Як проводити ефективні зустрічі, які виробляють результати

Люди проводять стільки часу на ділових зустрічах, що перетворення часу на зустріч у стійкі результати є пріоритетом для успішних організацій. Дії, які роблять ділові зустрічі успішними, вимагають управління керівником зустрічі до, під час і після зустрічі.

Якщо ви скористаєтеся цими дванадцятьма порадами з управління бізнес-зустрічами, ваші зустрічі та команди будуть працювати краще і даватимуть кращі результати.

Дії, які необхідно вжити до ділової зустрічі

Дії перед діловою зустріччю створюють основу для досягнення результатів зустрічі. Ви можете зробити все необхідне, але без попередньої роботи ви не будете успішні.

Плануйте ділову зустріч

Ефективні ділові зустрічі, які дають результати, починаються з розумного планування. По-перше, визначте, чи потрібні вам інші працівники, щоб допомогти вам спланувати зустріч (тобто, залучити людей з декількох відділів). Тоді вирішіть, що ви сподіваєтеся досягти, провівши зустріч і встановивши реальні цілі для своєї зустрічі.

Цілі, які ви встановили для своєї ділової зустрічі, встановлять рамки для ефективного плану зустрічей. Як говорить Стівен Кові в «Сім звичках високоефективних людей», «Почніть з кінця на увазі». Ваша мета зустрічі визначатиме фокус зустрічі, порядок денний зустрічей та учасників, які вам потрібно буде відвідати.

Переконайтеся, що вам потрібна зустріч

Це може здатися відсталим, але, як тільки ви розробили план ділової зустрічі, переконайтеся, що зустріч є відповідним засобом для досягнення поставлених цілей. Проведення зустрічей є дорогим підприємством, якщо врахувати оплачувану вартість учасників. Зробіть все можливе, щоб визначити, що зустріч - це найкраща можливість вирішити проблему, покращити процес або створити довгострокову або короткострокову стратегію для вашої команди або відділу.

Забезпечити належну участь у засіданні

Якщо ділова зустріч є відповідним засобом для досягнення ваших цілей, зверніться до учасників, чия присутність необхідна для успіху наради. Це може здатися непростим, але воно піднімає кращих лідерів - ключові учасники повинні бути доступні для участі в зустрічі.

Іноді люди відправляють делегатів у їх відсутність. Якщо делегат відвідує замість вирішального особи, що приймає рішення, переконайтеся, що призначений співробітник має повноваження приймати остаточні рішення, які можуть бути підписані. В іншому випадку відкладіть зустріч.

Розповсюджуйте та переглядайте попередню роботу до зустрічі

Скільки зустрічей ви відвідували, що розпочалося з того, що фасилітатор зустрічі роздав папір або зробив презентацію PowerPoint, щоб розпочати обговорення? Це викликає розчарування через те, що ми переходимо до латинської тактики; зустріч стає групою для читання - навряд чи продуктивна для вашого бізнесу.

Ви можете зробити ділові зустрічі найбільш продуктивними та забезпечити результати, надавши необхідну попередню роботу до початку зустрічі. Забезпечення попередньої роботи, графіків, графіків та матеріалу для читання за 48 годин до початку зустрічі означає, що всі приходять готові до стрибка.

Документація, яка допоможе досягти цілей зустрічі, може включати наступне:

• звіти та дані
• графіки та посилання на конкурентну інформацію
• місячні продажі
• виробничі плани
• Слайди Microsoft PowerPoint, які ілюструють ключові моменти обговорення
• протоколи засідань, записки та подальші заходи від попередніх зустрічей або відповідних зустрічей та проектів

Дії, які необхідно вжити під час ділової зустрічі

Під час ділової зустрічі, якщо ви ефективно використовуєте час, ви будете створювати ентузіазм для цієї теми і генерувати зобов'язання від учасників. Люди відчуватимуть себе частиною чогось більшого, ніж їхні щоденні виклики. Таким чином, налагоджене, активне засідання, яке закладає основу для подальшої роботи, дасть результати зустрічей.

