5 Відмінності між проектами та бізнесом як звичайні

Ви працюєте над проектом? Або те, що ви робите в щоденній діяльності вашого бізнесу?

Коли я розмовляю з людьми в команді, вони часто говорять мені, що вони не впевнені в тому, що вони працюють над проектом чи бізнесом як звичайна функція. Обидва знаки потрібні в організації та є однаково дійсними, але допомагає зрозуміти, над чим ви працюєте, щоб краще побачити, де вона вписується в організацію.

Існує п'ять основних відмінностей між роботою в проекті та бізнесом, як звичайно (часто скорочено як BAU).

Зміна порівняно з визначенням бізнесу

По-перше, існує різниця в обробці змін.

Бізнес як звичайні операції ведуть бізнес. Вони утримують світло, обслуговують клієнтів і вражають цілі. Команди BAU також першими дізнаються, коли існуючі процеси не працюють і більше не є корисними. Коли це станеться, команди BAU визначають необхідність змін.

Менеджер, як частина стратегічного огляду, може запропонувати, які зміни потрібно зробити для досягнення цілей підрозділу. Або член команди може внести пропозицію щодо змін. На іншому кінці спектру, ви можете мати повний бізнес-випадок, підготовлений старшим менеджером для здійснення змін, необхідних для того, щоб допомогти їх розподілу досягти своїх річних цілей.

Це не просто оптимізація бізнес-процесів. Ті, хто працює в ролі BAU, можуть також усвідомити, що зміна є важливою через зміну регуляторної бази або як частину конкурентного середовища для організації. Персонал Frontline працює для забезпечення стратегії, і він знає, що він хоче бути іншим, щоб дістатися туди.

Проекти, з іншого боку, допомагають реалізувати всі ці зміни. Проекти передають зміни до функцій BAU та через них, використовуючи управління проектами. Пояснимо, яке подальше управління проектом. Організація проекту працює над доставкою змін, які визначили команди BAU. Це відбувається після того, як проект пройшов процес схвалення, який, як правило, є діловим та вищим керівництвом.

Це не означає, що люди з ролі проекту ніколи не можуть запропонувати поліпшення ділової практики, але вони виконуватимуть цю функцію як працівника, а не як частину ролі проекту.

Цей розкол, який ви також почуєте, підсумовуючи, як "змінити бізнес, керувати бізнесом", помітний і в кінці проектів. Зміни, які впроваджує проект, - це виведення. Це може бути частина нового програмного забезпечення, будівля, нова послуга або щось інше. Команда BAU несе відповідальність за її використання та її ефективне використання. Іншими словами, проект забезпечує можливість отримання вигод, а операції BAU використовують цю можливість, щоб отримати вигоди.

Управління проти зменшення ризику

Для того, щоб бізнес як звичайні функції був ефективним, ви знайдете команди BAU, які прагнуть зменшити ризик для операцій. Небезпека виходу з бізнесу для кращої організаційної стабільності та повторюваних процесів - це добре.

За своєю природою унікальність і невизначеність вимагають елементу ризику. Компанія робить невеликий стрибок у невідомий, просто виконуючи проект, оскільки він вносить зміни і забезпечує те, чого раніше не було.

Таким чином, проектні групи підходять до ризику інакше, ніж команди BAU. Керівники проектів прагнуть управляти ризиками - як позитивними, так і негативними - для отримання найкращих результатів. Це може включати пом'якшення ризику, щоб спробувати обмежити ймовірність того, що це станеться, але він також включає інші стратегії управління ризиками. Малоймовірно, що ви коли-небудь погашатимете ризик для проекту, але ви можете зробити це з хороших оперативних причин для роботи в базі.

Один з них пов'язаний з часом, інший - постійний

Проекти мають початкову, середню і кінцеву дату і є одноразовою подією. Це життєвий цикл проекту. Насправді, найбільш визначальною характеристикою проекту є те, що він закінчується. Керівник проекту та команда працюють над проектом протягом цього часу. Наприкінці команда розформована.

BAU не зупиняється і триває. Ви можете, звичайно, закрити функцію або зупинити процес, якщо він більше не потрібен для бізнесу - хоча це буде керуватися як проект! Функція BAU створює поточну роботу без передбачуваної кінцевої дати.

Щоб з великої літери або з великої літери

Проекти можуть бути капіталізовані і часто BAU не може бути - ви покладаєтеся на операційні витрати для вашого поточного бізнесу, як звичайна робота. Іншими словами, облік для проектів та інші завдання є різними.

