10 речей, які повинен знати кожен новий менеджер програми

Управління програмами є корисним і добре оплачуваним вибором кар'єри, але це також може бути важкою роллю. Якщо ви тільки що отримали свою першу роботу з управління програмою, або хочете знати, якщо ви повинні зробити перехід до кар'єри управління програмою, важливо зрозуміти, що тягне за собою кар'єра. Розглянемо ці 10 речей, про які повинен знати кожен новий менеджер програми, перш ніж розпочати роль в управлінні програмою.

Управління програмами не є таким же, як управління проектами

Управління проектом - це планування роботи, організація завдань і ресурсів, контроль процесів і виконання конкретної мети. Незалежно від того, чи відкриваєте новий офіс, запускаєте нову програму або будуєте олімпійський стадіон, проекти мають певний початок, середину і закінчуються чіткими цілями.

Управління програмою є різним і в цілому значно ширшим. Керівник програми може одночасно контролювати декілька проектів, кожен з яких може мати власну команду проекту та менеджера проекту. Ці проекти разом можуть бути частиною великої програми, розробленої для того, щоб з часом доставити щось цінне для організації.

Очікуйте невизначеності

Програми по суті невизначені. Хоча ви можете знати, якою є велика картина, це лише вислів, коли ви починаєте. Точний шлях, як туди потрапити, і які проекти будуть потрібні протягом тривалого періоду часу, - це те, з чим ви повинні працювати.

Ви почнете з детального планування того, що ви знаєте, і створіть уявлення про те, як вирішувати решту справи, коли ви наближаєтеся. Поступово розширюйте горизонти планування та доставки, доки ви не зможете піти далі.

Періодично блокуйте час для планування наступних кроків. Ви також можете скористатися цією можливістю, щоб переконатися, що ви все ще на шляху досягнення вартості бізнесу.

Слідкуйте за Burnout

Хоча проект може закінчитися через рік або близько того, програми можуть розтягнутись, здавалося б, на невизначений час.

Керівникам програми необхідно захищати свої команди від вигоряння. Ви не можете працювати на максимальній швидкості, щоб забезпечити адекватний час простою вашим співробітникам. Це повинно включати періоди більш спокійного часу на роботі з меншою кількістю результатів і достатнім часом, віддаленим від офісу для відпочинку.

Керуйте відпусткою хворих уважно, спостерігайте за звітами про понаднормову роботу і будьте уважні до того, що добробут вашої команди має першорядне значення, якщо ви хочете зменшити втрату і залишити своїх талановитих людей протягом життя програми.

Вам потрібно керувати темпом

Коли ви надаєте програму, яка має дату завершення роботи, вам слід керувати темпом роботи.Важко підтримувати імпульс протягом декількох років, тому ваша роль як менеджера програми полягає в маніпулюванні пріоритетами і проектами, тому регулярно проводяться вимірні результати.

Змішайте швидкі перемоги та постійний прогрес у досягненні цілей більшої картини. Це допомагає команді побачити, що ви рухаєтеся вперед і гарантує, що існують деякі короткотермінові історії успіху, щоб поділитися, щоб зберегти високу мотивацію. Нарешті, це допомагає інвесторам та виконавчим менеджерам побачити, що є досягнутий прогрес.

Тренуйте свою команду для успіху

Програми часто доставляють щось нове, унікальне або перетворююче для організації. Одним із завдань роботи над такими ініціативами є те, що ви, мабуть, не володієте внутрішніми навичками, щоб мати можливість виконувати всі необхідні завдання та проекти.

Це нормально і очікується. Ваша робота в якості нового менеджера програми полягає в тому, щоб забезпечити, щоб ви могли підвищити кваліфікацію, перекваліфікувати та розвинути людей, яких ви маєте, щоб разом ви могли задовольнити всі вимоги до ресурсів.

Можливо, існують певні області, де вам потрібен лише певний ресурс протягом обмеженого періоду часу. Наприклад, ви не збираєтеся навчати одного зі своїх співробітників, як керувати навантажувачем, якщо це навик потрібно лише на тиждень. Проте, якщо ви змінюєте спосіб керування онлайн-присутністю вашої компанії, можливо, було б корисним мати вдосконалення вдосконалення веб-сайтів разом з певним досвідом щодо соціальних медіа або пошукової оптимізації. Це навички, на які буде покладатися бізнес у довгостроковій перспективі.

