Привітання електронною поштою, які ви читаєте

За даними BusinessInsider.com, середній працівник виділяє близько 25 відсотків свого дня, щоб пройти через сотні листів. Хоча деяким людям потрібна кисть на основний етикет електронної пошти, інші роблять помилки просто тому, що вони переповнені чистий обсяг зв'язку.

Під час пошуку роботи, швидше за все, ви надсилаєте багато, багато повідомлень електронної пошти, включаючи супровідні листи, подяки та повідомлення, пов'язані з пошуком роботи.

Витратьте час, щоб уникнути незручних помилок, таких як неправильне написання чиєсь ім'я, і ​​не забувайте писати нотатки, які отримують відповідь.

Почніть з професійного привітання

Прагніть до ясності у вашій темі. Виберіть щось пряме, що визначає мету вашої електронної пошти, наприклад "зміна часу зустрічі" або "швидкий запит щодо вашої пропозиції".

Уникайте звисання моркви з тізером, як "Я повинен вас попередити …", який намагається заманити читання у відкриту електронну пошту, щоб отримати на свій намір. Люди часто вирішують, чи відкривати електронну пошту на основі теми теми, тому вибирайте той, який чітко визначає вашу мету.

Використовуйте професійне привітання. Включіть відповідне привітання для обставин і одержувача. Деякі привітання працюють в електронній пошті, але не використовуються в звичайному листі, а деякі з привітаннями працюють для обох.

Виберіть привітання на основі того, наскільки добре ви знаєте особу, якій ви пишете, і тип повідомлення, який ви надсилаєте. Наприклад, якщо ви пишете комусь, кого ви знаєте, "Привіт Джим" є доречним. "Шановний містер / пан. Сміт" було б доречним при подачі заяви на роботу або написанні ділового листа.

Уникайте відкриття електронного листа з "гей", який звучить дуже неформально і зазвичай не використовується на робочому місці. Також соромтеся від "Привіт народ" або "Привіт хлопці", навіть якщо характер вашої електронної пошти розслаблений.

Приклади привітання

• Шановний Ім'я Прізвище (це добре, якщо ви не знаєте статі особи, з якою ви пишете)
• Шановний Ім'я (надсилаючи електронною поштою користувача, якого ви знаєте)
• Привіт Ім'я (При надсиланні електронною поштою користувача, якого ви знаєте)
• Шановний пане / мій. Прізвище
• Шановний пане / мій. Ім'я прізвище
• Шановний прізвище доктора
• До кого це може стосуватися
• Шановний менеджер з людських ресурсів
• Шановний менеджер по найму

Використовуйте відповідні знаки пунктуації після привітання. Для отримання більш формальних листів використовуйте точку з комою після назви. Для людей, яких ви знаєте або частіше зустрічаєтеся, використовуйте кома після імені привітання.

Уникайте поширених помилок

Під час написання електронного листа іноді трапляються такі помилки, коли люди поспішають швидко відкинути повідомлення. Витратьте час, щоб переглянути своє повідомлення та виконайте наступні дії.

• Додайте останню адресу електронної пошти.Якщо у вас немає можливості відправити електронний лист, додайте останню адресу, якщо ви маєте швидкий палець. Вставте ім'я одержувача лише тоді, коли ви впевнені, що електронна пошта готова до роботи.
• Уникайте старих помилок "відповісти всім".Слідкуйте за пальцем, коли натискаєте "Відповісти всім". Подумайте, чи потрібно всім у списку прочитати те, що ви маєте сказати. Також пам'ятайте про старіші електронні листи в ланцюжку, які ви, можливо, не хочете, щоб хтось на списку Відповісти всім бачив.
• Легко йти на гумор. Гумор може бути важко розрізнити в електронній пошті, оскільки ваш тон не обов'язково просвітить. Без мови тіла, вираження обличчя або каденції гумор може впасти або навіть ненавмисно образити читача. Слухайте його безпечно і залиште його.

• Коректування.Не робіть помилки, думаючи, що люди будуть прощати помилки в неформальній електронній пошті або що помилки будуть допускатися, якщо ви набираєте на своєму телефоні. Ви можете судити суворо помилками у вашій електронній пошті, особливо якщо вони нестримні. Не покладайтеся на перевірку орфографії, яка часто може вибрати неправильне слово для вас. Коректуйте свої листи, як і будь-який важливий документ. Зокрема, завжди перевіряйте та перевіряйте, чи правильно написано імена людей.
• Не використовуйте смайлики або смайлики. Все більше повідомлень електронної пошти почали нагадувати текстові повідомлення. Повідомлення на робочому місці тепер іноді включають смайлики або смайлики. Незважаючи на те, що вони стають все більш поширеними, уникайте смайликів і смайликів у формальному листуванні. Якщо ваше привітання електронною поштою містить прізвище людини, це надійний знак, що ви повинні залишити емоті і смайлики.

• Пам'ятайте, що електронна пошта триває вічно.Подумайте двічі перед тим, як відправити електронну пошту щось особисте або конфіденційне, звільнити когось по електронній пошті, принизити когось або відповісти з гнівом. Навіть видалені листи можуть бути відновлені з резервних копій даних.

Такі взаємодії краще зробити особисто. Застосуйте 24-годинне правило. Якщо ви не впевнені, чи потрібно надсилати повідомлення, почекайте до наступного дня, щоб вирішити. Ще одне гарне емпіричне правило: не пишіть нічого в електронному листі, який ви не хотіли б публічно поширювати, наприклад, в описі або в соціальних мережах.