Фінансування проекту часто стосується приведення активу в експлуатацію - тобто витрати можуть бути капіталізовані. У деяких випадках, залежно від того, де ви знаходитесь у світі та ваші місцеві правила бухгалтерського обліку, ви навіть можете взяти витрати на проект нижче лінії.

Витрати на БАВ зазвичай розглядаються як операційні витрати (операційні витрати) і відслідковуються у звіті про прибутки та збитки компанії.

Фінансування проекту та фінансування бізнесу, в цілому, є дуже спеціалізованою сферою, тому завжди краще приймати поради у ваших фінансових експертів, перш ніж приймати судження про те, що слід і не слід капіталізувати у вашій організації. Правила бухгалтерського обліку відрізняються залежно від країни і навіть організації, де окремі підприємства мають певні процеси і способи здійснення речей.

У сумнівах завжди перевіряйте!

Крос-функціональні та функціональні команди

Нарешті, існує велика різниця у складі проектних команд. Проекти, як правило, залучають мультидисциплінарні групи експертів, об'єднані для досягнення конкретних результатів. Знання того, як мотивувати команду проекту, є важливим, оскільки не кожен може знати конкретну мету на самому початку. Якщо люди не мають чіткого розуміння того, над чим вони працюють, то вони, як правило, не роблять своєї найкращої роботи.

Команди проекту складаються з людей, які заповнюють певні ролі. Це не посади, а посади в проекті з різними обов'язками. Основними ролями в команді проекту є:

• Спонсор проекту
• Менеджер проекту
• Старший постачальник (організація, відповідальна за виконання робіт, яка може бути внутрішньою командою, такою як ІТ або зовнішній підрядник або постачальник)
• Клієнт (це може бути внутрішній клієнт, наприклад, інший менеджер відділу, або, в організації обслуговування клієнтів, клієнт, для якого ви здійснюєте доставку проекту)
• Експерти по темі (люди принесли в команду або на час проекту, або на частину, які використовують свій досвід, щоб зробити внесок у успіх проекту).

Дізнайтеся більше про ролі в команді проекту.

З іншого боку, роботу BAU здійснюють функціональні групи. Вони є власними експертами, але згруповані разом як поділ. Зазвичай менше перехресних перехресних функцій з іншими підрозділами, ніж проектними групами.

Як правило, дуже зрозуміло, над чим повинні працювати команди BAU, і цілі чіткі. Вони мають визначені цілі та бачення ролі, яку відіграє відділ у компанії. Прикладом може служити команда з обслуговування клієнтів, яка працює як частина великого відділу обслуговування клієнтів, що здійснює дзвінки та електронні листи від клієнтів про ваш продукт.

Вона ускладнена, оскільки може бути перекриття. Наприклад, керівник групи в цьому колл-центрі є фахівцем у цій галузі. Вони можуть бути відряджені до команди проекту для управління робочим пакетом та ресурсами, пов'язаними з доставкою частини проекту, що стосується контакту з клієнтом. Але у своїй роботі над проектом вони беруть на себе роль експерта з предметів, а не керівника служби обслуговування клієнтів. Як член команди проекту, вони несуть відповідальність за свою частину бюджету проекту і мають високий ступінь свободи дій щодо того, як робота виконується для досягнення кінцевих цілей.

Вони можуть не мати цього у своїй ролі BAU.

Конфлікти BAU та проекту

Робота над проектом і робота з BAU можуть сидіти поряд з іншими, але часто може виникнути напруга. Це відбувається тому, що проекти намагаються змінити статус-кво. Статус-кво працює досить добре, і, здебільшого, людям не подобаються зміни.

По-друге, коли ви просите людей приєднатися до вашої команди проекту, вони можуть постраждати від конфлікту лояльності. Це їхня перша відповідальність за їхню денну роботу або за проект? Тут можуть допомогти чіткі цілі та рішуча відданість керівництву проекту, а також відкрити комунікаційні лінії, щоб вони знали, якими повинні бути пріоритети.

По-третє, пріоритетом залишається підтримка бізнесу. Це має значення для проектних команд, які могли б бачити скорочення їх фінансування, ключові ресурси, відійшли до ролей BAU та часові рамки, через те, що підтримка щоденних операцій організації тягне увагу.

Керівники проектів можуть бути розчаровані цим, але це завжди буде так, і це має бути. Немає сенсу доставляти фантастичний проект, якщо компанія в той же час перервалася, і нікому не залишилося використовувати те, що ви побудували!

Маючи на увазі ці настанови, можна легко побачити, чи працюєте ви над проектами чи BAU чи обома.