Як відповісти на запитання працівників - поради та стратегії зустрічі

Ділові зустрічі можуть працювати на безкінечності, якщо ви відкриваєте слово для того, щоб приймати питання працівника, якщо ви не встановлюєте параметри з самого початку і не підтримуєте контроль над підлогою. Вислів "є один у кожному натовпі" добре застосовується в контексті ділових зустрічей, оскільки незадоволені працівники часто готові виступати в групі. Все, що потрібно, - це одне негативне зауваження або запитання, щоб інші могли погодитися. Але зворотне також може бути вірним: розпочати позитивну розмову і запросити інших приєднатися, і результат може бути продуктивною зустріччю з усіма, хто відходить, відчуваючи, що зустріч коштувала їхнього часу.

Однією з найбільших скарг на ділові зустрічі є те, що вони часто є непотрібними і витрачають цінний робочий час. Переконайтеся, що ви чітко вказуєте мету своєї зустрічі, заздалегідь встановіть кількість часу, яке ви будете присвячувати зустрічі (а також будь-які відкриті обговорення), а потім дотримуйтесь тем зустрічі та запланованої тривалості. Можливо, ви захочете зробити зустрічі більш цікавими, коли відбудеться криголама або активізується розминка.

Ось стратегії для роботи з співробітниками, які ставлять питання під час зустрічей, на які ви не хочете відповісти відразу, або що ви не хочете звертатися в будь-який момент під час зустрічі.

Коли негайно діяти на запитання

Якщо питання є своєчасним і поставленим завданням, і ви відчуваєте, що його треба вирішувати, дайте відповідь негайно, але коротко, а потім слідуйте, заявивши, що ви приймете більше запитань наприкінці зустрічі, якщо у вас є час.

Підтримуйте своє твердження, що ви рухаєтеся з мовою тіла. Подивіться на ваші нотатки або зверніться до білої дошки і т.д. За допомогою миттєвого розриву очей ви покажете, що рухаєтеся далі. Якщо ви дивитеся на аудиторію (особливо з піднятими бровами), ви можете відправити сигнал, що ви залишаєте відкриття для додаткових питань.

Якщо аудиторія негативна або ворожа, то визнайте їхню стурбованість, але лише побічно. Знайдіть час, щоб пояснити, що ви розумієте, і поділитися своїми побоюваннями, але якщо ви отримаєте занадто далеку тему, нічого не буде досягнуто. Запропонуйте людям записати свої питання на пізніше, або організувати зустріч з вами в приватному порядку, де ви можете обговорити їхні проблеми більш детально.

Відповідь на одне запитання дуже зручна, оскільки вона:

• Дозволяє власнику зустрічі звертатися до того, про що вони, можливо, не думали;
• Він посилає повідомлення, що ви слухаєте свою аудиторію;
• Взявши лише одне питання, ви також надішлете повідомлення про те, що ви все ще контролюєте зустріч, але піклуєтеся про те, що учасники думають.

Як тактично відкласти питання

Якщо питання, яке буде поставлено, буде розглянуто пізніше на засіданні, заявіть: "Це хороше питання і ми коротко зупинимося".

Якщо питання, що запитується, не по темі і не буде розглянуто на засіданні, дайте набір конкретних інструкцій для вирішення. Якщо ви просто відмовитеся відповісти на питання або винесіть судження, "це не мета цієї зустрічі", ви можете в кінцевому підсумку надіслати неправильні повідомлення своїм співробітникам: керівництво не піклується.

Ще один спосіб відкласти питання, про які не буде говорити на засіданні, - попросити людину зустрітися з вами (або іншим відповідним членом керівництва) приватно, щоб більш детально обговорити їх проблеми. Ви навіть можете запропонувати (якщо доречно), що це питання є достатньо важливим для того, щоб обґрунтувати розгляд питання на окремому засіданні в майбутньому.

Вирішення питання корисне, оскільки:

• У випадковому середовищі працівники можуть відчувати себе занадто вільними, щоб висловлювати свою думку і можуть взяти під контроль зустріч;
• Більшість злих або незадоволених працівників хочуть почути більше, ніж будь-що інше. Надання їм звучальної дошки в потрібний час і налаштування може допомогти уникнути малих проблем, що стануть більшими проблемами; і
• Працівники потребують і відповідають на хороше керівництво.Якщо керівництво підтримує контроль справедливим і збалансованим способом, воно посилає працівникам повідомлення, що керівництво слухає, але має встановити відповідні межі.