Як написати професійну електронну пошту - 7 питань, щоб задати себе перед тим, як ви потрапили

Протягом багатьох років люди прогнозують смерть електронної пошти. Хоча це правда, ми використовуємо інші форми спілкування, як текстові та соціальні медіа, щоб «говорити» нашим друзям або надсилати швидкі повідомлення нашим колегам, ми як і раніше використовуємо електронну пошту, особливо для спілкування, пов'язаного з роботою. Це також є основним засобом контакту, коли ви подаєте заяву на роботу. Важливо, як ніколи, знати, як написати професійну електронну пошту.

Електронна пошта може бути вашою первинною точкою контакту з кимось, і тому це ваша перша можливість зробити враження. Будьте дуже обережні у створенні ваших повідомлень. Перед тим, як натиснути кнопку відправити, дайте відповідь на ці 7 запитань.

1. Чи є помилка мого повідомлення?

Перевірка електронної пошти на наявність помилок - це найважливіше, що ви можете зробити, перш ніж відправити її. Неправильне написання і погана граматика змусять вас виглядати безтурботно. Це суперечить враженню, яке ви намагаєтеся зробити, особливо якщо ви претендуєте на роботу.

Коректуйте, доки ви не впевнені, що виявили всі орфографічні та граматичні помилки, а також помилки. Grammarly.com має безкоштовні інструменти, включаючи розширення для веб-переглядача Chrome, які можуть допомогти вам у цьому.

2. Що про мене повідомляє моя електронна адреса?

Ваша робоча адреса електронної пошти, яка, до речі, ви ніколи не повинні використовувати для пошуку роботи, ймовірно, дуже проста. Швидше за все, це якийсь варіант вашого імені. Можливо, ви вибрали менш ділову адресу для особистої електронної пошти. Адреса, яка наводить на думку, дитяча або мила, є нормальною, якщо ви використовуєте її лише для надсилання повідомлень своїм друзям і родині, але якщо вам потрібно написати професійну електронну пошту, зареєструйтеся для нового облікового запису, який передає професіоналізм.

Налаштуйте адресу електронної пошти, яка використовує ваше фактичне ім'я. Спробуйте ввести своє ім'я та прізвище; ваше ім'я, ім'я та по батькові; або деякою комбінацією цих. Ніколи не надсилайте свою професійну електронну пошту з [email protected].

3. Чи правильно вказано ім'я та адресу електронної пошти в полі "До"?

Коли ви почнете вводити ім'я одержувача в поле "Кому", більшість клієнтів електронної пошти заповнить решту імені одним із ваших контактів. Ви можете легко опинитися в такому полі з такою назвою, тому обов'язково зверніть увагу на це.

Уявіть, які неприємності можуть виникнути, якщо ви випадково надішлете електронний лист неправильному одержувачу. Припустимо, ви шукаєте роботу, поки ви ще працюєте. Менеджер з найму майбутнього роботодавця може мати ім'я, яке починається з того ж листа, що й ім'я вашого поточного начальника. Як незручно це буде, якщо ви надішлете своєму начальникові повідомлення, призначене для цього менеджера з найму? Ви не тільки хочете переконатися, що ваше повідомлення досягає призначення, але ви також хочете бути впевненими, що це не досягає ненавмисного.

4. Чи використовував я належну назву для звернення до одержувача?

Якщо ви вже перебуваєте на основі імені з особою, якій ви надсилаєте електронну пошту, це добре, щоб вирішити їх таким чином у вашому повідомленні. Однак, якщо це ваш перший час спілкування з кимось, або ви не впевнені в тому, як вони вважають за краще звертатися, бажано використовувати формальну назву, наприклад, п., Пані, пані, або доктора, а останній ім'я.

Завжди помиляйтеся на стороні обережності. Це не може зашкодити бути формальним. Для того, щоб натякнути на те, як комусь, з ким ви вже маєте встановлені відносини, хочеться звертатися, зверніться до попередніх повідомлень, щоб дізнатися, як вони підписані. Це допоможе вам вирішити, що робити.

5. Чи добре передає моє слово моє послання?

Як кажуть: "Це не те, що ви говорите, а як ви це говорите". Коли ви розмовляєте з кимось обличчям в обличчя, ви можете розраховувати на інтонацію, мову тіла і вираз обличчя, щоб допомогти надати додатковий сенс вашим словам.

Коли ви намагаєтеся передати те ж повідомлення в письмовій формі, є більше місця для нерозуміння, тому що читач не може бачити ваше обличчя, читати мову тіла або чути ваш голос. Переконайтеся, що ваше повідомлення є ввічливим і доброзичливим, і що ваше намічене значення ясне.

6. Чи моє повідомлення просте, але не загадкове?

Зберігаючи ваші повідомлення короткими і солодкими, їх буде легше зрозуміти. У той же час, не варто пропускати нічого важливого. Ви не бажаєте примушувати одержувача електронної пошти вгадати, що ви намагаєтеся сказати. Ваше повідомлення має бути максимально точним, але включати всю необхідну інформацію.

7. Чи включили я непрохані додатки?

Багато людей відмовляються відкривати вкладення електронною поштою, яких вони не очікують. Вони мають рацію, уникаючи цього. У цих вкладеннях часто передаються комп'ютерні віруси. Якщо ви хочете надіслати файл комусь, наприклад, своєму резюме, спочатку попросіть одержувача отримати його дозвіл. Надішліть його тільки, якщо він скаже, що це нормально.