Рекомендації щодо написання професійних листів та електронної пошти

Який найкращий спосіб написати професійний лист - з паперовим листом або електронною поштою? Один дійсно не кращий за інший. У деяких випадках має сенс спілкуватися по електронній пошті, а іноді може знадобитися відправити традиційне друковане, друковане та підписане листа. Як би ви не вибрали, важливо дотримуватися найкращих рекомендацій щодо написання та форматування листів та електронних листів.

Електронна пошта швидше і простіше, але деякі повідомлення електронної пошти ніколи не відкриваються, і залежно від того, кому ви пишете і чому ви пишете, вам може знадобитися надіслати набране та підписане лист або навіть завантажити його в Інтернеті.

Тип повідомлення, який ви обираєте, залежить від того, з ким ви спілкуєтесь і з метою вашого листування.

Рекомендації щодо написання професійних листів та електронної пошти

Всі добре написані листи включають кілька розділів. Інформація, яку ви вказуєте в кожному розділі, і загальний формат залежить від того, чи ви надсилаєте набраний лист або повідомлення електронної пошти.

Важливо, щоб ви знали різні частини листа і що потрібно перераховувати в кожному. Також потрібно знати, як звертатися і підписувати як друковані, так і електронні повідомлення. Різні частини листа такі:

• Контактна інформація
• Привітання
• Тіло листа
• Закриття
• Підпис

Контактна інформація

Спосіб включення контактної інформації буде відрізнятися в залежності від способу надсилання вашого листа. У повідомленні електронної пошти ваша контактна інформація буде в кінці повідомлення, тоді як у письмовому листі ваша контактна інформація знаходиться вгорі сторінки. Ось те, що потрібно включити до розділу контактної інформації, а також зразки для друкованих листів і електронних листів.

Привітання

Привітання - це вітальний розділ вашого листа з чимось на зразок "Шановний пан Петерсон" або "До кого це може стосуватися". Ось список прикладів привітання з листами, які добре працюють для професійного листування.

Тіло листа

Тіло вашого листа буде містити кілька абзаців. Перший абзац повинен містити вступ і коротке пояснення вашої причини для написання. Другий абзац (і будь-які наступні пункти) повинні пояснювати ваші причини для написання. Останній абзац повинен або вимагати від читача дії, якщо ви щось запитуєте, або вкажіть, як ви будете стежити. Будьте впевнені, щоб зрозуміти мету вашого листа. Читач повинен знати, чого ви просите і як вони можуть вам допомогти.

Або, якщо Ви пропонуєте послуги або допомогу, переконайтеся, що Ви зрозуміли, що Ви можете надати.

Закриття

Лист закривається терміном "З повагою" або "Щиро", потім комою, потім підписом, якщо ви надсилаєте набраний лист. Якщо ви надсилаєте повідомлення електронної пошти, просто введіть своє ім'я після закриття. Нижче наведено список прикладів з закриттям листів, які підходять для кореспонденції, пов'язаної з бізнесом та зайнятістю.

Підпис

Останнім штрихом до вашого листа є ваш підпис, який у повідомленні електронної пошти буде містити контактну інформацію. Ось як підписати лист і як налаштувати та підписати електронну пошту.

Як звернутися до листа

Важливо офіційно звернутися до особи, яку ви пишете, якщо тільки ви не знаєте їх дуже добре. Ось як звернутися до листа, включаючи загальну інформацію, яку можна використовувати, якщо у вас немає контактної особи в компанії.

Форматування кореспонденції

Тепер, коли у вас є вся інформація, необхідна для включення до повідомлення, перегляньте стандартний формат для листів і повідомлень електронної пошти.

Посібник з написання листів

Наступним кроком є ​​полірування вашого листа. Між параграфами і верхньою і нижньою частинами сторінки має бути достатньо простору. Ви також бажаєте вибрати чіткий, професійний стиль і розмір шрифту. Те, що ви говорите, буде залежати від причини, яку ви пишете, тому обов'язково налаштуйте свій лист відповідно до вашої особистої та професійної ситуації. Нижче наведено покрокові інструкції для написання різних типів листів, включаючи поля сторінки, шрифти, інтервали та деталі того, що потрібно включити, а також приклади кожного з них:

• Як написати бізнес-лист
• Як написати супровідний лист
• Як написати лист про роботу
• Як написати довідковий лист
• Як написати лист про відставку
• Як написати лист подяки
• Посібник із повідомлень і запрошень до LinkedIn
• Правила професійного повідомлення електронної пошти

Приклади та шаблони

Використання шаблону є відмінним способом почати власне листа або повідомлення електронної пошти, оскільки ви починаєте з основного формату на місці. Просто вкажіть свою інформацію у відповідному розділі листа.

Погляд на приклади також корисний, тому що ви отримаєте ідеї щодо того, що сказати у вашій кореспонденції.

• Зразки листів:Ознайомтеся з цими письмовими зразками листів, включаючи ділові листи, супровідні листи, інтерв'ю, подячні листи, листи подальших дій, листи про прийняття на роботу і відхилення, листи про відставку, листи з вдячністю, ділові листи та інші листи.
• Приклади повідомлень електронної пошти:Ці приклади електронної пошти включають приклади зайнятості, пошуку роботи та електронної пошти для бізнесу, плюс шаблони електронної пошти, приклади форматованих повідомлень і рядки теми, а також привітання та приклади підписів.

Коректування та перевірка правопису

Нарешті, перш ніж друкувати або завантажувати лист або надсилати повідомлення електронної пошти, перевірку орфографії, перевірку граматики та коректування.

Порада, щоб переконатися, що немає помилок, це прочитати вголос. Ви можете помітити помилки, які ви пропустили тільки для читання.