Структури управління проектом

Чи знаєте ви, що таке управління проектом і як він виглядає? Або що робити, якщо ви працюєте в середовищі, де він не існує? Почнемо з визначення.

Управління проектом: визначення

«Управління» в термінах управління проектами стосується політики, процесів, стандартів, процедур і керівних принципів, які визначають, як проекти керуються, керуються і контролюються вашою організацією.

Управління може бути великим і «важким» з великою кількістю бюрократії, або схематичною, і «легкою» (у цьому випадку це, мабуть, неефективно). Менеджери повинні прагнути до правильного рівня управління для свого середовища та культури. Переконатися, що політика управління відповідає меті, є ключовим фактором у забезпеченні їх ефективності.

Управління починається зверху. Правління компанії повинно бути відданим ідеї належного управління та того факту, що проекти повинні управлятися належним чином, у межах визначених керівних принципів. Таке ставлення та очікувані стандарти фільтруватимуться до Рад проектів та керівників проектів (і програмних груп, де вони існують).

Чому питання управління проектами має значення

Ваш спонсор проекту та інші ключові зацікавлені сторони хочуть знати, що ви витрачаєте бюджет проекту правильно. Вони хочуть, щоб ви відстежували ефективність вашого проекту та входили, щоб керувати проектним ризиком у разі необхідності.

Але обґрунтування належного управління проектами йде далі.

Управління вимагається клієнтами, особливо державними. Уряди і регулятори вимагають (і в деяких випадках забезпечують) певні стандарти для певних проектів. Управління не є лише внутрішнім питанням: багато компаній, які працюють на регульованих ринках, повинні будуть дотримуватися вказівок із зовнішнього законодавства, як Сарбанес-Окслі. Управління проектом становить незначну частину можливості довести, що ваша компанія працює ефективно і в межах визначених керівних принципів і правил для вашої галузі.

Управління проектом також допомагає:

• Покращити рентабельність інвестицій та ефективно відстежувати ці інвестиції
• Отримайте бай-ін для проектів
• Уникайте загальних причин невдачі проектів
• Ефективніше спілкуйтеся
• Запровадити стандартизацію проектів, що полегшує порівняння результатів діяльності
• Мінімізувати ризик
• Розвивати та мотивувати персонал у структурованому середовищі

Як виглядає проектне управління

Отже, тепер ми знаємо, що таке управління проектом, як він виглядає на проекті? Ось види заходів, які демонструють управління в середовищі проекту:

• Існує дисциплінований життєвий цикл управління проектами, що включає визначені точки для затвердження. Це точки, де обговорюється життєздатність проекту і приймається рішення щодо продовження роботи чи ні.
• Проекти мають чіткий бізнес-випадок, а бізнес-кейси мають достатньо інформації для того, щоб керівні групи могли приймати правильні рішення.
• Ці рішення адекватно задокументовані та повідомлені.
• Люди, що працюють над проектами, мають певні ролі та обов'язки.
• Існує культура безперервного навчання, яка дозволяє проектним групам постійно вдосконалюватися і обговорювати уроки, здобуті в середовищі без звинувачень.

• Існують процеси та процедури, які дозволяють проектним групам переглядати свій проект і вимагати незалежної підтримки, якщо це необхідно.
• Зацікавлені сторони задіяні і вони довіряють процесу.
• Команди проектів складаються з осіб, які мають досвід і кваліфікацію у відповідних ролях.

Управління проектами пов'язане з структурами управління в організації в цілому. Якщо ви вважаєте, що основною метою управління проектами є забезпечення правильного виконання проектів, ви можете побачити, як це пов'язано з фінансовим управлінням на корпоративному рівні, корпоративному ризику та інше.

Управління проектами має бути повністю узгоджено з поточними організаційними процесами. Іншими словами, не створюйте новий процес управління фінансами, коли у вас вже є той, що працює в інших областях! Використовуйте те, що зараз існує, і налаштуйте корпоративні процеси, щоб зробити їх придатними для використання в середовищі проекту.

5 напрямків для управління проектами

Коли ви почнете вивчати її, ви зрозумієте, що управління проектами є повсюдним через всі елементи управління проектами. Однак існують деякі ключові напрямки, де управління є особливо актуальним.

1. Методології та процеси: вони допомагають надійно і стійко виконувати роботу.
2. Управління знаннями: це надзвичайно важливо для вивчених уроків та забезпечення того, щоб організація вивчала досвід проекту. Управління знаннями є важливим, якщо ви хочете припинити робити ті ж самі помилки кілька разів.
3. Зрілість управління проектами: зрілість зрілості організаційного управління проектами, так що ваша спроможність успішно виконувати роботу.
4. Бай-ін старшого рівня: прихильність до управління проектом починається згори. Якщо ви маєте підтримку менеджменту, це буде каскадом на всіх рівнях бізнесу, і підхід до управління буде більш стійким.

1. Культура підтримки: культура підтримки, а не вина, забезпечить керівникам проектів потрібне середовище для процвітання. Культура підтримки, яку очолює Офіс управління проектами або директор проекту, допоможе керівникам проектів досягти своїх цілей та проектів.

Що робити, якщо немає корпоративного стандарту

Багато керівників проектів у невеликих організаціях виявляють, що вони виконують проекти в середовищі, що підтримує, і де є концепція управління проектами, але без формальних організаційних структур, з яких можна жити.

У цій ситуації - і це не виключно для невеликих організацій - ви будете розробляти модель управління проектом з нуля. Якщо немає підходу до управління проектом, який можна зняти з полиці та підігнати до проекту, потрібно побудувати власний.

Це не так складно, як здається!

Почніть з налаштування основ:

• Створіть документи та ролі відповідальності
• Переконайтеся, що у вас є спонсор проекту
• Переконайтеся, що у вас є Рада проекту або керівна група, а також організовуйте регулярні зустрічі, за якими ви берете та розповсюджуєте хвилини
• Створити процес управління ризиками
• Встановіть процес управління змінами
• Побудуйте пункти в графік вашого проекту, де ви перевіряєте життєздатність проекту у порівнянні з оригінальними цілями бізнес-кейсу (кінець кожної стадії фази є природною точкою для цих перевірок).

Зрештою, відповідальність спонсора проекту полягає в забезпеченні адекватного управління, але керівники проектів також можуть брати активну участь у цьому.

Управління може бути однією з найсуворіших тем в управлінні проектами, але це одна з найважливіших. Таким чином, команди вищого керівництва знають, що ви робите хорошу роботу, і це запевняє їх, що проект розгортається так, як слід. Вона також надає перевірки та противаги, необхідні для керівників, щоб знати, що гроші витрачаються у відповідних і узгоджених з бізнесом випадках.