Крок 4: Планування відповідей

Тепер ми підходимо до м'якої частини вашого плану управління ризиками. На цьому кроці ви вирішуєте, як управляти ризиком, визначаючи відповідний відповідь.

Ми робимо це, тому що до цих пір все, що ви маєте, є переліком того, що може статися, щоб кинути ваш проект з майбутнього в майбутньому і наскільки велика угода. Те, що ваш менеджер захоче знати далі, це: Що ви збираєтеся робити з цим?

Як правило, є 4 речі, які ви можете зробити для вирішення та управління ризиком проекту. Вони є:

• Уникайте
• Передача
• Зменшити (тобто зменшити)
• Прийняти.

Вони детально розглядаються в цьому глибокому зануренні в стратегії реагування на ризики для негативного ризику.

Деякі з ваших ризиків можуть мати позитивний результат. Наприклад: існує ризик, що ви продаєте стільки свого нового продукту, що ви розбиваєте телефонні лінії. Це була б непогана проблема, але це все ж таки ризик, на який ми повинні планувати.

Є кілька способів, якими можна підготуватися до позитивного ризику, включаючи:

• Exploit
• Частка
• Покращення
• Прийняти.

Вони більш детально обговорюють стратегії реагування на ризики для позитивного ризику.

Вам потрібно буде визначити, яка стратегія реагування є найкращою для кожного ризику у вашому реєстрі. Наприклад, ви можете вирішити, що ризик руйнування даху на заводі - це те, що ви просто приймете, оскільки це не може відбутися. Тим не менш, ризик, що харчове отруєння займає половину робочої сили, це те, що ви активно збираєтеся пом'якшити шляхом перепідготовки всіх ваших працівників громадського харчування. Якщо це сталося раніше, і насправді цілком ймовірно, якщо ви не зробите щось про це, ви захочете пом'якшити ризик.

Після визначення та погодження відповіді власники ризику можуть бути призначені для виконання плану дій з управління ризиками. Іншими словами, вам потрібен хтось, хто буде відповідальний за бачення завдань, які ви погоджуєтеся.

Це підвищує довіру: Показуючи своєму менеджеру, що ви розглянули, що робити з речами, які можуть спричинити проблеми для вашого проекту, і що ви плануєте планувати, щоб зменшити невизначеність і ризик для проекту.

Крок 5: Реалізуйте

Ваш план управління ризиками повинен включати те, хто буде нести відповідальність за здійснення заходів з зменшення ризику для кожного ризику. Тепер вони повинні працювати над такими завданнями, щоб ви активно керували відкритими ризиками.

Це підвищує довіру: Демонструючи, що ви і ваша команда проекту можете виконати те, що ви сказали, що ви будете робити. Повідомляючи про те, що ви досягли, і ризики, які ви пом'якшили, це показує вашій управлінській команді, що ви серйозно ставитеся до того, щоб забезпечити і зробити те, що потрібно для того, щоб ваш проект, що підтверджує майбутнє, проти проблем.

Як тільки ризик пройшов - коли він більше не є відповідним, оскільки він стався або більше не може відбутися - ви можете закрити його з вашого реєстру ризиків.

Розміщення цього плану управління ризиками проекту може призвести до відокремлення від інших менеджерів. Ваш власний начальник матиме докази того, що ви можете мислити стратегічно і творчо про те, що може призвести до того, що ваш проект розпадеться, а головне - щось робити з цим. Ви будете людиною, яка активно керує проблемами до того, як вони стануть, змітаючи блокпости і готуючись до чогось!

Визнання хорошого управління ризиками проекту є надійним способом, щоб керівництво розглядало його як безпечну пару або руки. Вам не потрібно багато досвіду або сертифікатів для успішного управління ризиками проекту (хоча формальної кваліфікації в галузі управління ризиками існує). Цей простий 5-ступінчастий процес незабаром означає, що управління ризиками проекту вбудовано в плани проекту.