Політика доступу до файлів персоналу та посилання на зразки

Всі департаменти людських ресурсів зберігають великі записи. Закон вимагає, щоб чимало з них зберігалося в певні періоди часу. Співробітники добре знають, що ці записи існують (і деякі з них відчувають, що файл слідує за ними від компанії до компанії, що не відповідає дійсності).

Оскільки співробітники знають, що ці записи існують, вони захочуть час від часу переглядати їх, щоб побачити те, що містить файл.

При вирішенні питання про те, як надати працівникові (і колишньому доступу працівників) до уваги будь-які закони, які стосуються вашого бізнесу. Багато держав мають закони, які вимагають, щоб компанія надала конкретним частинам файлу доступ до поточних і колишніх співробітників. Зверніться до свого адвоката з питань працевлаштування, щоб переконатися, що ваша політика відповідає всім законам.

Федеральний закон, наприклад, вимагає, щоб записи, пов'язані з законом про американців з інвалідністю, зберігалися окремо від записів персоналу. Якщо ваша компанія підлягає HIPAA, переконайтеся, що ваша медична документація відповідає цьому.

Ви можете мати велику свободу дій у тому, що ви дозволяєте співробітникам бачити у своєму файлі. Але майте на увазі, що навіть якщо ви визначите, що працівник не може мати доступ до певної інформації, наприклад, перевірки довідки, то у випадку судового позову ця інформація може бути виявлена.

Тому доручайте своїм співробітникам точно реєструвати речі і дотримуватися закону в будь-який час. Записи працівників не є місцем для внутрішніх жартів або коментарів. У судовому суді вони не надто добре.

За загальним правилом, наявність одного записуючого пристрою до записів забезпечує дотримання та послідовність процедур. Ви не хочете, щоб один менеджер з управління персоналом дозволяв людям повертати свої записи до своїх столів, а інший взагалі відмовлявся від доступу.

Вимагати, щоб всі проходили через єдине джерело, допомагають зберегти речі послідовними та законними. Закони, що стосуються збереження записів і записів і доступу, є складними. Переконайтеся, що ви залишаєтеся в курсі.

Нижче наведена політика є гарним початком для вашого бізнесу, але майте на увазі, що ваші державні та місцеві закони можуть відрізнятися.

Приклад політики доступу до записів співробітників

Усі працівники, колишні працівники та представники працівників можуть переглядати певний зміст своєї кадрової справи з попереднім повідомленням персоналу персоналу. Документи, які стосуються кваліфікації працівника для найму, такі як заявка, просування по службі, дисциплінарні стягнення та передача, можуть розглядатися. Крім того, працівник може переглядати анкети та записи про навчання.

Документи, які співробітник може не переглядати, включають в себе посилання або контрольні перевірки, записи будь-якого розслідування, проведеного керівництвом, медичні записи, документи, пов'язані з судовим процесом, будь-який документ, який порушує конфіденційність іншого працівника, і документи, що використовуються для планування працівників.

Процедура

Працівник, який хоче переглянути дозволений вміст свого персоналу, повинен звертатися до персоналу з 24-годинним повідомленням (без вихідних). Колишні працівники або люди, невідомі персоналу персоналу, повинні пред'явити ідентифікацію та / або доказ дозволу на доступ до кадрової справи.

Співробітники повинні переглядати свої кадрові справи в присутності персоналу персоналу.

Працівники не можуть вилучати з офісу будь-яку частину кадрової справи.

Працівник може вимагати фотокопії файлу або частин файлу. У межах обґрунтованого персоналу персоналу надаватимуться фотокопії. Для великого копіювання працівнику необхідно буде оплатити копії.

Якщо працівник не задоволений документом у своїй особовій справі, у присутності персоналу персоналу, працівник може написати пояснення або роз'яснення і додати його до спірного документа. Ні за яких обставин персонал персоналу або працівник не змінять фактичний документ.

Працівник може також попросити вилучити документ з кадрового досьє. Якщо особовий склад персоналу погоджується, документ може бути видалений. Якщо персонал персоналу не згоден, питання може бути оскаржено в порядку, встановленому політикою компанії Open Door Policy.

Сподіваюся, ви знайшли цю політику корисною, коли ви розробляєте власну політику доступу до файлів персоналу для вашої організації. Будь ласка, налаштуйте політику відповідно до потреб та культури організації.