Як писати та надсилати професійні повідомлення електронної пошти

Всякий раз, коли ви надсилаєте професійні повідомлення електронної пошти, дуже важливо, щоб повідомлення було ідеальним. Ви не хочете, щоб підірвати можливість, роблячи будь-які помилки - або в тому, як ви надсилаєте електронну пошту або як ви стежите за ними. Прочитайте далі, щоб дізнатися, як писати та надсилати першокласні професійні повідомлення електронної пошти.

Чому ви хочете надіслати професійну електронну пошту? Є цілий ряд причин. Ви можете надіслати супровідний лист потенційному роботодавцю, лист подяки колезі, який погодився бути посиланням, лист про відставку вашому поточному начальнику або запит на рекомендаційний лист.

Можливо, ви маєте інші причини для надсилання не-особистих повідомлень електронної пошти, і насправді, це добре, щоб переконатися, що всі ваші електронні листи є організованими та професійними.

Ось що потрібно включити до ваших повідомлень, що не включати, і як закрити, підписати та надіслати повідомлення електронної пошти.

Правила професійного повідомлення електронної пошти

Перегляньте ці кроки, щоб написати високоякісну професійну електронну пошту, і ви завжди будете робити велике враження на одержувача:

• Сюжетна лінія: Сюжетна лінія повинна стисло передати вашу мету для написання. Ваш рядок теми може бути таким же простим, як "Спасибі" або "Запит на Рекомендацію".
• Привітання: Навіть якщо ви пишете дуже короткий лист, включіть привітання. Якщо ви знаєте ім'я особи, включіть її. Якщо ви не перебуваєте на першому імені з людиною, називайте їх за назвою.
• Довжина: Тримайте електронну пошту якомога коротше. Люди, як правило, пропускають довгі повідомлення електронної пошти, тому містять лише важливу інформацію.
• Стиль шрифту: Уникайте витончених, грайливих або кольорових шрифтів; вони просто відволікають одержувача від фактичного повідомлення. Уникайте надмірного використання шрифту та курсиву, що робить електронний лист заплутаним. Не пишіть також великими літерами; це трапляється як розлючений або перезбуджений в електронному листі.

• Смайлики:Не включайте смайлики до професійної електронної пошти; зберегти їх для особистого листування.
• Орфографія та граматика: Тільки тому, що ви пишете електронну пошту, не означає, що ви повинні бути недбалими щодо орфографії та граматики. Уважно редагуйте свою електронну пошту, перш ніж надсилати її. Повідомлення без помилок повідомляє одержувачу, що вашу адресу електронної пошти слід сприймати серйозно.
• Закриття:Випишіть з коротким "Дякуємо", "Найкраще", або іншим простим відправкою, а потім з вашим ім'ям. Більшість облікових записів електронної пошти дозволяють вставляти підписи з іменем, назвою та контактною інформацією в кожній електронній пошті. Це чудовий спосіб зробити кожне листування більш професійним.

Додаткові поради

Після написання електронної пошти перейдіть до всіх цих кроків, перш ніж натисніть кнопку "Надіслати":

• Переконайтеся, що ваше повідомлення завершено:Двічі перевірте, щоб переконатися, що рядок теми вашого листа заповнена, ви включили підпис, ви надсилаєте повідомлення правильній контактній особі, і ви заповнили Ск поле, щоб надіслати копію до себе, так що ви маєте запис повідомлення електронної пошти.
• Підтвердження повідомлення електронною поштою:Перш ніж натиснути кнопку "Надіслати", переконайтеся, що ви перевіряєте правопис і перевіряєте граматику та великі літери. Вони так само важливі в листуванні пошуку роботи з електронною поштою, як і в паперовому листі.

• Надіслати тестове повідомлення електронної пошти:Перш ніж надсилати електронну пошту, надішліть собі повідомлення спочатку, щоб перевірити, що форматування працює, і що нічого не виглядає недоречним. Якщо все виглядає добре, подайте повідомлення електронною поштою компанії чи особі, з якою ви звертаєтеся.
• Надіслати копію повідомлення електронною поштою:Використовувати Ск поле, щоб надіслати собі копію повідомлення електронної пошти, так що ви маєте запис про те, коли ви надіслали повідомлення та на кого ви його надіслали. Ви також можете знайти цю інформацію у папці, яку ви надсилаєте.

• Файл ваших копій:З багатьма програмами електронної пошти ви можете налаштувати папки для полегшення пошуку важливих повідомлень минулого. Налаштуйте папку для всіх повідомлень електронної пошти для пошуку роботи та подайте копії повідомлення електронної пошти, яке ви надсилаєте у папку пошуку роботи.

Регулярно перевіряйте свою електронну пошту

Час є суттєвим, коли ви шукаєте роботу, тому важливо регулярно і часто перевіряти свою електронну пошту, щоб не пропустити важливі можливості. Принаймні, перевірте свою електронну пошту вранці та вранці, щоб у вас було час відповісти швидко на отримані повідомлення.

У ці дні, смартфон може полегшити перевірку електронної пошти, куди б ви не пішли, і коли ви захочете - більше не зависання над комп'ютером. Фактично, ви можете отримувати сповіщення про нові повідомлення електронної пошти, щоб їх можна було прочитати, як тільки вони потраплять у папку "Вхідні".