Практика керування зустрічами допомагає підвищити продуктивність

Ми багато витрачаємо на роботу на зустрічах. У багатьох випадках бідні практики управління зустрічами призводять до непродуктивного використання часу учасників. У відповідній статті ми пропонуємо рекомендації щодо перетворення п'яти сценаріїв зустрічей на продуктивні події. Ось додаткові ідеї для підтримки зміцнення корисності, продуктивності та впливу зустрічей.

Ключ керування зустрічами - стенд PAT

Деякі менеджери використовують P.A.T. підхід до зустрічей, що вимагає a Pнав'язувати, а Agenda і a Ttimframe. Орієнтування учасників на ці критичні моменти контексту перед початком сесії гарантує, що люди з'являться готові взяти участь і підтримати загальний намір зустрічі. Ясна P.A.T. план допоможе забезпечити продуктивну сесію.

Ви повинні бути в змозі визначити мету зустрічі не більше 1 або 2 пропозицій. "Ця зустріч має на меті спланувати нову маркетингову кампанію" або "на цій зустрічі буде розглянуто нову політику судноплавства для обробки повернень". Цілі допомагають забезпечити кожному знати, чому вони знаходяться там, що потрібно зробити, і як керувати прогресом і прагнути до висновку.

Встановіть порядок денний. Перерахуйте елементи, які ви збираєтеся переглянути / обговорити / перевірити. Ми хочемо призначити час для кожного пункту порядку денного (див. Нижче) і визначити особу, яка відповідає за модерування обговорення. Встановіть часові рамки; принаймні встановіть час початку та закінчення. Ми також рекомендуємо встановити тривалість для кожного пункту порядку денного. Вони повинні складати загальний термін зустрічі.

Початок Ваших зустрічей вчасно

Якщо ви працюєте в одній з тих культур, де люди струшуються на зустрічах аж до п'яти-десяти хвилин після запланованого часу початку, настав час розпочати нову тенденцію. Одна фірма заохочує своїх керівників закрити двері в запланований час початку, а ті, хто запізнився, не можуть бути присутніми. Хоча це може бути більш драконівським, ніж ви маєте намір діяти, ви не повинні сумніватися в тому, щоб привести зустріч до наказу, переглянувши мету та підтверджуючи очікування та терміни.

Не чекайте, коли з'являться відсталі. Коли хтось прибуває з запізненням, не повертайтеся і не переглядайте те, що вже було покрито. Продовжити тему зустрічі. Це буде незручно для відсталих і поліпшити шанси його / її прибуття вчасно на наступній зустрічі.

Якщо організатор / спонсор зустрічі не з'явиться вчасно, вважайте зустріч скасованою і поверніться на роботу. Період очікування від п'яти до семи хвилин є розумним. Шанси, організатор зустрічі зіткнувся з несподіваною складністю і вважав за краще б не витрачати свій час на чекання його / її.

Тримайте нараду на тему

Хороша практика полягає в тому, щоб призначити людині роль утримання всіх на шляху під час зустрічі. Надто часто дискусії дрейфують, а потім деградують на вир думок, ідей, фактів і емоцій. Замість цього призначте цю роль та інформуйте всіх учасників, що ця особа буде втручатися, якщо і коли обговорення відхиляється від порядку денного і конкретного пункту обговорення. У деяких фірмах цю роль посилають як "Traffic Cope", в інших - "Topic Keeper". Незалежно від лейблу, ця роль надзвичайно корисна для підвищення ефективності та продуктивності ваших зустрічей.

Якщо виникають додаткові теми, які є позаплановими, але важливі для обговорення, вони повинні бути чітко відображені та розміщені на "стоянці" для подальшого обговорення або обговорення або для окремої зустрічі. Власник зустрічі залишає за собою право дозволити незначне розбіжність обговорення, якщо воно підтримує загальну мету зустрічі.

Зберігайте та розподіляйте нотатки / хвилини зустрічей

Хтось, окрім організатора зборів, повинен вести протокол засідання. Хороший запис протоколів буде включати:

• Час зустрічі, дата, місце розташування
• Опис мети
• Копія порядку денного
• Список учасників та список тих, хто не був присутній
• Детальний перелік висновків, пунктів дій, відповідальності та термінів завершення. Багато нотаторів використовують порядок денний як посібник для переліку висновків і дій.
• Запланована подальша зустріч, якщо вона дійсно потрібна.

В ідеалі, розповсюджуйте записки на зустріч якомога швидше після завершення зустрічі і зовсім протягом одного робочого дня. Протоколи та записки слугують важливим нагадуванням для учасників, а також джерелом інформації для інших зацікавлених сторін або для тих, хто пропустив зустріч. Протоколи є прекрасним інструментом для нагадування людям і командам про їхні вжиті подальші дії.

Суть

Цілком можливо, що зустріч приведе до позитивного результату, допомагаючи просувати проекти та людей вперед, просто не розраховуйте на це. Деяка старанність та навмисне зміцнення методів управління зустрічами покращать ваші шанси на досягнення великого результату.

Оновлено Art Petty