Як спланувати зустріч компанії

Вітаємо! Ваша компанія проведе зустріч для групи працівників, вибраних з усіх рівнів компанії. Виконавчий директор надав Вам відповідальність керівника проекту для проведення заходу. Ці поради та зразковий план проекту демонструють один із способів, яким керівник проекту може підійти до побудови плану проекту для зустрічі компанії або подібного складного проекту.

Попередньо сплануйте проект

Ваш перший крок - планувати план. Ви починаєте з обговорення заходу з зацікавленими сторонами. Якби це було зроблено в минулому році, що відбулося? Що пішло не так? Хто керував проектом і чи можуть вони допомогти вам уникнути пасток цього року? Оскільки генеральний директор призначив вам проект, чого він / вона хоче вийти з цієї події? Коли буде подія? Де? Який бюджет?

Зберіть якомога більше інформації. Це буде скелет, на якому ви будуєте план проекту.

Створіть команду

Які ще ресурси потрібно зробити, щоб цей проект був успішним? Чи є люди в інших відділах, які можуть допомогти вам зробити цей захід успішним? Що потрібно зробити, щоб отримати там допомогу? Чи можете ви просто запитати або вам потрібно отримати офіційне схвалення від свого начальника? Скільки часу вам потрібно від них? Які конкретні навички вам потрібні? Чи може хто-небудь інший надати цю навичку, якщо людина, якої ви хочете, не доступна?

Оскільки це загальнонаціональна зустріч, як можна допомогти HR? Чи потрібна вам допомога від відділу послуг? А як щодо відділу маркетингу? Вам потрібна допомога в цьому районі?

Плануйте порядок денний

Як тільки ви дізнаєтеся, як довго триватиме зустріч, ви почнете заповнювати блоки часу. Вам потрібен відкритий динамік? Хто це буде? Чи збираєтеся ви тримати учасників разом або ви розбиваєте їх на менші групи на частину програми? Скільки інших спікерів вам знадобиться? Хто зможе проводити менші сесії, якщо ви вирветься?

Чи пройде цей захід більше одного дня? Як ви закриєте День один? Як ви знову відкриєтеся в другий день?

Як ви закінчите? Вам потрібна закрита промова? Як ви будете обробляти логістику людей, які виїжджають з готелю, якщо ви замовите один з них?

Знайти простір

Дізнайтеся, скільки людей приходить. Потім визначте, скільки простору вам потрібно. Де відбудеться захід? Чи є приміщення в офісному офісі або вам потрібно більше простору? Чи бажає генеральний директор зустріч, що проводиться на місці, щоб люди могли зосередитися, або він / вона хочуть, щоб це відбулося в офісі, щоб мінімізувати витрати?

Які властивості у вашому районі можуть забезпечити потрібний вам простір? Чи є готель неподалік від аеропорту хорошим вибором, щоб мінімізувати час подорожі для людей, які прибувають з міста, або ви повинні знайти щось із міста, який буде спокійнішим?

Що роблять різні приміщення для своїх об'єктів? Що вони включають і що вам потрібно буде придбати і привезти? Чи призначатимуть вам особи, з якими ви працюєте? Яка їхня політика щодо матеріалів і людей ззовні?

Витягнути

Зібравши відповіді принаймні на більшість з цих питань, ви можете почати складати план проекту. Пам'ятайте, що ми показуємо список завдань проекту, тільки структуру розбивки на роботу (WBS). Вона не включає жодних залежностей між завданнями або часовими шкалами. Вони будуть додані пізніше.

