Як написати бізнес-лист

Вам потрібно написати діловий лист? Не впевнені в оптимальному розташуванні або в тому, що потрібно включити до вашого листа? Важливо, щоб всі ділові листи, які ви пишете, були правильно відформатовані та професійні.

Коли ви пишете до потенційних роботодавців, колег, професійних і ділових зв'язків, макет вашого листа майже настільки ж важливий, як і те, що ви пишете.

Якщо лист не відформатовано належним чином, немає достатнього простору між абзацами і використовує нетрадиційний стиль або розмір шрифту, він може погано відображати вас.

Керівництво з написання ділового листа

Ось рекомендації для написання ділового листа, тому все ваше листування справляє найкраще враження.

Поля

Поля ділового листа повинні бути приблизно 1 "навколо. Це надає вашому професійному листу непомітний вигляд. Ви повинні вирівняти текст ліворуч, так як більшість документів вирівняно, так що це зробить ваші листи читабельними.

Літерні інтервали

Залишаючи простір у вашому листі, ви створюєте ясний, непомітний і легкий для читання погляд, який читач оцінить. Ваш лист повинен бути у форматі блоку: вся буква повинна бути вирівняна ліворуч, а один простір, за винятком подвійного пробілу між абзацами.

Розмір шрифту

Традиційний розмір шрифту для професійного листа - 12. Шрифт має бути Times New Roman або Arial. Однак, якщо ви використовуєте бланки, бланки можуть бути різного розміру та стилю.

Стиль шрифту

У професійному листі не потрібно використовувати різні стилі. Використовуйте єдиний шрифт (шрифт для друку книг, наприклад, Times New Roman або Arial), щоб уникнути підкреслення, курсиву або жирного шрифту. Однак, якщо ви використовуєте бланки, бланки можуть мати інший стиль шрифту.

Текст листа

Текст ділового листа повинен бути чистим і читаним. Уникайте написання вашого листа в одному великому блоці тексту. Розбийте текст на кілька лаконічних абзаців. Ці параграфи повинні бути вирівняні ліворуч; це дозволяє легше читати. Після завершення вашого листа попросіть когось прочитати його. Попросіть їх коротко поглянути на лист. Чи дуже багато тексту на сторінці? Чи легко побачити різні абзаци?

Контактна інформація

Перший розділ вашого листа повинен містити контактну інформацію та контактну інформацію особи, яку ви пишете. Також вкажіть дату написання у верхній частині листа.

Привітання листа

Якщо ви добре не знаєте читача і зазвичай звертаєтеся до них за своїм ім'ям, ви повинні включити особисте ім'я та повне ім'я особи в привітання (тобто "Шановний пан Джеймс Франклін"). Якщо ви не впевнені в назві читача, вкажіть його назву (наприклад, "Шановний керівник маркетингу"). Якщо ви не впевнені в статі читача, просто вкажіть їхню повну назву і уникайте особистої назви (тобто "Шановний Джеймі Сміт"). Якщо ви не впевнені в гендері, імені та назві читача, просто напишіть: "До кого це може стосуватися". Залишіть одну позицію після вітання.

Букви абзаців

Професійні абзаци листів повинні бути відносно короткими. Перший абзац може включати короткий дружній розгляд і стислий пояснення вашої причини для написання. Другий абзац (і будь-які наступні пункти) повинні розширювати вашу причину для написання. Останній абзац повинен повторювати вашу причину для написання і, якщо можливо, вказати свій план дій (або просити читача виконати певні дії).

Закриття

Коли ви пишете діловий лист або повідомлення електронної пошти, важливо закрити свій лист професійно, так що ви в повному обсязі, письмо, добре написано і професійно.

Підпис

Коли ви надсилаєте паперовий лист, завершіть лист своїм підписом, рукописним, після чого введіть назву. Якщо це електронна пошта, просто вкажіть набрану назву.

Нарешті, не забудьте перевірити орфографію і перевірте лист перед тим, як відправити його. Знову попросіть члена сім'ї, друга або колегу переглянути його. Це завжди добре для іншої пари очей, щоб подивитися, тому що важко зловити наші власні помилки.

Формат бізнес-листа

Перегляньте відформатований діловий лист з інформацією про те, що потрібно включити до кожного розділу вашого листа.

Бізнес листа зразка

Ім'я прізвище

Вашу адресу

Ваше місто, державний поштовий індекс

Ваш номер телефону

Ваша електронна адреса

Дата

Контактна Особа

Назва

Назва компанії

Адреса

Місто, державний поштовий індекс

Шановний пане / мій. Прізвище:

Я пишу, щоб запросити вас на сеанс, який ми створюємо для наших студентів-випускників у галузі інформатики тут, в Університеті Хазелвуд. Ми зосереджуємо увагу на ІТ-компаніях і вважаємо, що ваша компанія ідеально підійде. Це завжди добре відвідується, і це відмінний спосіб заповнити всі відкриті вами позиції.

Захід заплановано на 30 квітня з 1 до 5 вечора у студентському центрі Голландської залі. Якщо вас цікавить, будь ласка, повідомте мене, і я можу зарезервувати місце для вас або вашого менеджера по найму. Не соромтеся надсилати листа на адресу [email protected] або зателефонуйте мені за номером 555-555-5555, якщо у вас виникли питання або ви хочете отримати більше інформації.

Дякую.

Рукописний підпис (для друкованого листа)

Ваша введена назва

Інші приклади

Перегляньте приклади ділових листів для різноманітних ділових, професійних та зайнятості, що стосуються листування, включаючи зразки та шаблони листів та електронних листів.