План управління зацікавленими сторонами в управлінні проектами

В управлінні проектами, план управління зацікавленими сторонами є офіційним документом, в якому зазначається, як зацікавлені сторони будуть залучені до проекту. Зацікавленою особою є особа або група, яка має зацікавленість у проекті. Розглядаючи, коли і як будуть залучені зацікавлені сторони, команда проекту може максимізувати позитивний вплив зацікавлених сторін на проект.

Що таке зацікавлені сторони?

Зацікавлені сторони можуть бути внутрішніми та зовнішніми для організації. Приклади внутрішніх зацікавлених сторін включають керівників та бізнес-підрозділи, такі як бухгалтерський облік та інформаційні технології.Бізнес-підрозділи, як правило, мають представників в команді проекту. Зовнішніми зацікавленими сторонами можуть бути групи інтересів, підприємства та громадські організації. Зовнішні зацікавлені сторони рідко можуть бути представлені в команді проекту. Для агентств, які мають регулюючий орган, галузі, які вони регулюють, зазвичай є найважливішою групою зовнішніх зацікавлених сторін для будь-якого проекту.

Якщо учасник проекту ідентифікується командою проекту, цей учасник повинен бути передбачений у плані управління зацікавленими сторонами.

Непрактично, щоб команда проекту складалася з представників кожної групи зацікавлених сторін. У багатьох випадках це неможливо. Проте, команда проекту потребує внеску та участі від зацікавлених сторін для досягнення успіху проекту. Наприклад, урядова організація хоче повністю оновити та модернізувати свою найпоширенішу програму власного програмного забезпечення. Майже всі в організації використовують цю програму певним чином. Кожен тип користувачів не може бути безпосередньо представлений в команді проекту, тому команда розробляє способи збору інформації від зацікавлених сторін і вирішує шляхи інформування зацікавлених сторін про стан проекту.

Ці методи збору вхідних та комунікаційних стратегій задокументовані в плані управління зацікавленими сторонами.

План зацікавлених сторін проти комунікації

Існує значна кількість кровотечі між планом управління зацікавленими сторонами проекту та планом комунікації. Їх функції дуже схожі. План управління зацікавленими сторонами є ширшим, оскільки полегшує вхід до проекту, а також окреслює результати. План управління зацікавленими сторонами є більш вузьким, оскільки він стосується лише тих, які мають певні інтереси, тоді як план комунікації може включати ширшу аудиторію.

Еволюція

План управління зацікавленими сторонами зазвичай зберігається керівником проекту. По мірі просування проекту керівник проекту переглядає план управління зацікавленими сторонами і періодично повертає його до команди проекту для розгляду оновлень. Проект може виглядати зовсім інакше в середині свого графіку, ніж на етапах планування, тому важливо переконатися, що керівні документи проекту змінені, якщо обставини цього потребують.

Приклад

Ось приклад того, як план управління зацікавленими сторонами може змінюватися протягом проекту. Державний орган розпочинає проект нормотворчості. Починаючи з цього часу, спонсор проекту та керівник проекту підготували список зацікавлених сторін для включення до плану управління зацікавленими сторонами. Одним з перших завдань команди проекту є розробка плану. Після декількох місяців член проектної групи ідентифікує учасника, про який ніхто не думав на початку проекту. Керівник проекту додає до плану нового учасника та закликає зустріч з командою проекту, щоб обговорити, як залучити нову зацікавлену особу.

Як тільки команда вирішить, що робити, менеджер проекту повідомить спонсора проекту.

План управління зацікавленими сторонами є живим документом. Оскільки проект змінюється, план управління зацікавленими сторонами може змінюватися разом з нею для кращого задоволення потреб проекту. З гнучким планом управління зацікавленими сторонами, команда проекту може належним чином зібрати вхідні дані та зворотній зв'язок від зацікавлених сторін, а також попередити цих зацікавлених сторін.