Зразок проекту Проекту компанії

Під час планування проекту, використовуючи основні інструменти управління проектами, ми обговорювали ідею планування проекту та використання навичок управління проектами під час процесу планування. Ось як може виглядати структура розбивки робочого плану (WBS) на проект для планування зустрічі компанії:

1. Попередній план проекту

1. Визначте бюджет
2. Обговоріть з генеральним директором, щоб визначити цілі проекту
3. Зверніться до попереднього менеджера проектів (PM) за порадами
4. Визначте список зацікавлених сторін
5. Зверніться до зацікавлених сторін для введення.
6. Встановіть бажану дату для події
7. Визначте, скільки потрібно динаміків / доповідачів
8. Визначте, скільки необхідного допоміжного персоналу
9. Визначте, скільки співробітників буде присутні
10. Перерахуйте можливі місця для події

2. Створення команди проекту

1. Отримати репутацію від маркетингу
2. Отримати реп від HR
3. Перевірте, чи призначатиме Закупівля комусь допомогу
4. Попросіть Сьюзен обробити всі деталі колонок
5. Отримати реп
6. Розклад зустрічі команди проекту

3. Розробити Порядок денний

3a День перший

1. Встановіть час початку
2. Встановіть час, влаштуйте місце і штат для реєстрації
3. Встановіть тривалість ранкової сесії
4. Встановіть довжину промов
5. Розрахуйте кількість динаміків, необхідних для ранкової сесії
6. Набирайте доповідачів
7. Плануйте перерву вранці (час і тривалість)
8. Організувати оновлення конференц-залу під час перерви (вода, сміття та ін.)
9. Плануйте обідню перерву (час, тривалість, місце розташування, меню, хто платить)
10. План денного сеансу (довжина, кількість ораторів)
11. Набирайте щоденні спікери
12. Замикання дня першого дня (час, хто, довжина)

3b План Дня другого

1. Встановіть час початку
2. Встановіть тривалість ранкової сесії
3. Розрахуйте кількість динаміків, необхідних для ранкової сесії
4. Набирайте доповідачів
5. Плануйте перерву вранці (час і тривалість)
6. Організувати оновлення конференц-залу під час перерви (вода, сміття та ін.)
7. Плануйте обідню перерву (час, тривалість, місце розташування, меню, хто платить)
8. План денного сеансу (довжина, кількість ораторів)
9. Набирайте щоденні спікери
10. Закриття мовлення плану (час, хто, довжина)
11. Організувати виїзний час з готелем

4. Планування простору

1. Визначте кількість учасників
2. План розташування крісел (рядки проти таблиць)
3. Розрахуйте необхідний простір
4. Досліджуйте наявні місця з такою кількістю місця (витрати, місцезнаходження, включені послуги)
5. Підраховуйте кількість динаміків щодня та загальна кількість
6. Визначте кількість та тип необхідного допоміжного персоналу
7. Дізнайтеся, скільки учасників / спікерів / співробітників потребуватиме номерів
8. Договірні витрати та дати з доступними місцями
9. Підписати контракт з обраним місцем

5. Публікація події

1. Завершіть всі деталі з місцем розташування події
2. Переконайтеся, що учасники отримують сповіщення
3. Повідомте всіх спікерів про тему та час презентації / день
4. Повідомити всім допоміжним персоналом про обов'язки та зміни
5. Отримати RSVP від ​​учасників
6. Повідомляйте учасників заміни за потребою

6. Наступні дії

1. Отримуйте проекти виступів усіх доповідачів
2. Перегляньте заключні виступи
3. Отримуйте теги імен для всіх учасників, спікерів, співробітників
4. Придбайте будь-які матеріали та подарунки для відвідувачів
5. Підтвердьте місце розташування події

7. Огляд і оцінка

1. Надішліть опитування задоволення всім учасникам
2. Надішліть рецензію всім доповідачам
3. Надішліть подяку всім спікерам і співробітникам
4. Провести закриту зустріч з командою проекту

Подальше планування

Вищезгадана структура розбивки робіт за планом проекту (WBS) показує зразок для планування наради компанії. Це лише контур. Команді проекту досі доведеться працювати над цими питаннями і розширювати їх. Крім того, їм потрібно працювати над часом, необхідним для виконання кожного завдання, відносною важливістю завдань і взаємозв'язків / залежностей між завданнями.