Кроки для налаштування спілкування для кожної аудиторії

Якщо ви сподіваєтеся спілкуватися з людьми таким чином, що обмінюються інформацією, і особливо, змінюють поведінку і мають серйозний вплив, вам потрібно знати свою аудиторію. Це фундаментальний принцип великого спілкування. Розуміння перспективи людей, з якими ви розмовляєте, допомагає вам стати кращим ведучим і професіоналом з людських ресурсів.

Знайте свою аудиторію. Знати, про що вони дбають. Знайте, що вони хочуть почути. А знаючи їх і зосереджуючи своє повідомлення, ви можете показати їм, що ви є ресурсом. Ви залучаєте вашу аудиторію і мають більший вплив.

Проблема? Знання аудиторії потребує часу, і завжди легше робити мозок зі всіма речами, які ви знаєте або хочете розповісти своїй аудиторії про тему. Критично думати про те, що ваша аудиторія хоче або має почути, є жорсткішою.

Багато фахівців з персоналу охоплюються тим, що надають своїй аудиторії все, що вони повинні знати або робити з презентацією випуску. Ви знаєте, що ви потрапили в цю пастку, коли ви поміщаєте, що вказуєте кулі на слайдах, а не думаєте про:

• про що дійсно хвилює аудиторія,
• Ваші найважливіші моменти, і
• як зіставити їх у чітку історію, яка створює привабливу розмову.

Друга пастка, в яку потрапляють багато фахівців з персоналу, повторює цю ж презентацію день і день різним аудиторіям. Проблема полягає в тому, що різні аудиторії піклуються про різні речі і реагують на них, тому, якщо ви хочете бути привабливими, вам потрібно налаштовувати повідомлення кожного разу, коли ви говорите.

Це полягає в тому, щоб переконатися, що ви налаштовуєте своє повідомлення, прорізаєте шум і тримаєте вашу аудиторію залученим до того, що ви їм розповідаєте - незалежно від того, хто або де вони перебувають. Ці п'ять основних нагадувань забезпечать, щоб ваші слова досягли того ефекту, якого вони заслуговують, - коли ви завойовуєте повну увагу і залучення аудиторії.

Знайте, що ваша аудиторія дбає про

Ваша аудиторія не піклується про те, що ви говорите, поки ви не продемонструєте, що ви дбаєте про них. Як ви плануєте свою презентацію, запитайте, які виклики та потреби очікується аудиторії? Які три-чотири основні питання або питання, які вони думають про вашу тему?

Якщо ви не знаєте, запитайте кількох людей, які будуть присутні на вашій презентації, запитайте менеджера відділу або, якщо немає інформації, зробіть найкраще припущення.

Потім розпочніть презентацію, нагадавши аудиторії про виявлені ними проблеми. Скажімо: “Я знаю, що деякі з вас цікавилися нашими варіантами пільг, або“ Я думаю, що ці три речі - це те, що ви дійсно хочете вийти з цього семінару ”.

Коли ви спочатку розповідаєте про свою аудиторію та їхні проблеми та потреби, які ви будете обговорювати у своїй розмові, ви демонструєте, що ви дбаєте про них. Це змушує людей слухати.

Розділіть свої головні пункти для своєї аудиторії

Більшість HR-презентацій відчувають себе інформаційним дамом, а не чіткою історією з набором основних моментів. Професіонали з кадрів зазвичай знають набагато більше, ніж інші люди хочуть або повинні знати про будь-яку необхідну тему.

Автори Chip і Dan Heath у своїй книзі "Made to Stick" називають це "прокляттям знань". Коли в останній раз ви відчували, що презентація була занадто короткою або охоплювала занадто мало інформації? Напевно, рідко, якщо ніколи.

Люди, які виступають як доповідачі, ті, хто чує і має вплив, починають, визнаючи проблему аудиторії, яку вони допомагають вирішити. Потім, коли вони готують свою презентацію, вони відокремлюють обов'язково знати від приємного, щоб знати.

