Прості кроки для створення бюджету проекту

Досвідчені менеджери проектів та ті, хто працює у великих компаніях, матимуть програмне забезпечення та бухгалтерів, які допоможуть їм зібрати бюджети проектів. Але що, якщо ви не? Якщо ви дивитеся на порожню електронну таблицю або електронну пошту від вашого спонсора проекту, який просить вас зібрати фінанси для проекту, то ця стаття для вас.

Ми розглянемо п'ять речей, які потрібно зробити, щоб створити основний бюджет проекту.

Використовуйте Ваш список завдань

Спочатку візьміть список завдань проекту. Можливо, ви також маєте структуру розбивки на роботу, і якщо у вас є, краще її використовувати. Але список завдань буде виконуватися до тих пір, поки він всебічно охоплює все, що потрібно зробити на проекті.

Якщо у вас немає списку завдань, настав час створити його. Запишіть все, що вам потрібно, і речі, які ви повинні побудувати, зробити або завершити до того, як проект може бути завершений. Вона не повинна бути в якомусь конкретному порядку, але вона повинна включати все.

Нарешті, на цьому кроці, обговоріть ідеї зі своєю командою проекту, оскільки обов'язково має бути те, що ви забули. Багато голів краще, ніж один!

Оцініть кожний компонент

Тепер пройдіть по списку і опрацюйте ціну кожного елемента. Наприклад, завдання, яке передбачає налаштування зустрічей для обговорення вимог, може включати пошук і найм, приміщення для проведення засідань або придбання будь-яких ресурсів, які вам потрібні, як проектор або ручки фліп-чартів. Є витрати, пов'язані з цим, так що отримуйте котирування на прокат кімнати та інше обладнання та запишіть його.

Зробіть це для всього, що знаходиться в списку завдань, тому ви отримаєте ціну на кожен елемент. Деякі завдання проекту можуть не мати прикріплену ціну, і це нормально.

Додати оцінки разом

Далі додайте всі оцінки. Найпростіше це зробити, якщо ви зробите список елементів у електронній таблиці, додайте витрати в наступному стовпці, а потім додайте стовпець внизу. Нехай електронна таблиця зробить для вас математику! Він стає вашою бюджетною таблицею.

Це гарна ідея, щоб згрупувати свої витрати в категорії, так що ви можете легко побачити, куди йде основна частина грошей. Використовуйте такі категорії, як «Запуск проекту», «Інфраструктура» або «Навчання» - вибирайте групи, які щось означають у контексті проекту.

Додати непередбачені та податкові платежі

Було б чудово, якщо б ви мали кришталеву кулю і могли б передбачити ці витрати зі 100-відсотковою точністю, але ви, мабуть, не відчуваєте себе впевненими у своїй здатності робити це! Саме там входить непередбачувана ситуація. Це фонд грошей, заснований на тому, наскільки ви впевнені, що отримали правильні оцінки. Це не стосується жодного конкретного завдання. Це загальний "аварійний горщик" у випадку, якщо ви щось помиляєтеся або щось помилково залишили.

Якщо ви не знаєте, скільки обставин можна додати, зайдіть на 10% від загальної суми, яку ви створили на кроці 3. Це ненаукова оцінка, яку багато менеджерів проектів використовують і дають вам трохи пом'якшення бюджету в разі тобі це потрібно.

Додайте рядок у бюджетну таблицю в нижній частині сторінки, яка говорить "Непередбачуваність", і вказуєте відсоток, який ви використовували.

Не забувайте додавати будь-який податок з продажів або інші податки, які вже не включені до окремих оцінок позиції прейскуранта.

Додайте все це, і це ваша остаточна сума бюджету.

Отримати схвалення

Останнє, що потрібно зробити, це залучити вашого менеджера або спонсора проекту до затвердження вашого бюджету. Поговоріть з ними про те, як ви зібралися разом і які елементи складають ваш загальний бюджет.

Це воно! Бюджетування проектів є найважливішим навиком управління проектами, і цей посібник допоможе вам розпочати створення бюджету проекту.