Що належить до файлу персоналу персоналу?

Файл персоналу працівника є головним файлом працівника, який містить історію трудових відносин із заявки на працевлаштування через документацію з виїзного інтерв'ю та припинення роботи. Тільки персонал з персоналу, а також безпосередній керівник і керівник працівника можуть мати доступ до інформації у кадровій справі працівників, і вона ніколи не залишає офіс з персоналу.

Файл персоналу працівників, як правило, зберігається в заблокованому, вогнезахисному файловому кабінеті в заблокованому місці, доступному персоналу персоналу. Конфіденційність інформації про співробітників у кадровій справі має першорядне значення.

З усіх файлів співробітників, що зберігаються в компанії, наймання працівників найчастіше отримують з дня на день для отримання інформації роботодавцем, керівником або персоналом персоналу.

Міркування про вміст файлу персоналу персоналу

Основними принципами і питаннями, які необхідно враховувати при подачі будь-яких документів у особовий файл співробітника, є такі.

• Чи потрібен роботодавець конкретний документ для обґрунтування рішень, якщо роботодавець подав до суду? Чи потрібен роботодавець документ у суді?
• Чи знає і розуміє працівник, що документ буде подано у його або її особовому довіднику? У більшості випадків роботодавці повинні зобов'язані підписати документ працівникам, а не погодитися з його змістом, але визнати, що вони знають і прочитали документ.
• Ніяких сюрпризів, думок або особистих нотаток про працівника ніколи не слід розміщувати у кадровій справі працівника. Тільки факти, ніяких спекулятивних думок, належать до кадрової справи працівника.

Зміст файла персоналу персоналу

Нижче наведені рекомендації щодо документації, яку роботодавець повинен зберігати у кадровій справі працівника.

Трудовий стаж

• Заява про прийом на роботу
• Резюме
• Відновити супровідний лист
• Перевірка освіти
• Перевірка зайнятості
• Лист відхилення
• Посадова інструкція
• Записи аналізу роботи
• Лист пропозиції роботи або трудовий договір
• Агентство зайнятості або тимчасове агентство угоди, якщо використовується
• Контактна інформація на випадок надзвичайних ситуацій
• Підписаний посібник працівника підтвердження форми підтвердження, що показує отримання довідника працівника
• Контрольний список з нової орієнтації працівників, що відображає теми та хто
• Будь-які угоди про переселення та документацію
• Будь-який контракт, письмову згоду, квитанцію або підтвердження між працівником і роботодавцем (наприклад, некомпетентний договір, трудовий договір або договір, що стосується автомобіля, наданого компанією)

• Життя офіційних форм працевлаштування, включаючи прохання про передачу, просування по службі, внутрішні заявки на роботу і так далі
• Будь-яка інша документація, пов'язана з працевлаштуванням

Розвиток продуктивності працівників, плани розвитку та вдосконалення

• Копії будь-якої використаної експертизи або плани розвитку співробітників
• Самооцінка працівників
• Записи з будь-яких офіційних консультацій
• Примітки щодо відвідуваності або запізнення
• Документація по плануванню поліпшення продуктивності
• Звіти про дисциплінарні дії
• Визнання працівників, як-от сертифікати, розпізнавальні листи тощо
• Офіційні пропозиції та рекомендації співробітників, відповіді організації
• Навчальні записи
• Запити на навчання
• Оцінки компетенцій
• Повідомлення або розклади навчання класу або сеансу

• Підписано оцінки потреб
• Звіти про витрати на навчання
• Скарги від клієнтів або колег

Записи про припинення трудових відносин

• Лист відставки працівників
• Документи виходу з інтерв'ю
• Оповіщення Cobra
• Закінчення контрольного списку зайнятості
• Остаточний облік всіх аспектів працевлаштування працівника, наприклад, остаточна зарплата, оплата відпустки, повернення майна компанії та ін.