Написання навичок - спілкування з словами

Написання прекрасної прози і поезії - це талант. Однак ефективне написання - це навички, які можна вивчити.

Організуйте своє письмо

Незалежно від того, чи складаєте ви записку своєму співробітникові або звіт для вашого начальника, ви повинні вирішити, яку інформацію ви хочете передати. Ось як це зробити:

1. Перелічіть всі елементи, які потрібно обговорити у вашій записці або звіті.
2. Помістіть їх - від найбільш до найменш важливих.
3. Напишіть короткий підсумок всієї пам'ятки, це буде ваш перший абзац.
4. Розгорніть кожен елемент, зазначений у кроці 1.
5. Якщо будь-яка дія повинна бути прийнята одержувачем, зазначте це у своєму закритому абзаці.

Деякі поради

Пишіть для своєї аудиторії. Використовуйте просту мову. Ви не хочете, щоб читач потребував словника, щоб розшифрувати те, що ви хочете сказати. Ви не повинні намагатися справити враження на свого читача своїм величезним словником. Швидше за все, ви розчаруєте читача. Більшість людей жонглюють кілька завдань одночасно, і зацікавлені в отриманні тільки необхідної інформації. Ви відповідаєте за це. Замість того, щоб сказати: "Його стадна природа засвідчує його як чудовий кандидат на роботу", кажуть: "Його дружність робить його найкращим кандидатом на роботу".

Тримайтеся подалі від жаргону, якого читач не може зрозуміти. Якщо ваша робота дуже технічна, але людина, якій ви пишете, не добре розбирається в цій сфері, дотримуйтеся слів, які людина зрозуміє. Наприклад, якщо ви є дизайнером веб-сайту, це речення в пам'ятці вашому клієнтові, психологу, не матиме ніякого сенсу: "Що б ви хотіли, щоб я використовував як BGCOLOR для вашого сайту: # ADD8E6 або #FFFFFF?" Кожен, хто володіє дизайном веб-сторінок, знає, що це питання може бути перекладено на "Що б ви хотіли, щоб колір фону вашого сайту був: Світло-синій або білий?" Однак, не очікуйте, що ваш клієнт буде більш знайомий з цим технічним жаргоном, ніж ви б з її обговоренням психологічного терміна, такого як трихотілломанія.

Кліше на день утримує читача - або, принаймні, це не змушує його або її згадати, що ви говорите. Ви хочете, щоб ваше письмо було пам'ятним. Оскільки ми часто чуємо кліше, ми стаємо нечутливими до них. Слова, таким чином, не є однозначно пов'язаними з вашим листом. Замість того, щоб говорити "Не відкладайте до завтра те, що ви можете зробити сьогодні" у записці підлеглим ви намагаєтеся мотивувати. Просто скажіть: "Перестань відкладати. Виконайте роботу зараз".

Коли це можливо, використовуйте активний голос. Активний голос робить ваш вирок сильнішим і зазвичай коротшим. Давайте спробуємо ці приклади. Пасивний голос: "Продажі зросли через мережу, яку я зробив". Активний голос: "Моя мережа збільшила продажі".

Не будьте зайвими. Не треба говорити "в другій половині дня" або "вагітна жінка". Кажуть "2 вечора" або "2 вдень" або "майбутньої жінки" або "вагітної жінки" все передають те, що ви хочете сказати, і менш багатословні.

Звичайно, зверніть увагу на граматику. Використовуйте Strunk і White Елементи стилю, доступні в Інтернеті. Гарний словник має бути поруч із тезаурусом. Тезаурус дозволить вам зберегти свіжість письма, допомагаючи вам знайти різноманітні слова для використання. Багато з цих ресурсів доступні в Інтернеті.

Коректура є одним з найважливіших речей, які ви можете зробити. Оскільки ви, ймовірно, займаєтеся більшістю своїх записів на комп'ютері, у вас є доступ до автоматизованих перевірок орфографії та граматики. Будьте обережні, хоча деякі слова, які використовуються в неправильному контексті, можуть бути пропущені комп'ютеризованими перевірками орфографії. Наприклад, речення "До працівників, які брали участь у зустрічах двох, дізнаються про програмне забезпечення gnu", проходило б перевірку орфографії без виявлення будь-яких помилок. Попросіть когось перевірити ваш документ, якщо це можливо.

Якщо час дозволяє, покладіть композицію, і вичитайте її пізніше, або навіть краще, наступного дня.