Способи дратувати ваших зацікавлених сторін проекту

Як менеджер проекту, частина вашої роботи полягає в тому, щоб переконатися, що зацікавлені сторони - це ваша команда проекту, ключові клієнти та постачальники - отримують від проекту те, що їм потрібно. Ваші зацікавлені сторони повинні бути вашими ключовими чемпіонами. Вони повинні підтримувати вас, допомагаючи досягти цілей проекту та переконатися, що кожен потягне в одному напрямку.

Але їх легко роздратувати. І коли це станеться, вони можуть перетворитися на людей, які більше не хочуть мати ніякого відношення до вашого проекту. Це є величезним ризиком для керівника проекту, оскільки вам потрібна їхня допомога та підтримка для успіху. Без їхнього внеску ви не зможете виконати свій проект. Ось способи роздратування ваших зацікавлених сторін проекту і те, що ви повинні робити замість цього.

Неможливість спілкування

Комунікація повинна становити близько 80% того, що ви робите як менеджер проекту. Коли ви не повідомляєте своїй команді, постачальникам або клієнтам, що відбувається, вони швидко роздратуються. Що ще гірше, вони, як правило, заповнюють прогалини з поясненням того, що відбувається, що, ймовірно, не є точним і може бути абсолютно шкідливим для репутації проекту.

Натомість складіть чіткі звіти проекту. Зустрічайте їх індивідуально і в групах і тримайте їх на кожному кроці. Складіть план комунікації проекту та проведіть аналіз зацікавлених сторін, щоб ви могли розібратися, кому потрібно почути, що і коли їм потрібно почути.

Нездатність запитати їхню думку

Комунікація - це одне, але це, як правило, стосується оновлення статусу та відстеження проекту. Ви повинні зробити більше, ніж залучити їх до проекту. Це може дратувати людей, коли вони є експертом у конкретній області, і ви не просите їх вхідних даних на те, що вони висококваліфіковані, щоб коментувати. Керівники проектів можуть потрапити в пастку, вважаючи, що вони повинні робити все і приймати самі рішення, але це зовсім не так.

Замість цього, запитайте їхню думку про те, як обробляти проектні питання, коли вони виникають. Врахуйте їхні погляди. Вам не потрібно робити те, що вони пропонують, але це допомагає будувати відносини, якщо ви слухаєте. Ви можете зробити це через зустрічі проекту і бути доступними для слухання, коли вони приходять до вас з пропозиціями. Якщо це ваша команда, переконайтеся, що вони мають достатню можливість передати свої погляди.

Вважаючи своїм кваліфікаціям, ви даєте вам супердержави

Наявність PMP® не робить вас найкращим менеджером проекту в світі (хоча це може допомогти трохи). Утримання сертифіката PRINCE2® Practitioner, або APMP або будь-яке інше призначення керівництва проектом не робить вас поза докором.

Говорячи про вашу кваліфікацію весь час і про те, як книги роблять речі, це надійний спосіб дратувати ваших зацікавлених сторін. Вони не хочуть чути про ваші найкращі результати на іспиті або як ви застосовуєте методологію до свого проекту. Насправді, все, що вони хочуть, це те, що проект іде добре. Вони не дуже переймаються тим, як ви туди потрапляєте, більшу частину часу.

Не припускайте, що, оскільки у вас є кваліфікація і знаєте, як здійснювати управління ризиками, наприклад, ви не потрапите під ризик проекту. Це відбувається з кращими з нас. Так що краще бути скромними і відданими, поклавши свої навички на користь практичним шляхом, не вірячи, що вони поставили вас над своїми колегами.

Натомість ваша кваліфікація повинна спокійно дати вам впевненість, щоб зробити вашу роботу найкращою, але ви побачите, що багато людей, які працюють як керівники проектів, мають сертифікати. Насправді, багато людей, які працюють у спеціалізованих галузях, мають сертифікати, а для багатьох компаній - у вашій галузі знань, незалежно від того, що це архітектура, бухгалтерський облік або управління проектами, - це просто гігієнічний фактор.

Не очікуйте, що ваші зацікавлені сторони будуть вражені і не говорять про них весь час. Продемонструйте свої навички, доставляючи проект добре і показуючи, як ви застосовуєте знання, які ви дізналися в класі.

Зміна кінцевого терміну

Коли всі зареєструвалися на етапах проекту і знають, що відбувається, коли ви все можете працювати гармонійно як одна команда. Коли ви змінюєте терміни і не повідомляєте нікому, це коли люди починають дратувати.

Зміна дати має величезний вплив на роботу інших людей. Можливо, вони замовили час відпустки навколо своєї критичної роботи над проектом. Можливо, їм довелося засипати ресурси в інших командах, тому що хтось необхідний для проекту в певний час. Якщо ви зміните дату, не розуміючи цього фону, ви можете поставити проект під загрозу.

Ваш спонсор проекту буде розуміти, якщо ви не зможете досягти узгоджених етапів. Все змінюється. У вашому проекті додано нові елементи або вилучені речі. Але справа не в тому, щоб ви погоджувалися лише на зміну термінів. Співпрацюйте з командою проекту, щоб зрозуміти вплив змін. Потім запропонуйте своєму спонсору проекту рішення, пояснивши обґрунтування зміни дат.

Переконайтеся, що всі зацікавлені сторони знають про зміни і як вони можуть вплинути на їхню роботу. Потім, зі своєю згодою, внесіть зміни та оновіть проектну документацію. Ви ніколи не повинні просто вносити зміни в дати, не даючи спочатку знати іншу команду.

Витрачати свій час

Зустрічі повинні бути ефективними, добре керованими та користуватися часом кожного. Але це не завжди так. Багато разів зацікавлені сторони скаржаться, що вони витратили свій час на зустрічі. Там не було порядку денного, або рішення, яке вони очікували зробити, не було зроблено, тому що в кімнаті знаходилися неправильні люди.

Ви також маєте інші можливості витрачати свій час - це не просто зустрічі. Не перешкоджайте їхній вхідній пошті, розміщуючи їх у копії електронних листів, коли вони не потрібні. Навпаки, зацікавлені сторони в проектах мають також іншу роботу, тому їм потрібно розумно використовувати свій час. Переконайтеся, що ваші зустрічі мають порядок денний. Плануйте їх, запросіть потрібних людей і переконайтеся, що ви після цього стежите.

Надсилати лише електронні листи відповідним користувачам. Якщо вам потрібно надіслати когось, переконайтеся, що вони розуміють, чому їм важливо знати, і уникайте страшного «відповіді на всі», наскільки це можливо. Тільки усвідомлюйте той факт, що інші люди зайняті і що ваш проект не є їхнім пріоритетом постійно (якщо він є у будь-який час).