Службовий список навичок помічника з прикладами

Посади помічників офісу можна знайти у всіх галузях, і вони мають досить великий набір навичок. Службові помічники іноді називають секретарями або адміністративними помічниками, але вони допомагають у функціонуванні офісу. Чи належить офіс до юридичної фірми, медичної практики, навчального закладу або корпорації, потреби подібні; хтось повинен подавати записи, підтримувати графіки і піклуватися про рутинну комунікацію від імені людей, які використовують офіс.

Це хтось може бути ти.

Обов'язки помічника офісу

Незважаючи на те, що офісні помічники зазвичай схожі один з одним, робота все ще змінюється - вона просто змінюється від дня до дня, а не від офісу до офісу. Сьогодні ви можете виступати в якості адміністратора, завтра може знадобитися ремонт принтера, а на наступний день вам доведеться принести весь кабінет реєстрації до двадцять першого століття. Щоб досягти успіху, знадобиться дуже широкий набір навичок.

Офісні помічники входять до числа великих невідомих героїв ділового світу, тому що коли ви виконуєте свою роботу правильно, ніхто не помічає - офіс, здається, запускається сам. Але деякі люди користуються швидко розвивається, але гнучка робота, відчуття бути в центрі всього. І хороший секретар все ще може знайти роботу практично в будь-якому місці, в будь-якій організації.

Як використовувати списки навичок

Ви можете використовувати ці списки навичок у процесі пошуку роботи. По-перше, назви цих навичок функціонують як ключові слова, тому використовуйте стільки, скільки зможете під час написання резюме. Не покладайтеся на наймання наглядачів, щоб зрозуміти, що у вас є те, що вони хочуть, повідомте їм безпосередньо.

По-друге, ви можете використовувати ці самі ключові слова у супровідному листі. Зосередьтеся конкретно на тих, про кого найбільше піклується ваш потенційний роботодавець. Вам доведеться проводити дослідження, оскільки, хоча робочі місця помічників офісу часто подібні, наймачі наглядачів розрізняються за своїми пріоритетами. Опис роботи, ймовірно, міститиме список необхідних навичок. Зверніть на це увагу.

Нарешті, ви можете скористатися цією дискусією для планування інтерв'ю. Переконайтеся, що ви готові принаймні один приклад на якийсь час ви продемонстрували навички з кожної з перелічених тут категорій.

Це також може допомогти переглядати наші списки навичок, перелічених за завданнями і типами навичок.

Кращі навички помічника Office

Навички вербальної комунікації: Комунікація є критичною м'якою майстерністю для офісного помічника. Вам доведеться взаємодіяти з вашим керівником, співробітниками офісу, професіоналами, якими ви допомагаєте, і можливо клієнтами або людьми в інших офісах однієї організації. Ви всі працюєте в команді, і ви є її головним комунікаційним центром. Ви повинні бути веселими, корисними, добре поінформованими, чіткими та хорошими слухачами кожен день.

• Телефони відповідей
• Відносини з клієнтами
• Спілкування
• Переадресація телефонних дзвінків
• Повідомлення
• Маршрутизація телефонних дзвінків
• Комутатор
• Телефон
• Вербальна комунікація

Навички письмового спілкування: Більшість офісних помічників пишуть багато. Вони можуть писати записки, заповнювати форми, або складати листи або електронні листи. Деякі створюють вміст веб-сайту компанії або редагують текст для інших. Чітке, професійне письмове спілкування є обов'язковим.

• Листування
• Електронна пошта
• Пошта
• Розсилки
• Введення тексту
• Обробка текстів
• Письмове повідомлення

Дружність: Помічник з офісу може бути першою людиною, яку бачить клієнт при вході в офіс. Якщо первинний користувач офісу зараз не працює, помічник офісу може бути єдиною особою, з якою відвідувач взаємодіє. Ви повинні бути готові привітати кожного відвідувача з посмішкою і добрим словом і допомогти їм з тим, що їм потрібно, наскільки ви в змозі. Таким чином, хороші навички міжособистісного спілкування є необхідністю.

• Обслуговування клієнтів
• Режисура відвідувачів
• Гнучка
• Дружній
• Вітайте гостей
• Міжособистісний
• Позитивне ставлення
• Надійність
• Привітні відвідувачі

Навички технології: У старі часи секретарі багато вводили текст. Часи змінилися, а також технологія, але офісні помічники все ще можуть розраховувати на те, щоб провести багато часу перед клавіатурою. Замість друкарської машинки вам доведеться знати свій шлях навколо різноманітних програмних додатків. Знання того, як зробити легку технічну підтримку і як виправити непокірний принтер, також не зашкодить.

• Комп'ютер
• Excel
• Інтернет
• Microsoft Office
• Microsoft Word
• QuickBooks
• Технологія

Організація: Офісні помічники повинні бути надзвичайно організовані, щоб ефективно обробляти свої численні завдання.Вам також доведеться допомагати іншим людям організовувати теж, від збереження календарів до збереження впорядкованості офісу.

• Адміністративна підтримка
• Призначення
• Платежі
• Календарі
• Канцелярські
• Введення даних
• Доставка пошти
• Електронне подання
• Звіти про витрати
• Подача
• Операції на стійці
• Обробка грошей
• Обов'язки офісу
• Оргтехніка
• Інвентар постачання офісу
• Офісне приладдя
• Офісна підтримка
• Організація
• Документи
• Доставка

Навички вирішення проблем: Рішення проблем, або навички критичного мислення, важливі для будь-якого офісного помічника, оскільки ви часто будете людиною, до якої звертаються інші запитання або проблеми.

• Координація діяльності офісу
• Зустрічі
• Навички вирішення проблем
• Відповідь на запити
• Планування
• Скринінг і режисування дзвінків
• Електронні таблиці
• Командна робота
• Управління часом
• Організація поїздок