Як розробити план аутсорсингу

Багато дискусій про аутсорсинг в засобах масової інформації роблять його складним, але це досить просто. Навіть у наших будинках ми "аутсорсинг" багатьох завдань: приготування їжі, підтримка наших газонів, і догляд за дітьми, просто назвати декілька. Коли ми не маємо часу, уваги або навичок самостійно виконувати роботу, ми шукаємо когось, хто може, і того, хто зробить цю роботу за ціну, яку ми можемо дозволити собі заплатити. Корпорації працюють однаково, хоча їхні рішення можуть включати більше факторів та осіб, які приймають рішення.

Процес розвитку

Але так само, як сім'ї приймають різні рішення, корпорації можуть прийти до вражаюче різних рішень про аутсорсинг.Не існує шаблону, який би працював для всіх фірм, але існує процес, який необхідно враховувати у всіх фірм:

Реалізація

У минулому багато корпорацій навіть не знали, що таке аутсорсинг. Сьогодні вони знають про аутсорсинг, але можуть не усвідомлювати, скільки аутсорсингових (і аутсорсингових) програм, які вони вже працюють: центри копіювання, поштові кімнати, управління об'єктами, IT та навіть частини корпоративного юридичного відділу. Аутсорсинг може не вирішити будь-яку проблему, але вивчення попереднього покоління контрактів дозволить визначити нові проекти та забезпечити цінну інформацію.

Постановка цілей

Щоб бути успішним у створенні аутсорсингової програми, потрібно визначити конкретні цілі, такі як зниження загальних корпоративних витрат на п'ять відсотків, орієнтацію на ефективність для одного місця або лише перегляд функцій, що виконуються в одній бізнес-одиниці. Цілі не потребують величезних деталей. Оскільки ваш досвід аутсорсингу зростає, визначення будуть змінюватися.

Участь

Вам потрібні учасники з багатьох галузей знань, щоб дати внесок у план, перевірити припущення та надати експертне судження. Коли ви переходите від загального плану до конкретних проектів, ви будете повторювати цей процес і створювати підгрупи з ще більш специфічними знаннями.

Ідентифікація

Тепер, коли у вас є цілі та експерти для визначення та інтерпретації інформації, настав час визначити конкретні проекти для своєї програми аутсорсингу. Кожна фірма розробляє різні критерії і керується культурою так само, як і фінансовим або операційним аналізом, але існують загальні критерії, на які слід звернути увагу:

• Попередні рішення: Ваша фірма, ймовірно, раніше приймала рішення про використання не-службовців, таких як тимчасові працівники або контракти на надання послуг. Робота з закупівель і ваш PMO (Project Management Office) для деталей. Подивіться, як вони розглядали питання, що входять до цього списку, і збирайте отримані уроки.
• Експертиза: Ви виконуєте функції або виробляєте продукцію без достатнього досвіду, або у вас виникають проблеми з утриманням менеджерів? Чи має нинішнє керівництво план для вирішення цих проблем? Якщо ні, то це може бути хорошим проектом аутсорсингу.

• Якість: Навіть якщо у функції є люди з потрібними навичками та досвідченими менеджерами, ви не можете отримати необхідний рівень сервісу. Чи проводить менеджер опитування клієнтів? Що кажуть клієнти про продукти або послуги? Розрив у якості або відсутність інтересу до обслуговування клієнтів є іншим прапором для аутсорсингу.
• Вартість: Надзвичайно високоякісний сервіс не обов'язково має гарну цінність. Як ваші витрати порівнюються з конкурентами? Чи виконує функція щомісячні звіти: витрати на одиницю, операційні витрати, багаторічні тенденції витрат? Якщо ця функція не може створити ці звіти, зовнішня служба може забезпечити більшу прозорість ваших операцій.

• Масштаб: Коли ви вивчите всю вашу фірму, ви зробите багато несподіваних відкриттів. Бути зосередженим! Одним великим проектом є кращий кандидат на аутсорсинг, ніж ряд дрібних проектів. Цей великий проект потребуватиме набагато менше адміністративних та управлінських ресурсів. Зберігайте вичерпний список, але вибирайте лише кандидатів, які надають великий вплив на вашу першу хвилю проектів.
• Безпека: Тепер у вас є гарне уявлення про потенційні проекти. Настав час фільтрувати їх відповідно до стандартів безпеки. Безпека є складною і суперечливою темою. Різні стандарти застосовуються до різних галузей, і деякі фірми більш свідомі безпеки, ніж їхні конкуренти. Розуміння внутрішніх і галузевих стандартів, а також обмеження аутсорсингових проектів. Включайте правові, ІТ, корпоративну безпеку, відповідність (якщо це застосовується), і будь-які "ризикові" відділи у ваших обговореннях.

• Визначення пріоритетів: Кожен пункт вище (і, можливо, інші характеристики) повинен бути зарахований, і тоді кожному проекту має бути присвоєно загальну "вартість аутсорсингу". Безсумнівно, буде багато суперечок щодо того, які характеристики є найбільш важливими, якщо їхні оцінки точні, і якщо інші характеристики повинні бути розглянуті. Не дивуйтеся, якщо цей процес триватиме місяці або навіть роки.
• Зв'язок: До того часу, коли ви визначили пріоритети потенційних проектів, ви провели багато зустрічей і розмовляли з багатьма людьми. Очікуйте, що ці обговорення стануть загальнодоступною інформацією в департаментах, які ви націлювали на аутсорсинг. Завжди припускайте, що ці обговорення прийдуть до вашого населення, часто в режимі реального часу. Необхідно підготувати та підготувати продумані корпоративні комунікації. Ніколи не дозволяйте чуткам стати кращим джерелом інформації, ніж факти.

Виконання

Наприкінці цього процесу у вас буде свій початковий план аутсорсингу. Існує ще багато кроків під час виконання цього плану: підтвердження даних, створення підкомітетів для конкретних проектів, визначення постачальників, виконання пілотних проектів, укладання контрактів тощо. Однак, розробка вашого плану надає вам перші та найважливіші кроки.