Візьміть половину будь-якого часу на підготовку, щоб зосередитися на серці вашої презентації, і що аудиторія повинна знати, що допоможе їм. Найкращий спосіб розірвати «прокляття знань» - зосередитися на тому, що є найважливішим для вас і аудиторії.

Зробіть карту презентації на дошці або аркуші паперу, або скористайтеся набором липких нотаток. Яка послідовність точок краще? Чи є порядок в точках, які будуть мати більше сенсу для вашої аудиторії? Як ваші моменти стосуються один одного? Зрозумійте їх. Якщо вони цього не роблять, скажіть людям: "Ось зовсім інша, але важлива тема."

Розкажіть історії і використовуйте приклади Вашої аудиторії знайдете Relatable

Крім того, що намагаються представити занадто багато речей одночасно, дуже часто HR-презентації звучать абстрактно і не пов'язані з повсякденним життям і роботою аудиторії. Те, що відбувається, полягає в тому, що люди налаштовуються, сидять через розмову, припускають, що це не про них, і не роблять ніяких дій. Це робить презентацію марною тратою часу та вашої.

Щоб відповідати їм, щоб допомогти їм вжити заходів, людям потрібні ідеї, що ґрунтуються на історіях і прикладах. Людські мізки з'єднані з історіями і запам'ятовуються. Отже, охоплюйте меншу кількість точок - краще - з багатьма прикладами. І, по можливості, зробіть приклади з їхнього відділу та їх повсякденний досвід роботи.

Розповідайте історії про те, як використовувати ідею, якою ви ділитеся. Чи можна вирішити проблему компенсації, як дати зворотний зв'язок, як підписатися на свій план бачення, або як нова організація відрізняється від старої, розповідають історії. Зробіть міст між вашою темою та їхніми життями та інтересами чіткими.

Показати, просто не повідомляйте свою аудиторію

У багатьох випадках картина коштує тисячі слів. Відео стає нормою для ефективного спілкування. У цей день доступні інструменти відео, ведучі, які використовують занадто багато тексту, часто використовують виправдання. Вони говорять: «Але я маю зв'язати дуже специфічну інформацію», або «Моя аудиторія буде краще переварити цю складну ідею, якщо я її запишу.» Ні, ви не, і ні, вони не будуть.

Якщо ваша мета не переносити, відштовхувати і принижувати вашу аудиторію, і не мати ніякого впливу на найгірший сценарій, розріжте текст. Надішліть його за допомогою електронної пошти, що надсилається, або надішліть її в документі Google. Візуальні елементи, які ви використовуєте, повинні підтримувати історію, а не стати вашим сценарієм. Якщо у вас є чіткий набір основних пунктів і хороший потік, що підтримуються історіями і прикладами, тільки тоді ви повинні запустити інструмент презентації.

В іншому випадку, ви в кінцевому підсумку ваші слайди виступають подвійний обов'язок, як Ваші нотатки. У такому випадку вам слід було б просто надіслати електронною поштою презентацію, а не витрачати час на аудиторію.

Налаштуйте та імпровізуйте, знаючи свою аудиторію

Після того, як ви створили хорошу презентацію, яка візуально підтримує ваше основне повідомлення, ви маєте свободу пристосовувати її до кожної аудиторії, якій ви служите. Ви можете зробити свою точку зору, а потім запитати голосно: "Так чому ж ви це дбаєте?" І пристосуйте свою відповідь до аудиторії, яка знаходиться перед вами. Те, чого ваші члени команди з маркетингу піклуються, може сильно відрізнятися від потреб ваших співробітників у сфері розвитку.

За роки навчання та підготовки презентацій для лідерів на десятках таких організацій, як Apple, Oracle, SAP та T-Mobile, потужність простого набору повідомлень сяяла. Коли повідомлення підтримувалися простими зображеннями і передавалися цілеспрямованим доповідачем, який міг робити чіткі моменти та з'єднувати їх з повсякденним життям своєї аудиторії, відбувалося спілкування. І, хіба це не сенс зробити презентацію?

----------------------------------------

Тобі Фітч є керуючим партнером Fitch Associates. Раніше він брав участь у публікаціях, включаючи підприємця.