Як відформатувати повідомлення електронної пошти

Коли ви надсилаєте запит на роботу або подаєте заяву на роботу, важливо відформатувати електронну пошту як професійно, як будь-який інший діловий лист. Зрештою, всі - включаючи рекрутерів і менеджерів по найму - отримують багато листів. Переконайтеся, що ваші електронні листи виділяються через вміст, а не через недбалі помилки, погану форматування або надто випадкову мову.

Використовуйте читабельний шрифт розміром 10 або 12 пунктів у ваших електронних листах. Надсилайте електронні листи, пов'язані з пошуком роботи, з професійної адреси електронної пошти - в ідеалі, ваша адреса електронної пошти повинна містити лише певну комбінацію вашого імені або прізвища або першого імені та прізвища. Ось що потрібно включити під час відправлення листування пошуку роботи та формату повідомлення електронної пошти, який слід використовувати, коли ви надсилаєте повідомлення електронної пошти, пов'язані із зайнятістю.

Сюжетна лінія

Не забудьте включити в електронну адресу рядок теми.

Якщо ви забудете включити один, ваше повідомлення, ймовірно, навіть не збирається отримати відкриті. Використовуйте рядок теми, щоб підсумувати, чому ви надсилаєте електронну пошту. Деякі приклади сильних сюжетних рядків:

• Заявка на маркетинг-юрист - Джейн Сміт
• Запит на інформаційне інтерв'ю
• Дякую - Інтерв'ю з маркетингу
• Повідомлення Ім'я особи для інформаційного інтерв'ю, обговорення XYZ, тощо

Привітання

Якщо у вас є контактна особа, надішліть свою електронну пошту Шановні панове! Прізвище. Якщо можливо, знайдіть ім'я менеджера по найму. Ця інформація іноді входить до списку завдань. Якщо це не так, використовуйте сайти, такі як LinkedIn, щоб визначити контактну особу, або ознайомтеся з веб-сайтом компанії.

Якщо є контактний номер, ви також можете зателефонувати на стійку реєстрації компанії і подивитися, чи може адміністратор надати інформацію.

Перевірте також свою власну мережу: чи знаєте ви будь-кого, хто працює в компанії і може обмінюватися додатковою інформацією?

Якщо ви не маєте назви контактної особи, просто надішліть свою електронну пошту до Dear Hiring Manager. Інший варіант - не включати привітання і просто починати з першого абзацу вашого повідомлення.

Тіло Послання

Скопіюйте та вставте супровідний лист у повідомлення електронної пошти або напишіть супровідний лист у тілі повідомлення електронної пошти. Якщо оголошення про вакансії просить відправити своє резюме як вкладення, надішліть резюме як PDF або документ Word. Коли ви запитуєте про доступні позиції чи мережу, зрозумійте, чому ви пишете, а також мету вашого повідомлення електронної пошти.

Форматуйте повідомлення електронної пошти

Ваше повідомлення електронної пошти має бути відформатовано, як типовий діловий лист, з пробілами між абзацами та без помилок або граматичних помилок. Не беріть довжину за якість - тримайте свою електронну пошту коротко і доречно. Уникайте надмірно складних або довгих речень. Зробіть одержувачам електронної пошти легким можливість швидко просканувати електронну пошту та дізнатися, чому ви надсилаєте електронну пошту.

Виправте це, як і будь-яку іншу кореспонденцію. Якщо ви дійсно стурбовані помилками, подумайте над роздрукуванням проекту електронної пошти. Найчастіше легше вловлювати друкарські помилки та граматичні помилки на паперовому носії, ніж при перегляді на екрані. Перегляньте шаблон електронної пошти та зразки повідомлень електронної пошти нижче, щоб дізнатися, як має виглядати ваше повідомлення.

Включіть підпис електронної пошти

Важливо створити підпис електронної пошти та включити свій підпис до кожного надісланого вами повідомлення. Введіть своє повне ім'я, свою адресу електронної пошти та свій номер телефону в підпис електронної пошти, щоб менеджер по найму побачив, як зв'язатися з вами. Ви також можете включити посилання на вашу сторінку або веб-сайт профілю LinkedIn, щоб менеджери з найму та менеджери по найму могли легко дізнатися більше інформації про вас.

Не забувайте про вкладення

Надсилання електронної пошти для пошуку роботи часто включає в себе додавання файлів, резюме, портфоліо або інших зразків. Переконайтеся, що двічі перевірте, чи приєднали всі файли, зазначені у вашій електронній пошті, перш ніж натиснути кнопку "Надіслати".

Шаблон повідомлення електронної пошти

Наведений нижче шаблон електронної пошти містить інформацію, яку потрібно включити до повідомлень електронної пошти, які надсилаються при пошуку роботи. Використовуйте шаблон як орієнтир для створення індивідуальних повідомлень електронної пошти для відправки роботодавцям та з'єднанням.

Рядок теми повідомлення електронної пошти: Позиція менеджера магазину - Ваше ім'я

Привітання:

Шановний пане / мій. Прізвище чи Шановний менеджер по роботі:

Перший абзац:

Перший абзац вашого листа повинен містити інформацію про те, чому ви пишете. Будьте чіткими і прямими - якщо ви подаєте заяву на роботу, згадайте посаду. Якщо ви хочете отримати інформаційне інтерв'ю, вкажіть це у своїх початкових пропозиціях.

Середній абзац:

У наступному розділі вашого повідомлення електронної пошти має бути описано, що ви повинні запропонувати роботодавцеві, або якщо ви пишете, щоб звернутися по допомогу, яку допомогу ви шукаєте.

Останній абзац:

Завершіть супровідний лист, подякувавши роботодавцеві за те, що Ви розглянули Вашу посаду чи Ваше з'єднання для допомоги у пошуку роботи.

Підпис електронної пошти

Ім'я прізвище

Адреса електронної пошти

Телефон

Профіль LinkedIn (необов’язково)

Приклад повідомлення професійної електронної пошти (лише текст)

Тема: Посадова допомога факультету - Ваше ім'я

Шановний пан / пані! Прізвище, Сьогодні я пишу, щоб дізнатися про можливість подання заявки на посаду асистента викладання у вашому університеті. Цього літа я переїду до вашого району. Мені дали ваше ім'я доктором Нельсоном, який був одним з моїх професорів в Університеті Північних Королівств.

У мене є ступінь магістра в галузі вивчення корінних народів з Університету Північних Королівств, і я допомагав у декількох класах, закінчивши диплом.

Крім того, я зацікавлений дізнатися більше про ваш Ph.D. програми в Північноамериканській історії. Можливо, ми зможемо запланувати зустріч, щоб дізнатися більше про програму.

Я додав своє резюме для вашого прочитання. Дякуємо за ваш час, і я сподіваюся почути від вас найближчим часом.

Ім'я прізвище

Адреса електронної пошти

Телефон

Профіль LinkedIn (необов’язково)