Роботодавці повинні вести записи про співробітників

Хочете знати, які записи працівників потрібно зберігати як роботодавця? Роботодавець утримує чотири протоколи працівників для кожного працівника. Крім того, роботодавець підтримує інші файли записів працівників для всіх працівників.

Файли персоналу записів співробітників

Для кожного співробітника ведеться кадровий файл. Ці файли персоналу містять конфіденційні документи та керуються та обслуговуються персоналом людських ресурсів. Файли персоналу є основними записами працівників, які використовуються роботодавцем, працівником і менеджером працівника в деяких компаніях.

В інших - і це рекомендований підхід - доступ до кадрової справи працівника обмежується персоналом і працівником під наглядом.

Типові документи, що містяться в кадровій справі, включають заявку на працевлаштування, форму контактної інформації про надзвичайні ситуації в сім'ї, документально оформлену історію дисциплінарних дій, резюме, підписку працівників, підписку на службу роботодавця, періодичну оцінку, оцінку роботи або роботу план розвитку, сертифікати на навчання та свідчення про відвідуваність, а також поточну особисту контактну інформацію про кожного співробітника.

Не всі файли персоналу містять однакові документи, але в кожному кадровому файлі є ті самі документи. Документація про працездатність працівника не належить до кадрової справи, якщо вона не вимагає дисциплінарних стягнень, нагородження або інших ознак видатного досягнення. Такі щоденні примітки щодо ефективності належать до файлу, який менеджери зберігають, щоб відстежувати ефективність, цілі та внески своїх співробітників.

Файли заробітної плати працівників

Файли заробітної плати також зберігають записи співробітників. Файли заробітної плати містять історію робочих місць працівника, відділів, змін компенсації, гарнітури, кредитів та іншої інформації, необхідної для оплати праці працівнику та зберігання копії історії компенсації працівника.

Файл заробітної плати також міститиме історію урядових форм, таких як W-2, W-4, а також утримання документів із соціального забезпечення, заповнених працівником. Файл також міститиме інформацію про вигоди працівника та дозвіл на вилучення платежів із зарплати працівника.

Медичні файли записів працівників

Медичний файл працівника також підтримується роботодавцем. Записи працівників у медичній справі не доступні нікому, крім персоналу, призначеного персоналом, і працівником, чиї записи зберігаються у файлі. Медичні файли містять записки лікаря, документацію щодо застосування FMLA, інформацію про тест на наркотики, необхідну фізичну інформацію та іншу документацію, що стосується медичного здоров'я співробітника або члена його сім'ї.

Медичні довідки, завдяки конфіденційності записів працівників, отримують найвищий ступінь безпечного зберігання та конфіденційності. Рекомендується, щоб медичні файли зберігалися у закритих скриньках файлів, які заблоковані в кімнаті, недоступній для працівників, які не призначені для персоналу HR.

I-9 файли записів співробітників

I-9 Файли зберігають записи працівників, які зберігаються для всіх співробітників у одному файлі, який є окремим від інших записів співробітників. Роботодавці зберігають цей запис працівників окремо від інших записів працівників для збереження конфіденційності працівників від державних службовців та інших осіб, які мають право переглядати працівників I-9 років.

Збереження I-9 в окремому місці гарантує, що, якщо ви обрані для перегляду файлу Федерального I-9, державні службовці не матимуть доступу до будь-яких інших записів про працівника або її роботу в організації, за винятком фактичного I-9 форма. Ці дослідження зростають з кожним роком, тому переконайтеся, що ваші співробітники правильно заповнили форми I-9, або ви можете бути стягнені штрафи і потенційно в'язницю.

Доступ до записів працівників

Працівники можуть переглядати свої записи працівників, звертаючись до персоналу персоналу під час звичайних робочих годин. Жоден працівник не може змінювати або видаляти будь-який документ у своїх записах, який повинен бути переглянуто в присутності персоналу персоналу з персоналу.

Ви повинні мати політику перегляду персоналу співробітників у своєму довіднику працівника і безладно стежити за запитами працівників для перегляду їхніх файлів.

Якщо працівник надсилає письмовий запит на копію своїх кадрових записів після того, як вони залишили роботу, ви повинні надіслати їх копію.

Іноді ви зустрічаєтеся з працівником, який підозрюється щодо того, які записи працівників зберігаються у відділі людських ресурсів. Це працівники, які, швидше за все, вимагатимуть копію своїх файлів співробітників. Знову, без дискримінації, зробіть копію файлу і відправте його. (Ви, ймовірно, отримаєте зворотній зв'язок, що співробітник був здивований тим, як мало документації, яку зберігає персонал HR.)

У деяких юрисдикціях законно стягувати з працівника витрати на дублювання та надсилання файлу.