Як бути секретарем судового процесу

Секретарі судових справ надають підтримку адвокатам і параюристам у судових процесах у справах, поданих до місцевих, державних і федеральних судів і адміністративних трибуналів.

Судові секретарі працюють у юридичних фірмах усіх розмірів. Деякі секретарі надають суто адміністративну підтримку. Проте секретарі багатьох фірм виконують гібридну роль, функціонуючи як секретаря, так і судового адвоката.

Нижче наведено кілька найбільш поширених функцій секретаря судового процесу протягом всього життєвого циклу судового розгляду. Ролі секретаря відрізняються залежно від фірми, типу судової практики та розміру персоналу.

Вибір справи

У компаніях-позивачах перший крок у справі - це перевірка справи на користь. Чи є потенційним клієнтом причина дії? Чи існують конфлікти? Секретар може допомогти підготувати форми скринінгу справ і запланувати початкові зустрічі між адвокатом і потенційним клієнтом. У деяких випадках секретар завершить початковий скринінг, задавши запитання потенційним клієнтам по телефону. Якщо клієнт підписується, секретар встановить новий файл справи і передасть клієнту договір зберігання та інші документи.

Розслідування

У багатьох випадках сторони проводять розслідування до подання позову. Це розслідування може включати пошук і опитування свідків, вивчення місця аварії та збір документальних та інших доказів. Секретар судового процесу може допомогти у процесі, запланувавши зустрічі та телефонні конференції від імені адвоката, створивши списки свідків, організувавши докази та інші документи, і створивши надійну систему подачі документів як на папері, так і на електронні документи.

Прохання

У разі подання позову секретар підготує зауваження у програмі обробки текстів. У судовому засіданні можуть входити повістка, скарга, свідчення, заяви про визнання та подання. Секретар судового розгляду часто створює реквізити, які організовують і індексують всі судові справи для конкретної справи. Секретар може подавати ці документи до суду, або особисто, або в електронному вигляді, хоча це завдання часто виконує параюристський чи судовий посланник.

Відкриття

Відкриття - це найдовша фаза судового процесу. Під час виявлення секретаря судового розгляду може виконувати всі або деякі з наступних завдань:

• Підготовка документів для виявлення у системі обробки текстів, включаючи опитування та запит на виробництво
• Введення, надсилання та відстеження повісток
• Планування виписки з кількома сторонами, включаючи адвоката, клієнтів, адвокатів і журналістів суду
• Планування незалежних медичних експертиз та інших призначень, передбачених у Цивільному процесуальному праві
• Створення зв'язуючих відкриттів; індексування та подання документів для виявлення
• Організація та подача документів про справу
• Планування перевірки сайту

• Розміщення та спілкування з експертами; організація та подання експертних звітів

Попередня спроба

Після встановлення дати випробування секретар допомагає юридичній команді підготуватися до судового розгляду. Роль секретаря може включати:

• Введення та форматування досудових документів, включаючи подання, записки, повістки та списки свідків
• Збір і організація експонатів
• Створення, організація та / або індексація пробних в'яжучих
• Допомагає організувати макетні випробування
• Відстеження термінів та надсилання нагадувань юридичній команді
• Перевірка та коректування записів та юридичних документів
• Забезпечення належного форматування документів відповідно до судових правил
• Координація свідків

Випробування

Судовий секретар виконує важливу роль у процесі судового розгляду. Його або її обов'язки можуть включати:

• Підготовка, введення та форматування пробних документів
• Координація підготовки графіків, графіків та інших зображень у залі суду
• Планування кур'єрів, журналістів суду і свідків експертів
• Організація, подача та керування документами, експонатами та пробними папками
• Координація дорожніх заходів для адвокатів, свідків, клієнтів та інших

Інші адміністративні завдання

Для тих, хто працює на стороні оборони, секретаря судочинства буде вводити час адвокатів і адвокатів, витрачений на кожен випадок, в систему часу і рахунків фірми. Він або вона також надсилатиме клієнту періодичні рахунки та здійснюватиме наступні платежі. Інші загальні завдання, що виконуються секретарем судового розгляду, включають:

• Створення інформації шляхом транскрибування, форматування, введення, отримання, копіювання та передачі тексту, даних і графіки
• Відстеження термінів виконання справи
• Кореспонденція з клієнтами, свідками та супротивниками
• Відповідь на телефон
• Створення електронних таблиць для відстеження витрат, експонатів та іншої інформації
• Транскрибування диктування
• Підтримка систем реєстрів
• Маршрутизація кореспонденції, звітів та юридичних документів
• Організація конференцій клієнтів та зустрічей адвокатів
• Підготовка звітів про витрати
• Ведення календаря адвокатів шляхом планування та планування конференцій, телеконференцій, показів та подорожей

• Замовлення витратних матеріалів

Судовий секретар Освіта

Багато секретарів судових справ заповнюють сертифікат або програму асоційованого диплома в торговій школі або коледжі. Тим не менш, секретарі з чотирирічними ступенями коледжу мають найбільш можливості просування в межах юридичної фірми. Судова практика часто відбувається на роботі. Досвідчені секретарі судових справ часто переходять до інших ролей у фірмі, включаючи посади адвокатського та офісного управління.

Судова практика Секретаря навичок та знань

Судові секретарі повинні володіти різноманітними міжособистісними, технологічними та офісними навичками, а також юридичними та процедурними знаннями. Необхідні навички та знання включають:

• Досвід роботи з текстовими засобами, електронними таблицями, презентаціями та програмним забезпеченням для розрахунку за часом; знайомство з пакетом Microsoft Office
• Володіння технікою транскрипції
• Відмінні письмові та усні навички
• Знання місцевої, державної та федеральної судової документації та процедур подачі
• Знання баз даних документів, таких як Ringtail, Summation і Concordance
• Досвід електронного подання
• Знання офісних процедур і юридичної термінології
• Сильні навички друку
• Тверді організаційні навички та навички багатозадачності
• Здатність професійно взаємодіяти з усіма рівнями персоналу