Як зробити Ваші зустрічі з питань управління Продуктивними подіями

Ви не повинні шукати дуже далеко, щоб знайти статті від експертів з управління часом, виконаних керівників та інших гуру і експертів, які проводять зустрічі і пропонують вам уникнути, зменшити або інакше обійтися з цими часто трудомісткими корпоративними витратомірами часу.

Тим не менш, іноді ми просто повинні зустрітися. І так, є велика порада від експертів з питань управління часом, порядку денного та правил порядку. Основна увага тут зовсім інша, пропонуючи певні настанови, які допоможуть менеджерам перетворити п'ять типових зустрічей у безболісні та продуктивні події.

П'ять спільних рішень для зустрічей

1. Усуньте смерть від оновлень «навколо столу». Ви знаєте цю зустріч. Cram вісімнадцять чоловік у кімнаті, а потім вимагати від кожної людини, щоб поділитися оновлення, яке, як правило, звучить як спроба виправдати їх існування і зробити випадок для їх закріплення у великій залі праці слави. Керівники та вищі керівники відомі тим, що ведуть ці зустрічі, наївно вважаючи, що це прекрасний спосіб для всіх, щоб почути, що відбувається по всій фірмі. Насправді, люди в основному налаштовуються і зосереджуються на плануванні власного оновлення, яке ніхто не буде слухати.

Замість цього: Звичайно, збирайтеся разом з однолітками, членами команди або ключовими колегами, але не піддавайтеся підходу "навколо столу". Пропонуйте інформацію за винятком. Обмінюйтеся актуальними новинами, включаючи фінансові результати, перемоги великих клієнтів або оновлення щодо ініціатив на рівні всієї організації. Також розширте пропозицію для окремих осіб, щоб підняти важливі питання. Якщо щось заслуговує на увагу і не широко відоме, хтось має поділитися ним. Якщо одній групі потрібна допомога іншої групи, зверніться з проханням.

В іншому випадку не змушуйте всіх учасників ділитися.

2. Статус зустрічей в цілому. Вони можуть бути жорстокими вбивцями часу, особливо коли вони фіксуються як повторювані події і керовані погано.

Замість цього : Ніколи не називайте зустріч для того, щоб шукати. Використовуйте технологічні інструменти дня, щоб забезпечити робочі команди підтримують поточне та видиме оновлення статусу, де кожен зможе побачити це одним клацанням миші. Якщо ви повинні задовольнити скорочення запланованого часу зустрічі наполовину, або скористайтеся гнучкими підходами та виконайте короткі сесії "стоячи". Будьте драконічні щодо відступів і відволікань, які подовжують ці сеанси. Зосередьтеся на статусі обміну і вимагайте від людей вирішувати питання поза межами цього форуму.

3. Неструктуровані зустрічі мозкового штурму. Більшість зустрічей з мозкового штурму настільки погано сприяють тому, що ми припиняємо ідеї, підтримуючи ідею боса або створюючи великі списки прохолодних речей на посаді, які ніколи не чути і не бачити знову.

Замість цього: Працюйте над визначенням теми мозкового штурму та поділіться з запрошеними перед початком сесії. Збирайте їхній внесок і консолідуйте і розміщуйте його або діліться його без приписування ідеям. Скористайтеся живим сеансом, щоб перейти і побудувати на представлених ідеях, додавши до списку. Не піддавайтеся прагненню оцінювати ідеї на цій сесії. Включіть інші методи, які мінімізують тиск соціалізації, наприклад, написання мозку. І, перш за все, консолідуйте ідеї та створіть процес їх оцінки, а також архівуйте їх для легкого групового посилання на майбутні сесії та ситуації.

4. Оперативні відгуки, які змушують інквізицію виглядати ручної. Якщо ви коли-небудь постраждали через сесію, де керівник зустрічі - зазвичай виконавчий - зосереджується на одній з бойових функцій або шукає слабке місце в презентації кожного, а потім безжально грилює посланців, ви знаєте, наскільки руйнівним є цей формат. Не закріплюйте цей процес.

Замість цього: зберігати глибокі функціональні занурення та корпоративні іспити з проктології та зосередитися на спільному використанні ключових показників діяльності, проблем та можливостей. Зустріч групи не є часом або місцем для того, щоб розірвати зону або індивідуума, що не досягає результатів. Створіть наступну зустріч на місці, але не піддавайте інших на ваше видиме перехресне дослідження з цього питання. Не відмовляйтеся від відповідальності за поліпшення, але виключіть жорстокість і те, що є публічним ганьбою з вашого репертуару управління засіданнями.

5. Засідання, на яких виникають питання, що вимагають спонтанних рішень. Як не дивно, або за іронією долі, зал для переговорів є одним з найгірших місць для швидких рішень. Підняття питання вперше і заклик до прийняття рішення ставить людей на місце, і вони будуть ображати вас за використання цього підходу.

Замість цього: Працюйте безперервно попереду зустрічей з групами, щоб залучити ключові зацікавлені сторони до питань та варіантів. Вимагайте їхнього внеску, пропонуйте свої перспективи та роботу, щоб посприяти спільним інтересам. Використовуйте форум зустрічей для підтвердження інтересів зацікавлених сторін та визначення їхніх рекомендацій. Хоча ви не можете отримати негайне рішення без іншого кроку, ви будете зміцнювати свої робочі відносини з роботою перед сесією.

Нижня лінія на теперішній час

Ми є спільними істотами за своєю природою і навіть з різними технологічними інструментами, які дозволяють нам з'єднуватися, не будучи в одному місці, іноді, це просто допомагає бути лицем до лиця. Використовуйте цей час розумно і покажіть свою повагу учасникам, створюючи зустрічі, які мінімізують інвестиції у часі і максимізують якісний обмін інформацією в небезпечному середовищі.