Важливість документації в людських ресурсах

Документація є письмовим і збереженим записом зайнятості. Ці записи складаються з урядових та юридично закріплених елементів, документів, що вимагаються політикою та практикою компанії, документів, запропонованих кращими кадровими методами, а також формального та неформального ведення записів про зайнятість.

Документація про трудову книжку

Документ про працівник є письмовим описом його дій, обговорень, інцидентів з коучингу, свідків порушень політики, дисциплінарних заходів, позитивних внесків, винагороди та визнання, розслідувань, невиконання вимог та цілей, оцінки ефективності та інших.

Ведення цих записів дозволяє роботодавцеві та працівникам зберігати письмову історію подій та обговорень, які відбувалися навколо конкретної події. Документація трудових відносин забезпечує письмовий запис, який може бути необхідним для підтримки таких дій, як сприяння працівникам, підвищення оплати праці та дисциплінарні стягнення, включаючи припинення роботи.

Документація про працівників, коли це необхідно, як правило, є як позитивною, так і негативною. Вона є фактичною, а не осудливою. Вона описує події, як вони відбуваються, не засновані на думках і думках глядача про подію. Документація також описує дії, які були вжиті у відомих випадках, таких як надання офіційного визнання працівником або вжиття дисциплінарних заходів.

Пам'ятайте, що вам потрібно створити документацію якомога ближче до того часу, коли інцидент стане можливим, щоб записи були своєчасними, детальними і точними.

У судовому процесі документація про минулу роботу працівників часто є критичною для результатів, які роботодавець відчуває на події. Встановлення справедливої ​​картини працездатності працівника без зосередження уваги на негативних подіях є метою.

Типи документації

Політика, процедури, посібник для працівників, а також плани розвитку продуктивності також є формами документації, які фіксують очікувану поведінку працівників і вимоги до робочого місця для підтримки впорядкованого, справедливого робочого місця, в якому співробітники знають, чого від них очікують.

Документи також є письмовими заявами обвинуваченого, обвинуваченого і свідками ворожих подій на робочому місці, які пов'язані з неправомірним поведінкою працівників, таких як сексуальні домагання.

Ця документація також включає в себе постійні записи, такі як підписана заявка на працевлаштування, письмові посилання на зайнятість, матеріали заявки, такі як резюме та супровідні листи, а також перевірки довідки. Залишається від файлу персоналу працівників, зберігається й інша документація, як-от форма I-9 (яка підтверджує право працівника на роботу в США), а також медичні записи, записи FMLA тощо.

Документація також може бути неформальною, як у записі менеджера про його або її обговореннях з працівником протягом року. Важливо, щоб керівники зберігали цю документацію для всіх своїх співробітників. Жоден працівник не повинен бути виділений через продуктивність. Це може бути витлумачено як дискримінацію пізніше.

Документація може бути формальною та зберігатися у кадровій справі працівника. Очікується, що співробітники підписують цю документацію, щоб визнати, що вони отримали копію, і переглянули її вміст у повному обсязі. Примітка: Підпис не означає згоду з твердженнями в документації.

Використання документації

Документування критичних інцидентів, будь то позитивні чи негативні, також рекомендується для того, щоб менеджери мали запис про ефективність працівників, що охоплюють певний період часу.

Організації можуть використовувати документацію, яку вони зберігають іншими способами. Вони можуть включати в себе процедури, інструкції з роботи та інструкції з комп'ютерного програмного забезпечення, щоб назвати декілька, але для цілей роботи з людськими ресурсами, це звичайне використання документації. У наступному розділі наведено інструкції щодо відповідного документування.

Зразки документації продуктивності

Документація про працездатність співробітника дозволить вам дисциплінувати, припинити чи справедливо рекламувати, винагородити та визнати співробітників. Без документації, випадок для будь-якого з цих дій є важким і потенційно ризикованим для роботодавця.

Роботодавець повинен уникати будь-яких потенційних звинувачень у дискримінаційному ставленні до працівників. Окрім того, всі правники, які бажають працювати, прагнуть створити робоче середовище, яке є справедливим, послідовним та підтримує цілі працівників та плани кар'єри.

Це середовище підтримується професійною документацією менеджера про працездатність працівників - як хвалебну поведінку, так і дії, які потребують корекції або поліпшення. Про те, як їх документувати, обговорювалося раніше. Наведені нижче ситуації надають вам більше прикладів відповідної документації.

Документування затримки та відсутності відпусток

Неправильно:

Марка зазвичай запізнюється на роботу. Марк пропускає занадто багато роботи.

Право:

1 квітня Марк подзвонив і пропустив вісім годин роботи.

4 квітня: Марк прибув на роботу о 10 годині ранку, дві години пізніше, ніж запланований час початку.

6 квітня Марк запланував призначення лікаря, а потім залишився вдома, щоб встановити нову піч.

12 квітня: Марк подзвонив і пропустив вісім годин роботи.

Документування продуктивності

Неправильно:

Марія ненадійна. Вона навряд чи колись робить те, що вона зобов'язалася робити.

Право:

2 травня: Мері пообіцяла, що перший проект пропозиції продукту буде доступний для перегляду на сьогоднішній щотижневій зустрічі. Марія не склала проект документа, як очікувалося. Сказала, що вона була занадто зайнята, і люди, чия допомога їй потрібна, не повернулися до неї.

Менеджер відповів: Яка допомога вам потрібна? Інформація? Хто не повернувся до вас і що вам потрібно від них?

Карл і Майкл треба було оновлювати Мері про їхній прогрес.

Що робить Вас настільки зайнятими, що Ви не встигли виконати свої зобов'язання? Надто багато зобов'язань з обмеженими годинами для їх виконання.

Що я можу зробити, щоб допомогти вам?

Коли ви зробите проект документа доступним для перегляду?

Ці зразки надають огляд того, як виглядає ефективна документація у порівнянні з документацією, яка написана неправильно. Дотримуйтесь цих рекомендацій для ефективного та юридичного документування політики, продуктивності та подій на робочому місці.

Відмова від відповідальності

Надана інформація, хоча й авторитетна, не гарантується для точності та законності. Сайт читається всесвітньою аудиторією, а закони та правила про працевлаштування варіюються від штату до країни та країни. Будь ласка, зверніться за юридичною допомогою, або допомогу від державних, федеральних або міжнародних урядових ресурсів, щоб переконатися, що ваше юридичне тлумачення та рішення є правильними для вашого місцезнаходження. Ця інформація призначена для надання рекомендацій, ідей та допомоги.