Приймайте рішення про те, які з них потрібно вбудувати в колектив і які повинні бути передані на аутсорсинг, а потім переконайтеся, що ваша програма може виконувати завдання підготовки та підбору персоналу, необхідні для того, щоб бути готовими керувати результатами, які надаються кожним проектом.

Управління є більш складним

Якщо ви прийшли з досвіду управління проектами, то керування не стане для вас несподіванкою. Це спосіб, у який організовуються та контролюються структури проектів і програм, щоб забезпечити правильне прийняття рішень і залучення відповідних людей. Це має вирішальне значення для забезпечення того, щоб робота просувалася таким чином, що відповідає загальному бізнес-кейсу, і це допомагає людям нести відповідальність.

Управління також є способом, яким офіс з управління проектами та вищі керівники можуть забезпечити, щоб програма була на шляху досягнення переваг. Вона також забезпечує формальний шлях до закриття проектів або цілої програми, якщо можна показати, що ці переваги більше не будуть досягнуті.

Управління є більш складним у програмному середовищі, ніж у проектному середовищі. Ради та керівні групи проектів зазвичай мають членство на рівні виконавчої влади. Це слід очікувати, оскільки кінцевим результатом програми є, як правило, трансформація бізнесу.

Планування важче

Менеджери проектів, які беруть участь у програмі, зазвичай об'єднують свої плани проектів, після чого команда з управління програмами - під вашим керівництвом як менеджер програми - збирається і плани інтегруються.

Це легше сказати, ніж зробити. Вона вимагає визначення залежності між проектами та завданнями проекту. Це змушує вас дивитися на потреби в ресурсах для всієї програми і жонглювати заходи, що відповідають наявності ключових людей.

Після встановлення інтегрованого плану програми ви можете відстежувати його в діаграмі Ганта або іншому програмному засобі. Оскільки ваші менеджери проектів відстежують свої проекти в режимі реального часу, вам доведеться вносити зміни до плану програми, постійно інформувати всіх про зміни та уточнювати, що це означає для їхніх сфер діяльності.

Ви не повинні планувати кожну лінію

Як менеджер програми, ви покладаєтеся на менеджерів проектів, щоб зробити детальне планування. Вам не доцільно стежити за програмою з тисячами завдань.

Вам потрібен згорнутий, високий рівень проектів з достатньою деталізацією, щоб показати, чи буде щось мати вплив на рівні програми.

Найпростішим способом зробити це можна за допомогою спеціальних програмних додатків. Спроба керувати своєю багатомільйонною програмою на базовій таблиці буде надто складною.

Вам потрібно делегувати

Як би ви не були хорошими у делегуванні, перебуваючи в ролі програми управління, значить вам потрібно ще краще працювати.

Доброю новиною є те, що ви повинні мати команду менеджерів проектів, і ви навіть можете мати спеціальний офіс управління програмою, щоб підтримати ваші трансформаційні зміни.

Існує велика робота по програмі, і налаштування для забезпечення того, щоб всі рухомі частини рухалися разом у потрібний час - це величезні зусилля. Ви не можете це зробити самостійно, і ви не повинні намагатися. Визначте, скільки часу потрібно для ініціації програми, а потім переконайтеся, що у вас є команда для підтримки.

Якщо у Вашому офісі з управління програмою немає кого-небудь, зверніться до кого-небудь, хто буде відряджений до команди керування програмою. Їх достатньо. Наприклад, хтось у ролі координатора проекту буде ідеально підготовлений для того, щоб забезпечити координацію, необхідну на рівні програми, звільняючи вас від участі у стратегічних завданнях.

Не бійтеся конфлікту

Існує багато напрямків для програм. Від проектів з важкими зацікавленими сторонами до начебто недосяжних термінів, кожен день буде давати вам можливості для конфлікту. Слідкуйте за речами, які порушують роботу проекту, і будьте готові вступити в ситуацію, коли це необхідно для того, щоб запобігти конфліктній ситуації до її початку.