Обсяг, ризик і припущення в управлінні проектами

Сфера управління проектами, як і будь-яка інша сфера знань, має унікальний словник, наповнений скороченнями та спеціалізованими термінами. Три основні терміни та поняття, які ви повинні розуміти, включають:

• Область застосування
• Ризик
• Припущення

Це короткий опис цих трьох основних термінів управління проектами та містить посилання та пропозиції для додаткового читання.

Область застосування

У управлінні проектами сфера - це набір меж, що визначають масштаб проекту. Область описує те, що повинно бути доставлене замовнику в результаті ініціативи проекту.

Розуміння сфери застосування дозволяє керівнику проекту та команді проекту зрозуміти, що відбувається всередині або за межами проекту. Якщо щось "не в обсязі", воно не враховується при плануванні роботи проекту. Діяльність, яка підпадає під межі заяви про сферу дії, розглядається як "за обсягом" і враховується у графіку та бюджеті. Якщо діяльність виходить за межі кордону, вона вважається "поза сферою дії" і не планується.

Незалежно від того, чи є ви керівником проекту чи частиною команди проекту, ви хочете розглянути, чи щось є в обсязі або поза сферою дії, коли ви рухаєтеся вперед. Наприклад, уявіть, що клієнт попросив вас створити веб-сайт. Коли ви накреслюєте область (або встановлюєте межі) проекту, ви вказуєте такі об'єкти як в області видимості:

• Дизайн сайту і схематичне моделювання
• Встановлення випробувального стенда
• Кодування до схваленого каркаса
• Розробка графіки для теми веб-сайту
• Тестування та налагодження до створення сайту

Під час виконання проекту клієнт просить вас включити відео-огляд компанії. Відео не зазначено в обсязі проекту і, отже, виходить за рамки. Хоча ви можете бути раді зробити відеороботу за додаткову плату, це вимагатиме перегляду обсягу та вартості та оцінки часу для проекту.

За відсутності чіткого та узгодженого документа про сферу дії, питання про відео може стати спірним між вашою командою та представниками клієнта. Чітка заява про сферу застосування дозволила вам розрядити ситуацію і впорядкувати зміни.

Отже, як визначити, що знаходиться в межах або поза сферою дії? Спочатку потрібно накреслити всі деталі проекту, які ви зараз знаєте, на основі обговорення з клієнтом або власником проекту. Потім ви хочете зробити ключові припущення, які призведуть до того, що буде розглянуто в межах або поза сферою дії.

Припущення

У якийсь момент у вашому житті вам, напевно, сказали: «Ніколи не роблять припущень». Проте припущення щодо управління проектами є повсякденною діяльністю. Припущення допомагають визначити обсяг і ризики, а також точно налаштувати ваші оцінки на час і вартість. Звичайно, важливо документувати та підтверджувати свої припущення.

Розглянемо щось просте, наприклад, створення книги. Скажімо, ваш друг має ідею про книгу в журнальному столі і попросив вас керувати проектом. Його перший запит - на бюджет, щоб він міг забезпечити фінансування. Коли ви визначаєте область дії, зрозуміло, що ваш друг не впевнений у багатьох деталях, включаючи кількість сторінок, включення зображень, стиль обкладинки та вагу паперу, який буде використовуватися для сторінок.

Оскільки всі ці фактори впливатимуть на вартість і складність виробництва, вам доведеться робити припущення щодо специфікацій і перевіряти ці припущення як прийнятні або неприйнятні для вашого друга. Після подальшого обговорення ваш друг розповість вам, що планує включити в книгу 50 фотографій. Ви можете базувати своє припущення на 50-ти зображеннях або, передбачаючи, що це число збільшиться з часом, ви можете зробити припущення, що буде між 75-90 сторінок із зображеннями.

Ви можете побачити, як припущення безпосередньо впливають на графік. Наприклад, уявіть, що ви керуєте проектом у парку, який передбачає створення набору гойдалки. При створенні вашого проекту ви отримуєте бюджет і призначених членів команди, один з яких відповідає за матеріали. Коли ви створюєте свій графік, ви запитуєте відповідального за матеріали, коли цемент прибуде. Ця людина відповідає, що він не впевнений, коли цемент прибуде, але він вважає, що це буде з 1 червня по 10 червня.

Як ви будуєте свій обсяг і графік, ви робите припущення, що цемент прибуде не пізніше 10 червня. Цей приклад показує дві переваги для створення припущень.

Перша вигода полягає в тому, що припущення про отримання цементу не пізніше 10 червня дозволяє планувати заходи, які покладаються на що надходять цемент. Другою перевагою є те, що він надає особі, яка відповідає за матеріали, термін для доставки цементу, який він може потім передати своєму постачальнику. Він ненавмисно встановив ключовий термін для просування проекту.

Здійснення припущень встановлює орієнтири, які часто переглядаються під час проекту, щоб допомогти команді проекту у перебуванні в межах, у часі та у межах бюджету. Але що відбувається, коли припущення неправильні? Саме тут вступає в дію ризик.

Ризик

Після того, як ви побудуєте свій обсяг і визначите припущення, які стоять за рамками та оцінками, ви бажаєте почати оцінювати зони ризику. Ризик є таким же в управлінні проектами, як і в реальному світі; це небезпека або шанс, які можуть створити шкоду.

Всі проекти містять ризик, і якщо ви є менеджером проекту або власником проекту, то не тільки ваша відповідальність передбачати ризик, але й ваша робота - повідомити потенційний вплив цих ризиків на команду проекту і підготуватися до пом'якшення ризиків.

Ризик виникає в різних ступенях. Іноді ризик може означати, що проект буде працювати трохи по-іншому або зробити невеликий несподіваний поворот. У деяких випадках, однак, ризик може призвести до катастрофічних результатів, які перетворять ваш проект на голову.

Давайте скористаємося сценарієм дитячого майданчика з наведеного вище прикладу цементу. Один з ризиків полягає в тому, що цемент не надходить до передбачуваної дати 10 червня. Які потенційні наслідки цього ризику? Всі наступні заходи, що відбуваються після того, як цемент було вилито, затримуються в результаті цієї проблеми.

Ризики також можуть бути позитивними. Розгляньте вплив на проект, якщо цемент з'явиться раніше, ніж передбачалося. Хоча це здається позитивним результатом, воно все ще створює проблему для термінів та послідовності всіх інших кроків у проекті.

Керівники проектів співпрацюють зі своїми проектними групами для мозкового штурму та виявлення потенційних ризиків. Вони йдуть далі на процес і розглядають потенційний ступінь ризику та його ймовірність виникнення. Крім того, вони ідентифікують тих осіб, які найкраще підходять для визначення того, коли відбувається ризик, і вони розробляють узгоджені плани зменшення ризику.

Багато фірм мають детальні шаблони ризиків, які вони розробили з часом і з досвіду інших проектів. Деякі галузі промисловості склали профілі ризиків, які використовуються як відправна точка для аналізу ризиків. Багато галузей практикують дуже детальний статистичний аналіз для планування ризиків.