Як відформатувати контактну інформацію в супровідному листі

Коли ви пишете супровідний лист або надсилаєте повідомлення електронної пошти, що містить супровідний лист, вам необхідно надати свою контактну інформацію в чіткому та легко читається форматі. Здається, це просто, але важливо зробити це належним чином.

Вкажіть найкращий спосіб досягти вас

Ваша контактна інформація буде містити адресу, номер телефону та електронну пошту, але в листі буде вказано найшвидший спосіб зв'язатися з вами. Якщо ви надсилаєте паперовий супровідний лист, наприклад, ви можете написати: "Ви можете зв'язатися з нами протягом робочого часу за вказаним вище номером телефону." Або в повідомленні електронної пошти, додайте останнє речення: "Я з нетерпінням чекаю почути Моя електронна адреса та номер телефону з підписом нижче. " Ви тільки що спростили для одержувача доступ до вас.

In Print: Покладіть контактну інформацію вгорі

Коли ви пишете супровідний лист для друку та пошти, або розміщуєте на дошці працевлаштування, верхній розділ повинен містити інформацію про те, як потенційний роботодавець може зв'язатися з вами.

Перелічіть свою контактну інформацію у верхньому лівому куті. Використовуйте один інтервал і послідовний шрифт, і відформатуйте його як блок інформації. Включіть повну поштову адресу, свій номер телефону та адресу електронної пошти.

Залиште пробіл, додайте дату, а потім введіть ім'я та адресу одержувача, з одним пропуском. Вкажіть ім'я та назву особи, якій ви надсилаєте лист, і назву організації.

Це розумно використовувати ім'я людини, яка отримує лист. Якщо потрібно, перевірте веб-сайт компанії або LinkedIn, щоб дізнатися ім'я менеджера відділу. Коли ви сумніваєтеся, зателефонуйте до головної лінії компанії і запитайте у адміністратора.

Якщо ви не можете визначити ім'я контакту, використовуйте назву відділу в контактній інформації.

Ось приклад формату контактної інформації для заявника та адресованої компанії.

Контактна інформація для Заявника та Компанії

Твоє ім'я

Вашу адресу

Ваш місто, штат і поштовий індекс

Ваш номер телефону

Ваша електронна адреса

Дата

Ім'я одержувача

Назва одержувача

Компанія

Адреса

Місто, штат і поштовий індекс

Якщо ви включите інформацію про свою електронну пошту, обов'язково перевіряйте свою поштову скриньку часто, щоб ви могли швидко відповісти на будь-які контакти.

У електронній пошті: Контакти йдуть внизу

Стандартний діловий стиль для електронної пошти відрізняється, оскільки розмір екрану може не дозволяти швидке сканування очей повного тексту так, як це робиться папірцем. Замість того, щоб розміщувати свою контактну інформацію вгорі, включіть її в свій підпис. Не включайте контактну інформацію роботодавця.

Якщо ви віддаєте перевагу, ваш підпис може пропустити вашу адресу. В іншому випадку просто вкажіть своє ім'я, адресу електронної пошти та номер телефону. Ви також можете включити відповідні посилання до свого соціального сліду, наприклад, ваш профіль LinkedIn або бізнес-сайт. Вони можуть додавати додаткову інформацію та вказувати на ваш статус у професії.

Ось приклади підписів електронною поштою:

Підпис електронної пошти

Твоє ім'я

Ваша електронна адреса

Ваш номер телефону

Профіль LinkedIn (або інша відповідна веб-адреса)

У вашому підписі може бути прийнятною невелика графіка, наприклад, підписаний під текстом підпис. Але не захоплюйтеся. Тримайте його простим і професійним.

Збережіть шаблони

Найкраще використовувати один і той же базовий формат кожного разу, щоб поділитися своїми контактними даними в листі або електронною поштою. Збереження прикладу кожного з них, а також його вирізання та вставлення в міру необхідності гарантує, що ви ніколи не зробите друкарську помилку або нічого не залишите з важливого повідомлення.