Адміністративний помічник Опис роботи: зарплата, навички, & більше

Адміністративні помічники, включаючи секретарів, є основою функціональності офісу. Вони вводять і готують документи, планують зустрічі і підтримують файли. Вони відповідають на телефонні дзвінки та прямі дзвінки та допомагають зустрічам персоналу. У деяких офісах вони можуть виконувати фундаментальні завдання бухгалтерського обліку, і вони можуть приймати оплату від клієнтів і клієнтів.

Близько 4 мільйонів адміністративних помічників і секретарів працювали в США у 2016 році.

Обов'язки та обов'язки адміністративного помічника

Відповідальність адміністративних помічників може змінюватися в залежності від типу офісу, в якому вони працюють, але деякі спільні обов'язки включають:

• Створення документів.
• Складіть презентації слайдів
• Створюйте електронні таблиці.
• Керування базами даних.
• Створюйте та / або підтримуйте веб-сайти.
• Виступайте як офіс-менеджер, плануючи події персоналу, такі як нагороди, вечері та заходи зі збору коштів, планування зустрічей клієнтів та організація графіків для колег.

Зарплата адміністративного помічника

Зарплата може залежати від характеру бізнесу, де працює адміністративний помічник, а також від обсягу обов'язків. Ті, хто обслуговує керівників, отримують найвищу зарплату.

• Середній річний дохід: $ 38,880 ($ 18,69 / год.)
• Топ 10% річного доходу: Більш ніж $ 64,230 ($ 30,88 / година)
• Нижній 10% річного доходу: Менше, ніж $ 24 690 ($ 11,87 / год.)

Освіта, навчання та сертифікація

Ця професія не вимагає спеціальної вищої освіти, але може бути корисною.

• Освіта: Вам знадобиться диплом про середню освіту або еквівалент, і ви можете отримати перевагу в області, записавшись в програму асоційованого ступеня або відвідувати програму секретарської підготовки після закінчення середньої школи. Зараз секретарі мають ступінь бакалавра або заробляють спеціальні сертифікати, такі як акредитований юридичний секретар або сертифікований медичний адміністративний помічник у зростаючому числі секторів. Виконавчі помічники та секретарі повинні мати кредити коледжу як мінімум, якщо не ступінь бакалавра.

• Навчання: Розгляньте можливість початку роботи з тимчасовим агентством з працевлаштування. Вони іноді пропонують навчання новобранців. В іншому випадку, якщо у вас є деякі основні навички секретаря, навчання на робочому місці може бути надане, коли ви дізнаєтеся про мотузки певного бізнесу або галузі.

Навички та компетенції адміністративного помічника

Для того, щоб стати помічником адміністратора, вам знадобляться кілька важливих якостей.

• Комп'ютерні та програмні навички: Вам буде зручно користуватися Microsoft Office, електронною поштою та Інтернетом. Можливо, вам доведеться знайомитися з QuickBooks або іншими програмами бухгалтерського програмного забезпечення, якщо ви працюєте для малого бізнесу.
• Навички багатозадачності: Це може бути особливо важливим, якщо ви також виступаєте в ролі менеджера. Ви повинні бути в змозі жонглювати кілька вимог відразу.
• Навички усного та письмового спілкування: Це дуже важливо. Ви повинні володіти англійською мовою і володіти хорошими навичками коректури.

• Навички міжособистісного спілкування: Ви будете працювати з іншими, включаючи клієнтів та іншого офісного персоналу. Гарні манери і спокійне поведінка можуть бути дуже важливими.
• Організаційні навички: Ви повинні бути орієнтованими на деталі та організованими, здатними знаходити документ або протокол про відкликання за хвилину.
• Навички прийняття рішень: Часто ви будете працювати з декількома завданнями майже одночасно, особливо в зайнятих офісах, тому ви повинні мати змогу визначити пріоритети та прийняти ефективні рішення. Клієнт може відразу ж побажати зустріч, але чи дійсно він має надзвичайну ситуацію або може чекати кілька днів?

Робота Outlook

На жаль, ця позиція не має обнадійливої ​​перспективи роботи. Бюро Віталійської статистики США прогнозує, що з 2016 по 2026 рік технічні досягнення почнуть приймати на себе багато обов'язків адміністративних помічників, що призведе до зниження на 5% зростання робочих місць.

Робоче середовище

Таку позицію вимагає майже кожна галузь. Можливо, ви працюєте в медичному кабінеті, в офісі, в урядовому офісі або в невеликому підряднику. У будь-якому випадку, ви, швидше за все, опинитеся в офісі.

Віртуальні помічники стають все більш затребуваними, тому можливо, що ви зможете працювати вдома.

Робочий розклад

Це майже завжди - робота на повний робочий день протягом звичайних робочих годин, але природа бізнесу може вимагати роботи на вихідні, наприклад, якщо ви працюєте в медичній клініці. Крім того, ті, хто займається юридичною професією, можуть виявити, що вони, як очікується, покладуть багато годин перед випробуваннями та термінами.

Як отримати роботу?

ОСВІТИ РЕКОМЕНДАЦІЇ

Роботодавці, які наймають секретаря або адміністративного помічника, шукають індивідуума, з яким вони можуть комфортно працювати, які добре поєднуються з іншим персоналом і кому можна довіряти конфіденційну інформацію. Сильні рекомендаційні листи можуть продемонструвати ці якості.

Використовуйте свої мережі

Доторкніться до своїх мереж, щоб отримати інформацію про вакансії. Зверніться до контактів Facebook та LinkedIn, друзів сім'ї, сусідів і колишніх роботодавців. Дозвольте їм знати, що ви оціните вступ до всіх, хто може наймати.

Відкриття треку

Виконайте пошук Google для вакансій із ключовими словами, наприклад, адміністративного помічника, помічника з маркетингу, помічника редактора, медичного секретаря, юридичного секретаря та помічника офісу для створення списків роботи. Багато адміністративних робочих місць також будуть рекламуватися в розділі про зайнятість на веб-сайті для вашої місцевої газети або торгової палати.

Порівняння подібних вакансій

Деякі подібні робочі місця та середня щорічна заробітна плата включають:

• Судовий репортер: $57,150
• Інформаційний секретар: $34,520
• Медичні Transcriptionist: $34,770