Як ви можете скористатися аудитом проекту

Кожен проект час від часу може отримати користь від аудиту. Але не хвилюйтеся, це не так страшно, як здається. Аудит проекту полягає в тому, що неупереджена людина переглядає ваш проект і надає вказівки щодо того, що можна зробити по-іншому для поліпшення його шансів на успіх. У цій статті все пояснюється і проходить підготовку до аудиту проекту.

Яким є формальний аудит проекту

Аудит проекту, як правило, є формальним заняттям. Неформальний еквівалент зазвичай називається експертною оцінкою. Тут колега переглядає ваш проект і пов'язану з ним документацію і дає вам відгуки про те, де ви повинні витрачати трохи більше часу.

Ревізії проекту є формальними, оскільки вони, як правило, мають певний набір питань і виконуються тими, хто регулярно робить такі речі.

Хто здійснює аудит проекту

Особою, яка здійснює аудит проекту, може бути інший керівник проекту (можливо, хтось з великим досвідом у виконанні проектів), але більш ймовірно, що це буде хтось із офісу проекту, який часто проводить аудит.

Це буде хтось, хто може вважати себе неупередженим, тому він не буде вашим керівником або спонсором проекту. Це може бути навіть команда людей, залежно від розміру проекту.

Як підготуватися до аудиту проекту

Перше, і головне, що потрібно організувати, це мати копії вашої проектної документації для перевірки аудитором. Якщо у вас є координатор проекту, попросіть їх зібрати пакет документів (бажано електронний). Ви повинні мати всю інформацію легко доступну, але навіть якщо ви зробите, цей крок може зайняти деякий час. Як мінімум, переконайтеся, що у вас є план проекту, журнал ризиків, журнал випуску, бюджет і графік, доступні для аудитора.

Хто повинен бути залучений

Це залежить від виду речей, на які хоче подивитися аудитор. Ви, як менеджер проекту, будете змушені провести деякий час з ними. Очікуйте також, щоб ваші члени команди також були викликані для спілкування з аудитором.

Майте на увазі, що чим довше вони витрачаються на виконання завдань, пов'язаних з аудитом, тим менше часу вони мають на роботу над проектом, тому, можливо, доведеться перенести деякі заходи та працювати повільніше протягом періоду аудиту.

Як довго проводиться аудит проекту

Немає фіксованого періоду часу для аудиту проекту. На великих проектах ви знайдете, що це займає набагато більше часу. На малих проектах аудитор може бути виконаний протягом декількох годин. Як тільки ви дізнаєтеся, що ваш проект буде перевірятися, запитайте у своїй аудиторській групі, скільки часу вони очікують від своєї роботи.

Що шукає аудит

Якщо ревізія була викликана з-за особливого занепокоєння, наприклад, невиконання цільових показників якості, то очікується, що вона глибоко дослідить цю область. Регулярний аудит буде широко розглядати різні області управління проектами та результати, над якими проект працює. Він охоплюватиме час, вартість та якість вашого проекту, а також залучення зацікавлених сторін.

Мета аудиту - з'ясувати, чи збирається проект реалізувати свої цілі чи ні. Якщо аудитор вважає, що на основі поточних результатів виконання проекту не буде досягнуто цих цілей, він або вона висуне рекомендації для дій.

Рекомендації залежать від того, що знайдено

Рекомендації у звіті аудитора залежатимуть від того, що вони знайшли. Очікуйте, що вони будуть позитивними і сформульованими таким чином, щоб вони могли легко приймати їх. Вони повинні бути практичними.

З одного боку, аудитор може порекомендувати, щоб ваш проект був закритий, хоча це станеться лише тоді, коли вони вважають, що немає жодного шансу, що будь-яка робота проекту з цього моменту може принести будь-яку цінність для організації.

Подивіться на свій аудит проекту як позитивний досвід. Вона повинна дати вам раннє попередження про будь-які ознаки того, що ваш проект знаходиться в біді, і це можливість працювати з досвідченим професіоналом проекту. Реалізація їхніх рекомендацій повинна зробити вас, вашу команду та ваш проект більш успішним, і це може бути тільки добре.