Як скласти звіт про прогрес у бізнесі

Звіт про хід складається з заголовка, короткого викладу, опису менших компонентів, зазначення того, коли наступний звіт має бути наданий. Ви б написали звіт за цим шаблоном, а потім надішліть його начальнику або іншому вищому керівництву як призначеному.

Заголовок

Заголовок містить ідентифікаційну інформацію для звіту. Ви введете назву, дату, на яку опубліковується звіт, статус світлофора будь-якого запису (червоний, жовтий, зелений) і загальний показник, можливо, відсоток завершеного, план проти фактичного. Примітка: Такий звіт про успіхи найчастіше використовується для проектів, але також може бути використаний для звітування про інші речі. Наприклад, якщо вам призначено завдання скоротити кількість годин на креслення для інженерної фірми, ви б використали звіт про хід виконання, щоб показати ваш прогрес у скороченні кількості годин на малюнок.

• Назва: Звіт про хід виконання проекту
• Дата: 30 травня 20хх
• Статус: Зелений
• Відсоток завершене: 63 актуальних, 59 планів

Резюме

Ви пишете останнє резюме. Це резюме всіх основних пунктів, наведених нижче у тексті звіту. Залежно від аудиторії, іноді резюме обмежено. Це залежить від вашої аудиторії, кількості людей, які отримують звіт, та їхніх рівнів в організації. Виконавчий висновок орієнтований на тих керівників, які можуть не мати часу для прочитання всього звіту. Якщо ваш звіт спрямований до вашого безпосереднього керівника, очікується, що він чи вона прочитає звіт, а резюме може бути не потрібним.

Однак, якщо це звіт, який широко поширюється серед багатьох керівників у всій організації, може бути необхідно включити резюме для тих осіб, які не мають часу для прочитання всього звіту.

Прогрес компонентних частин

Це основна частина звіту. У цьому розділі звіту ви детально описуєте свій прогрес у всіх компонентах проекту. Ви перелічуєте свій прогрес і досягнення стосовно всіх показників протягом цього періоду часу. Ви покажете, що ваш план на наступний період часу. І тоді ви перераховуєте не тільки блокаторів, але і які зусилля ви робите, щоб очистити їх. Нарешті, розділ покаже, яку додаткову допомогу потребує ваш начальник або інший отримувач звіту про хід виконання.

Резюме

За текстом звіту йдеться у розділі резюме. Вона містить менше деталей, ніж прогрес, про який йшлося у попередньому розділі. Ви б включали ту ж саму інформацію, показники, досягнення, план на наступний період і будь-які блокатори, але надайте менше деталей для кожної категорії. Наприклад, підсумком може бути одне речення, наприклад, "всі результати є вчасно", тоді як запис про прогрес у попередньому розділі може сказати "Постачання A, належне на xx / xx / xx буде доставлено три дні раніше.

Звіт Y буде доставлено вчасно на xx / xx / xx. І очікується, що звіт C, який затягується на два тижні під час очікування графіки, буде доставлений на його переглянуту дату xx / xx / xx."

Наступна дата завершення звіту

Тут ви перераховуєте, коли буде надіслано наступний звіт. Якщо це, наприклад, щотижневий звіт, то наступний звіт буде відображатись як наступний тиждень. Для щомісячного звіту ви повинні вказати дату наступного місяця, коли звіт буде розіслано. Люди, які отримають звіт, очікують, що ці дані будуть такими ж точними, як дані у звітах.

Нижня лінія

Ваш звіт про хід виконання складається з необов'язкового резюме, звітів про хід виконання всіх компонентів проекту, детального резюме та термінів. Зробіть їх максимально точними.