Огляд файлів персоналу та політика зразків файлів

Файл персоналу є збереженою документацією роботодавця про історію та стан усього трудового правовідносини з окремим працівником. Роботодавець веде цю документацію з працевлаштування в кадровій справі з трьох причин.

• Роботодавець хоче мати точну інформацію, зручну та організовану, коли вам потрібна інформація з будь-якої причини. Зміни в контактах у надзвичайних ситуаціях, адреси працівників, відстеження результатів оцінювання, дисциплінарних листів, розпізнавання працівників та матеріалів для прийому на роботу є прикладами інформації, яку роботодавець хоче швидко отримати.
• Роботодавцю необхідно зберегти документацію щодо кадрових питань, таких як вибір працівників, виконання робіт, історія роботи, обґрунтування компенсації та внутрішні програми просування, щоб назвати лише деякі з них.

  EEOC претензії, судовий позов або навіть необхідність виправдати відсутність підвищення або просування до працівника вимагають, щоб роботодавець зібрав і зберігав цей тип співробітників документації.

• Деякі записи працівників вимагаються федеральними урядами або урядами штатів для збереження роботодавцями. Організація інформації про співробітників у кадровій справі має сенс для доступу та дотримання законодавства та готовності.

Типи файлів персоналу

Роботодавець, як правило, підтримує декілька типів кадрових файлів, для комерційного використання, для конфіденційності працівників, для медичної конфіденційності та для дотримання законності. Я не знаю жодного закону, який говорить, скільки файлів роботодавець повинен зберігати.

Однак існує багато законів, а також є найкращі практики персоналу для конфіденційності працівників, які регулюють зміст файлів персоналу та мають доступ до цієї інформації. Це кадрові справи, які підтримують більшість роботодавців у США. (Закони та практика у всьому світі можуть відрізнятися.)

• Файл персоналу: Це головний файл працівника, що містить історію трудових відносин.
• Файл нарахування заробітної плати: Ви хочете зберегти окремий файл для всіх питань оплати праці, що стосуються заробітної плати та пільг.
• Медичний файл працівника: Федеральний акт про перенесення медичного страхування та звітність 1996 року (HIPAA) вимагає від роботодавців захищати медичні записи працівників як конфіденційні.
• Форми співробітників I-9: Вам потрібно зберігати окремий файл для всіх форм I-9 працівників (не на одного працівника), оскільки ви не хочете, щоб державні службовці, які мають право перевіряти ці форми в різних обставинах, переглядаючи ваші головні, конфіденційні файли персоналу.

Доступ співробітників до файлів персоналу

Працівники отримують доступ до своїх кадрових документів для персоналу під керівництвом та наглядом персоналу персоналу. Файли працівників працівників вважаються власністю роботодавця, який несе відповідальність за їх збереження та збереження.

Зразки політики файлу персоналу

Нижче наведено приклад політики щодо персоналу для використання у вашій компанії. Він обговорює різні файли, які рекомендуються, і хто повинен мати доступ до кожного файлу.

Зразки політики

Компанія підтримує три файли співробітників для кожного працівника.

A кадровий файл підтримується для кожного співробітника (назва вашої компанії). Ці файли персоналу містять конфіденційні документи та керуються та обслуговуються персоналом людських ресурсів.

Доступ до цього файлу обмежується персоналом персоналу з персоналу і передбачає, що менеджер кожного співробітника зберігає свій власний файл з документами, що стосуються виконання робіт працівника.

Типові документи в кадровій справі включають заявку на працевлаштування, форму контактної інформації про надзвичайні ситуації в сім'ї, документально оформлену історію дисциплінарних дій, резюме, посібник працівника та підписні аркуші роботодавця, поточну особисту інформацію та посилання на роботу.

Не всі файли персоналу містять однакові документи, але в кожному кадровому файлі є ті самі документи.

Файли заробітної плати також підтримуються; Файли заробітної плати містять історію робочих місць працівника, відділів, змін компенсації тощо. Доступ до файлу заробітної плати обмежується відповідним персоналом бухгалтерського обліку та персоналу.

An медичний файл працівника також підтримується. Вміст медичного файлу не доступний нікому, крім персоналу, призначеного персоналом, і працівником, чиї записи зберігаються у файлі. На ім'я Вашої компанії), медичні файли отримують найвищий ступінь безпечного зберігання та конфіденційності.

Працівник може переглядати свій особовий файл, звертаючись до персоналу персоналу під час звичайних робочих годин. Жоден працівник не може змінювати або видаляти будь-який документ зі своєї особистої справи, яка повинна розглядатися в присутності персоналу HR-персоналу.

Також відомий якфайли співробітників, записи працівників, файли людських ресурсів, документація

Відмова від відповідальності - зверніть увагу:

Сьюзан Хітфілд докладає всіх зусиль, щоб запропонувати точне, здорове, етичне управління людськими ресурсами, поради роботодавця та робочого місця як на цьому веб-сайті, так і з цим веб-сайтом, але вона не є адвокатом, а вмістом на сайті, не є гарантованою для точності та законності, і не слід розглядати як юридичну консультацію.

Сайт має світову аудиторію, а закони та положення про зайнятість варіюються від штату до штату та країни, тому сайт не може бути визначним для всіх ваших робочих місць. Коли ви сумніваєтеся, завжди звертайтесь за допомогою до юрисконсульта чи допомоги від державних, федеральних чи міжнародних урядових ресурсів, щоб переконатися, що ваше юридичне тлумачення та рішення є правильними. Інформація на цьому сайті призначена лише для орієнтування, ідей та допомоги.