Як зробити список справ: поради щодо керування

Ми всі зробили списки справ. Якось ніколи не буває достатньо годин на день, щоб виконати всі речі у вашому списку справ. Ось система, яка працює - і вона може працювати і для вас.

Список не достатньо

Складання "речей, щоб зробити список" недостатньо. Ви повинні їх класифікувати. Ви повинні знати, які завдання є більш важливими, щоб ви могли зосередитися на них. Тоді ви повинні виділити ресурси на ці пункти, виміряти свій прогрес і нагородити себе за свої успіхи.

Рейтинг

Перелічіть усі ваші завдання в електронній таблиці, хоча ви також можете робити їх на папері. Ви також можете помістити їх на свій комп'ютер або смартфон, записати їх у свій календар або ввести їх у програмне забезпечення для керування часом.

Перший крок - перерахувати все, що потрібно зробити. Потім призначте їм ранг, щоб ви могли зосередитися на важливих пунктах.

Використовуйте рейтинг A, B, C. Список-це речі, які я повинен зробити сьогодні, перш ніж я піду. B-список - це те, що потрібно зробити, але не обов'язково сьогодні. Нарешті, C-список - це те, що вам потрібно знайти час, щоб зробити це найближчим часом.

Ви можете швидко дізнатися, що речі, що знаходяться в списку C, і навіть B-список, ніколи не робляться. В одній з позицій операційного менеджера кілька років тому я виявився все більш і більш розчарованим з моїм A-списком. Мало того, що я не проходив через неї щодня, як раніше, але A-лист продовжував зростати. Саме тоді я зрозумів, що я повинен зробити, щоб зробити свій список справ для мене, і я розробив систему, яка зробив роботи.

Управління часом

Недостатньо було знати, що є важливим; що зробило A-лист. Мені також потрібно було знати, як довго треба йти і скільки часу я маю присвятити їм. Я додав стовпець до списку завдань із розрахунковим часом, протягом якого потрібно виконати кожне завдання, і сусіднім стовпцем із сукупною сумою.

Потім я зробив простий час для вивчення. Коли я робив кожне завдання, я записав те, що я зробив, і час початку і закінчення. Я відстежував весь день. Потім я повторила його через пару тижнів, в інший день. Це було не вичерпне дослідження будь-якими засобами, але це дало мені деяке розуміння. Як менеджер з управління операціями, більшу частину мого часу займали перебої - боротьба з подіями, що відбулися, виникли кризи або проблеми, які треба було вирішити. У середньому ці перерви споживалися чотири години на добу. Оскільки я, як правило, працюю в десятигодинний день, це залишило мені шість годин на день для речей, які є у моєму списку справ.

Кожну ніч, перш ніж я пішов з офісу, я б оновлював свій список справ. Я б видалив ті речі, які я завершив, делегував або понизив, додав нові речі, які з'явилися, переставили пріоритети, щоб отримати найважливіші завдання зверху, і призначити кожному оцінений час. Тоді я спустився по списку до шестигодинної позначки і намалюю лінію. Це стало моєю метою на наступний день.

Нагорода

Найчастіше ця лінія потрапила десь на мій список. Рідко це було впритул до дна. Але це була моя мета. Якщо я потрапив або пройшов лінію, я повернувся додому, відчуваючи, що це був продуктивний і успішний день. Замість того, щоб бити себе над речами, до яких я не зміг дістатися, я визнав свій успіх, зустрівши або побивши свою мету. На наступний день мені довелося почати все знову і досягти нової мети, але я зробив це з точки зору побудови попереднього успіху, а не від розчарування постійного більше, ніж я мав час виконати.

Вам потрібна система

Щоб бути успішним, ви повинні розробити систему для керування своїм часом, щоб ви могли зробити більше за час, який у вас є. Якщо ваша цільова лінія на вашому списку справ завжди близька до вершини, ваш бос збирається починати шукати когось іншого, хто може працювати трохи далі по списку щодня. Нижче перегляньте кілька ресурсів, які допоможуть вам краще керувати часом.

Керуйте цим питанням

Перелічіть завдання, які потрібно виконати. Розставляйте пріоритети тим, які є важливими, а не лише терміновими. Майте план того, що потрібно робити щодня. Працюйте над цим планом. Нагодуйте себе, коли ви зустрічаєтеся або б'єте свою мету.