Що в документі проекту

Коли ви починаєте нову ініціативу, документ про масштаб проекту є важливою інформацією для всієї вашої команди. Вона визначає кінцевий продукт, який буде доставлений замовнику, коли він повинен бути доставлений, і якою ціною.

По суті, цей документ визначає межі роботи, так що кожен член команди та замовник розуміють, що тягне за собою проект. Не менш важливо, що вони розуміють, що він робить ні тягне за собою.

Переваги

Заяву про масштаб проекту, якою розказав кожен член команди та клієнти проекту, є невід'ємною частиною управління проектами. Серед його переваг:

• Загальне розуміння серед усіх учасників очікуваних функцій, якості та термінів реалізації проекту
• Засоби спілкування з іншими зацікавленими сторонами проекту, щоб отримати їхню підтримку та участь
• Інструмент для зосередження зусиль команди на роботі, необхідній для задоволення потреб клієнта

Більш того, якщо запропоновані зміни, які виходять за межі початкової сфери, заява стає основою для оцінки та пропозиції модифікацій. Якщо зміни прийняті всіма зацікавленими сторонами, заяву про сферу застосування можна переглянути.

Починаємо

Керівник проекту повинен шукати інформацію від членів команди, клієнтів, виконавчого спонсора та інших ключових зацікавлених сторін, щоб зрозуміти та описати необхідний результат проекту. Це часто називають результатом доставки.

Опис поставки повинен включати вартість або прийнятний діапазон витрат для проекту. Вона також визначає ключові особливості, які необхідно включити, та часові рамки доставки.

Після узгодження з клієнтом, керівником проекту, командою проекту та виконавчим спонсором будь-які зміни до заяви проекту повинні бути зроблені з використанням ретельно контрольованого та задокументованого процесу змін.

Каскадний вплив

Після узгодження заяви чи документа, кожна частина команди використовує її як основу для власних оцінок роботи, часу та витрат. Чим точніше і точніше буде викладено сферу застосування, тим більше ймовірність того, що робочі групи будуть виробляти точні оцінки та вимоги до ресурсів.

Винятки можуть бути важливими

Це не є рідкістю для документа сфери проекту, щоб перерахувати конкретні елементи, які повинні бути виключені з результату. Наприклад, підрядний договір на будівництво будинку може передбачати, що екологічні дозволи повинні бути отримані власником і не є відповідальністю підрядника, який будує будинок.

Що може неправильно?

Відсутність ясності є загальним джерелом стресу та невдачі проекту. Невизначений або неоднозначний обсяг документа залишає багато питань для обговорення та необґрунтованих викликів суджень. Вони можуть впливати на особливості, якість, терміни та вартість проекту.

Ще одна пастка, яку слід уникнути, відома як "сфера повзучості". Якщо заява сфери є нечіткою, клієнт спокушається пред'являти вимоги, які виходять за межі намірів або меж первинних планів.

Регулювання масштабу

Хоча часті зміни сфери застосування затягують завершення проекту і можуть призвести до значних витрат, вони іноді є необхідними і розумними. Керівники проектів покладаються на процес «управління змінами», який ідентифікує необхідні зміни, переглядає всі відповідні оцінки часу, витрат і робочого навантаження і переглядає проект для нових ризиків, пов'язаних із зміною.

Керівник проекту та виконавчий спонсор зазвичай приймають остаточне рішення щодо зміни сфери дії лише тоді, коли ситуація повністю проаналізована. Зміни задокументовані у журналі рішень, а потім повідомлені великій команді проекту.