Способи запрошення допомоги від спонсора проекту

Відносини між керівником проекту та спонсором проекту подібні до традиційних відносин між співробітниками та менеджерами. Спонсор проекту може не бути безпосереднім керівником проекту або навіть командним керівником проекту. Тим не менш, спонсор проекту підтримує керівника проекту, оскільки команда проекту працює над завершенням проекту.

Як і керівник, одним з найбільших способів, за допомогою якого спонсор проекту підтримує керівника проекту, є обробка проблем, з якими може впоратися лише хтось із організаційних впливів спонсора проекту. Коли керівники проектів стикаються з проблемами, які можуть вирішити лише спонсори проекту, ось те, що повинні робити менеджери проектів.

Вихлопні всі інші опції

Спонсори проекту, як правило, знаходяться на організаційному рівні, де більшість рішень є складними, тому що, якщо рішення є простим, то це відбувається на нижчому рівні. Вони повинні швидко приймати жорсткі рішення, іноді з обмеженою інформацією.

Як менеджер проекту, ви повинні переконатися, що вичерпали всі інші варіанти вирішення вашої проблеми, перш ніж звернутися до спонсора проекту. Наприклад, скажімо, у вас є член проекту, який не виконує своїх зобов'язань. Перш ніж винести питання до спонсора проекту, спробуйте вирішити проблему один на один з членом команди проекту. Коли це не спрацює, ви повинні звернутися до керівника команди. Як тільки це не допоможе вирішити проблему, ви можете взяти проблему спонсору проекту.

Ви вичерпали свої варіанти вирішення питань знизу вгору. Тепер спонсор проекту може працювати над цим питанням зверху вниз. Спонсор проекту повинен розробити проблему зі своїм колегою та повідомити вас про узгоджений курс дій.

Останнє, що ви хотіли б зробити, це спонсора проекту прийти з резолюції, яку ви могли б реалізувати під вашим власним авторитетом без будь-якої допомоги. Іноді це трапляється. Кожен робить помилки. Вивчайте з цих ситуацій, коли вони відбуваються, і ви будете кращим менеджером проекту для нього. Наступного разу, коли вийде подібна ситуація, ви працюватимете краще, ніж раніше.

Будьте конкретні про те, що вам потрібно

Хоча спонсори проекту звикли працювати на основі неповної інформації, керівник проекту не повинен залишати відповідну інформацію. Для спонсора проекту важливо мати контекст для того, щоб ситуація потребувала його або її уваги.

Як тільки спонсор проекту має відповідний контекст для прийняття рішення, будьте конкретні щодо того, що вам потрібно від спонсора. Чи потрібно вам направляти, як діяти? Вам потрібен дозвіл на виконання певної дії? Чи потрібно вирішити проблему? Вам потрібні ресурси, які ви не можете отримати?

Якщо ви не продумали саме те, що вам потрібно, ви могли б прийти до рішення про те, що вам потрібно, але дізнатися пізніше ви помилилися. Подумайте над цим питанням, перш ніж приймати його спонсору, щоб мінімізувати ризик втрати часу один одного.

Зберігайте Ваш запит зосередженим

Спонсори проекту зайняті людьми. Незліченні проблеми тягнуть на своїх графіках смоктати свій час геть.

Коли менеджер проекту дійсно потребує часу спонсора проекту, це не погана річ або втручання у спонсорське час. Час, проведений з керівником проекту та спонсором проекту, має бути високопродуктивним. Тримайте ваш запит зосередженим, щоб ви використовували лише стільки часу свого спонсора, скільки потрібно.

Оскільки ваш спонсор відчуває з вами продуктивність один-на-один раз, він або вона з нетерпінням чекає ваших зустрічей. Люди на високих рівнях організації часто витрачають свій час на непродуктивні зустрічі, які вони повинні відвідувати. Участь у продуктивній зустрічі може стати енергійною зміною темпу для вашого спонсора проекту.