Отримати підтримку виконавчого керівництва в управлінні проектами

Керівники проектів мають важку роботу. За характером їхньої ролі вони беруть на себе відповідальність за формування ефективної команди, яка переслідує нові ініціативи та досягає їх успіху. Оскільки проекти охоплюють всю роботу, виконану у фірмі, включаючи тимчасові та унікальні ініціативи, а також рутину щоденних операцій, кожен проект - це нова пригода.

Додайте до реальності, що проекти - це те, як ми інновації; як ми виконуємо стратегію і як будуємо інфраструктуру та можливості нашої організації, очевидно, що старші керівники повинні робити все від них залежне для підтримки менеджерів проектів своєї фірми.

Одним з найважливіших факторів, що сприяють успіху проекту, є наявність ефективного, залученого виконавчого спонсора. Ця позиція вже давно пов'язана з успіхами проектів у галузевих дослідженнях, проте огляд літератури, що описує фактичні практики спонсорства, свідчить про те, що ми маємо довгий шлях до інституціоналізації присутності та практики спонсорської ролі в наших організаціях. Трохи контексту доречно. По-перше, розглянемо основні обов'язки спонсора.

Основні обов'язки виконавчого спонсора проекту

• Прийняти на себе відповідальність за результат проекту. (Цей пункт часто описується як спільна відповідальність з менеджером проекту).
• Розпорядження проекту та надання повноважень керівнику проекту та членам основної команди.
• Підтримати команду проекту за ресурси та видимість.
• Забезпечити наявність та підтримку ефективних командних цінностей, включаючи підзвітність та прозорість.
• Підтримати команду в умовах надзвичайних труднощів.
• Тренуйте керівника проекту.
• Захистіть команду проекту від організаційного втручання.

Що відбувається, коли виконавчий спонсор вийшов з картини

За відсутності спонсора-виконавця, всі вищезазначені обов'язки покладаються на вже перевантаженого керівника проекту, якому зазвичай не вистачає пропускної спроможності та політичної ваги для виконання цих завдань. Відсутність ефективного спонсора збільшує ризик проблем проекту, включаючи, але не обмежуючись: невдачу, неефективну роботу в порівнянні з часом, витратами та цільовими показниками якості, а також підвищеною нестабільністю команди.

Простіше кажучи, присутність ефективного виконавчого спонсора є позитивною різницею для складної роботи з приведення наших найважливіших тимчасових і унікальних ініціатив до успішного завершення. Враховуючи очевидну важливість ролі, може бути розумним припустити, що більшість організацій серйозно ставляться до роботи з виконавчими спонсорами. На жаль, трохи часу, проведеного в реальному світі, говорить про інше.

Погляд на те, як наші організації ставляться до ролі виконавчого спонсора

Будучи інструктором з управління проектами, я маю щастя регулярно дізнаватися про практику управління проектами роботодавців моїх студентів у великій столичній області. Від Fortune 100 фірм до малих, підприємницьких стартапів і неприбуткових організацій, що представляють собою, є перетин нашої економіки.

Хоча було б доцільно очікувати в цю епоху, коли практика управління проектами добре встановлена, що більшість фірм демонструватимуть зрілу практику навколо ролі виконавчого спонсора, насправді ситуація є прямо протилежною. Кілька ненаукових знань з мого щорічного неформального опитування студентів МВА щодо ролі виконавчого спонсора у їхніх фірмах:

• У середньому, більше п'ятдесяти відсотків студентів описують свою фірму як не мають формальних практик навколо виконавчого спонсорства.
• Небагато фірм мають будь-яку формалізовану підготовку або стандартизований опис для ролі та обов'язків спонсора.
• Я ще не мав жодного звіту студента про те, що його / її фірма проводить навчання для своїх спонсорів-виконавців.
• Немає послідовної згоди щодо відповідальності спонсора за успіх проекту.
• Коли студенти інтерв'юють керівників проектів у своїх фірмах про задоволеність продуктивністю та підтримкою своїх спонсорів, більшість опитаних висловили розчарування.

Огляд більш формалізованих опитувань з боку галузевих асоціацій та приватних консалтингових компаній зміцнює загальну обґрунтованість внеску моїх студентів. І хоча нинішній стан практики спонсорства виконавчої влади може залишити місце для вдосконалення, керівники проектів не мають іншого вибору, крім того, щоб продовжувати рухатися вперед у своїх ініціативах. Тим не менш, є деякі кроки, які можуть зробити менеджери проектів для набору настільки необхідної підтримки з боку виконавчої влади.

Як отримати підтримку виконавця для вашого проекту

1. Набирайте спонсора. Якщо ваш проект має стратегічні наслідки для вашої фірми, або безпосередньо для клієнтів, або опосередковано, забезпечуючи більш ефективну та ефективну внутрішню діяльність на підтримку клієнтів, ви повинні набирати спонсора. Працюйте безпосередньо з вашим звітом-менеджером або керівником Вашого офісу з управління проектами, щоб підсилити важливість проекту та звернутися за допомогою. Підкресліть роль та обов'язки спонсора, як визначено вище, та вкажіть на галузеві дослідження, які корелюють успіх проекту та ефективне спонсорство.

1. Навчіть свого спонсора. Підкреслюйте, що ця роль є стратегічною, а не тактичною чи впливовою. Більшість керівників приходять на роль спонсора без формальної підготовки або навіть контексту своєї відповідальності. Хоча ви перебуваєте в дещо незручній ролі підготовки виконавчої влади, більшість цих людей оцінять ваш контекст і керівництво. Питання підзвітності, підкріплення цінностей та захисту команди повинні бути вашим основним акцентом, коли ви будете працювати на своєму виконавчому спонсорі.
2. Активно залучайте і залучайте свого спонсора. Найкращі відносини між менеджерами проектів та спонсорами виконавців є інтерактивними. Важливо, щоб обидві сторони встановили чіткий протокол комунікації для оновлення діяльності за проектом, а також позначення та реагування на надзвичайні ситуації. Керівник проекту повинен заохочувати виконавчого спонсора відвідувати статус або зустрічі команди час від часу, щоб виявити справжній інтерес, і служити в якості активного вболівальника організації для успішних команд.

1. Попросіть тренерської підтримки від вашого спонсора. Це завжди корисно, коли хтось має більше досвіду, ніж ви спостерігаєте і пропонуєте конструктивні і позитивні відгуки і коучинг щодо вашої роботи. Дозвольте своєму спонсору знати, що ви вітаєте цей внесок у ваше прагнення поліпшити, і коли він отримав, прийняти його витончено.
2. Використовуйте спонсора ретельно для великих питань. Будьте обережні, щоб не розглядати або ставитися до свого спонсора надто багато з тактичних питань. Найбільш ефективним вашим спонсором є забезпечення безпечних ресурсів; виступаючи в якості представника команди проекту до більш широкої групи управління і допомагаючи вам зміцнювати основні цінності команди. Існує акт балансування, який керівник проекту повинен поважати при розгляді питання про залучення спонсора до командних заходів.

Суть

Роль виконавчого спонсора є однією з важливих частин головоломки до успіху для ініціатив проекту. Успішні керівники проектів розуміють, наскільки важливою є ця роль, і працювати, щоб отримати підтримку виконавця на належному рівні та інтенсивності. Якщо роль спонсора відсутня або розпливчаста, візьміть на себе зобов'язання набирати та навчати своїх виконавчих спонсорів для підтримки вас, вашої команди та вашої фірми для успіху.