Як знати, коли вам потрібна політика компанії

Політика та процедури компанії забезпечують безпечне, організоване, дружнє, розширення можливостей і недискримінаційне робоче місце. Політика захищає працівників від вільного для всіх середовища фаворитизму та несправедливого поводження. Але якщо ви намагаєтеся створити політику для будь-яких обставин, ви не матимете широти управління, необхідні для задоволення потреб окремих працівників. Надто багато політики також збільшує ймовірність того, що менеджери застосовуватимуть їх нерівномірно і несправедливо.

Ви можете досягти здорового балансу. У більшості випадків, якщо ви безпосередньо звертаєтеся до працівників, які ведуть себе таким чином, що не підходять для вашого робочого місця, можливо, вам не доведеться розробляти нову політику компанії.

Правила політики

Розгляньте можливість створення політики в таких ситуаціях:

• Якщо дії співробітника вказують на плутанину щодо найбільш відповідного способу поведінки (коди для одягу, електронна пошта, політики Інтернету або використання смартфонів)
• Якщо працівникам потрібні вказівки щодо поводження зі звичайними ситуаціями (стандарти поведінки, витрати на відрядження або придбання товарів компанії)
• Захист компанії на законних підставах (послідовне розслідування звинувачень у переслідуванні, недискримінаційному наймі або просуванні)
• Залишатися дотримуватися урядової політики та законів (FMLA, ADA, EEOC або мінімальна заробітна плата)
• Встановити узгоджені стандарти, правила та правила роботи (прогресивна дисципліна, правила безпеки, правила порушення або правила куріння)

• Забезпечення послідовного та справедливого ставлення до працівників (пільги, виплати вільного часу, плата за навчання, час загибелі чи черговий термін)

Можуть бути й інші причини для розробки політики. Пам'ятайте, однак, не дозволяйте поганій поведінці одного працівника запровадити політику, яка вплине на інших працівників.

Сформулюйте цілі політики

Після того, як ви визначите, що потрібна політика, введіть у письмовій формі свої цілі для створення політики. Коли це можливо, повідомте співробітникам, чому ви здійснюєте політику. Вкажіть достатньо деталей у політиці, щоб зробити позицію компанії зрозумілою, але не намагайтеся охопити всю потенційну ситуацію.

Тримайте політику настільки короткою та простій, якщо це можливо, але деякі політики щодо юридичних сфер - наприклад, підхід компанії до Закону про сім'ю та відпустку, дискримінація або розслідування скарг, або система прогресивної дисципліни - можуть бути тривалими та всеосяжними.

Збирати інформацію

Перевірте зразкові правила. Можливо, у вас виникнуть проблеми з пошуком прикладу, який би був правильним для обставин, мови та культури вашої компанії, але ви можете скористатися зразковими правилами як базою, а не писати політику з нуля.

Ви також можете підписатися на послугу, яка надає зразки політики. Товариство з управління людськими ресурсами (SHRM) також надає зразки політики для членів.

У деяких випадках ви можете поговорити з адвокатами з трудового права, щоб дізнатися, що вони мають у своєму розпорядженні. Особливо, коли новий закон проходить або Департамент праці видає нові правила, юридичні фірми пишуть загальні політики для своїх клієнтів, які ви можете налаштувати відповідно до ваших потреб.

Розробляти, писати та переглядати Політику

Напишіть політику, використовуючи прості слова та поняття. Говоріть безпосередньо з працівниками, які будуть читати, дотримуватися і жити за допомогою політики.

Після кожного абзацу запитайте себе, що, якщо питання, щоб переконатися, що політика охоплює основи та звичайні виключення та питання. Однак не переймайтеся цим; жодна політика не охоплюватиме всі можливі обставини.

Виберіть пілотну групу з декількох співробітників, щоб прочитати політику і задати питання, щоб визначити, чи будуть працівники розуміти та дотримуватися її. Переписати політику на основі відгуку.

Отримати підтримку з управління та юридичний огляд

Перегляньте політику з керівниками, які повинні дотримуватися політики, щоб отримати підтримку та право власності на політику. Незважаючи на те, що ви, ймовірно, розпочали цей процес, коли ви визначили необхідність політики, підтримка з боку керівництва під час реалізації політики є вирішальною.

Якщо поліс має правові наслідки, є суперечливим характером або має особисті наслідки для працівників (наприклад, процедури безпеки), зверніться до свого адвоката до перегляду політики, перш ніж розповсюджувати її. Переконайтеся, що ви повідомляєте своєму адвокату, що ви хочете, щоб політика переглядалася з огляду на її юридичні наслідки та відповідну формулювання, але не хочете, щоб вона переписувалася на юридичному.

Реалізувати Політику

Розповсюджуйте та переглядайте нову політику для працівників у невеликих групах, окремо або на зборах компаній, залежно від того, чи є ця політика спірною та наскільки легко зрозуміти. Дайте працівникам можливість задавати питання.

Надайте співробітникам примірник політики та попросіть їх підписати, що вони отримали та зрозуміли. Вони повинні зберігати копії для власних файлів.

Зразок виписки Політика підпису

Це зразок signoff оператора для використання:

Я підтверджую отримання та розуміння політики Вашої компанії. Політика діє Дата до подальшого повідомлення.

_______________________________________________________

Підпис працівника

_______________________________________________________

Ім’я працівника (друк)

________________________________

Дата

Вирішіть, як ви будете спілкуватися в майбутньому

Включіть політику до вашого довідника працівника. Ви також можете хотіти, щоб політика стала частиною вашої нової орієнтації співробітників. Деякі компанії розміщують політику в інтрамережі або в папці політики на загальному диску комп'ютера. Визначте, чи потрібно розподіляти політику додатковими методами.

Дані та архіви колишньої політики, яку ця політика замінює. Вони можуть знадобитися для юридичних цілей або для довідки.

Інтерпретувати та інтегрувати політику

Застосування вашої політики та практика роботи визначатимуть реальний зміст політики. Пам'ятайте, що ви повинні бути послідовними і справедливими, оскільки ви інтерпретуєте політику з плином часу. Якщо ви вважаєте, що ваші практики відрізняються від письмової політики, перегляньте та перепишіть політику за потребою.

Відмова від відповідальності: Зверніть увагу, що надана інформація, хоча й авторитетна, не гарантується для точності та законності. Сайт читається всесвітньою аудиторією, а закони та положення про зайнятість варіюються від штату до країни та країни. Будь ласка, зверніться за юридичною допомогою, або допомогу від державних, федеральних чи міжнародних урядових ресурсів, щоб переконатися, що ваше юридичне тлумачення та рішення є правильними для вашого місцезнаходження. Ця інформація призначена для надання рекомендацій, ідей та допомоги.