Ефективне сприяння ділових зустрічей

Керівник зустрічі встановлює позитивний, продуктивний тон для взаємодії учасників зустрічі. Ефективне сприяння зустрічам починається з перегляду цілей або очікуваних результатів зустрічі, а також порядку денного. Фасилітатор допомагає членам групи залишатися цілеспрямованими та продуктивними.

Дизайн зустрічі та порядок денний визначали рамки зустрічі. Ефективний посередник, який утримує учасників на шляху, забезпечує виконання очікуваних, бажаних результатів як результат зустрічі.

Залучити кожного учасника до дій, які можна здійснити

Кожна робоча група має різні особистості, які з'являються на зустрічах. У вас є тихі колеги, а також люди, які намагаються домінувати в кожній точці обговорення. Незалежно від того, чи сприятиме участі у засіданні або брати участь у ній, потрібно залучити кожного учасника до процесу цілей зустрічі.

Це гарантує, що кожен учасник інвестується в тему зустрічі і буде продовжено. Ви не будете мати одного члена - або самого себе - намагаючись перенести весь вантаж.

Створіть План ефективної ділової зустрічі

Під час ділової зустрічі складіть план дій з пунктами дії. Ефективні плани включають наступне:

• Конкретний елемент дії
• Ім'я особи, яка взяла на себе право власності, щоб виконати елемент дії
• Дата закінчення дії елемента
• Консенсус щодо того, що є завершенням пункту дії

Обговоріть реальні сценарії та перешкоди для успіху, які можуть відчути члени команди, намагаючись досягти необхідних результатів. Якщо вам потрібна наступна зустріч, встановіть час до того, як учасники вийдуть, щоб це було на календарі кожного.

Дії, які необхідно прийняти після ділової зустрічі

Дії та планування до та під час зустрічі відіграють велику роль у досягненні очікуваних, позитивних та конструктивних результатів. Ваші дії після зустрічі настільки ж важливі. Наступні заходи на наступній запланованій зустрічі ніколи не будуть достатніми для забезпечення результатів.

Публікація хвилин

Опублікуйте свої протоколи та план дій протягом 24 годин. Люди найефективніше сприятимуть досягненню результатів, якщо вони одразу розпочнуть дії. Вони все ще мають свіжу пам'ять про зустріч, різні питання для обговорення та обґрунтування кожного пункту зустрічі.

Крім того, затримка в розподілі хвилин вплине на ваші результати, оскільки більшість людей чекають, поки хвилини прибудуть до виконання своїх зобов'язань.

Ефективна робоча зустріч

Дотримання та дотримання термінів та подальша допомога допоможуть вам досягти результатів ваших зустрічей. Після засідання кожна особа, яка має позицію дій, повинна скласти план дій для виконання кожного з своїх зобов'язань.

Незалежно від того, чи вони пишуть кроки в своєму планувальнику, делегують завдання іншому персоналу, або виконують завдання негайно, людина відповідає за подальші дії.

Ви також можете покращити результати засідань, переглядаючи кожну людину на середині між зустрічами. Ваша мета - перевірити прогрес і забезпечити виконання завдань.

Відповідальність за подальші дії під час наступної зустрічі

Ви коли-небудь сиділи на наступній зустрічі, яка складалася з того, що кожен учасник розповідав групі, чому вони не змогли виконати свої зобов'язання? Встановлення норми або звичаю підзвітності за результати починається на початку циклу зустрічей.

Допоміжні дії, що проводяться посередником між посередниками, допомагають, але група повинна зробити нездатність дотримуватися зобов'язань неприйнятними. Попросіть учасників повідомити про прогрес і результати на наступній зустрічі з очікуванням, що всі учасники виконають поставлені цілі. Якщо завдання зупинено, на наступному засіданні перевірте, чи існує законний блок, щоб досягти прогресу і визначити, як діяти.

Ознайомтеся з процесом ділових зустрічей для постійного вдосконалення

Практика розгляду кожної ділової зустрічі є потужним інструментом для постійного вдосконалення. Учасники по черзі обговорюють, що було ефективним, або неефективним, щодо поточного процесу ділових зустрічей. Вони також обговорюють прогрес, який вони відчувають, що група робить на дану тему.